Los Estándares Nacionales para el Manejo de Colecciones: Una propuesta de los Museos para los Museos. British Council (en colaboración con Collections Trust, la Dirección General de Museos del Ministerio de Cultura, Museo de Arte de Lima (MALI), Fundación Wiese, Museo Larco, Museo Pedro de Osma, Museo Central (MUCEN). ISBN 978-1-915280-09-1© 2022 British Council Las opiniones expresadas en los artículos pertenecen a sus autores y no necesariamente al British Council. Edición: British Council Coordinación: Lucy Ralph Coordinación editorial y asesoría: Kyra Hamann Artículos iniciales: Ulla Holmquist, Juan Pablo de la Puente, Claudia Pereyra Redacción: Gabriela Bertone Diseño y diagramación: 1nsight Lab (Kyra Hamann, Martín Sánchez y Óscar Túpac Yupanqui) Texto base: Musea Perú Agradecimientos: Carlos Del Águila Chavéz, Claudia Pereyra, Samantha Lanaway, Elizabeth Alvarado Peña, Carla di Franco Ochoa, Ulla Holmquist Pachas, Ingrid Claudet Lascosque, Pedro Pablo Alayza, Sissi Hamann, Maria del Pilar Riofrío Flores, Pilar Ríos Ramírez, Patricia Villanueva, Sonia Guillén Oneeglio, Gabriela Bertone. Con el apoyo de: Museo de Sitio Pachacamac, Lugar de la Memoria, la Tolerancia y la Inclusión Social (LUM), Complejo Arqueológico El Brujo, Museo de Arte de Lima (MALI), Museo Larco, Museo Central (MUCEN) – Banco Central de la Reserva del Perú, Museo Tumbas Reales de Sipán. ÍNDICE Prólogo 1 El International Museums Academy en Perú 4 Sobre Collections Trust 8 LA IMPORTANCIA DE UN DOCUMENTO PARA LA GESTIÓN INTEGRAL DE COLECCIONES EN PERÚ: TRES MIRADAS 13 La adaptación de Spectrum 5.0 al contexto peruano y el fortalecimiento de nuestros museos 14 La gestión de colecciones en el contexto peruano 18 Idoneidad y aplicación de los procedimientos Spectrum 5.0 al marco legal Peruano sobre patrimonio cultural de la Nación 23 Una propuesta de los museos para los museos 28 ESTÁNDARES PARA EL MANEJO DE COLECCIONES 33 1. ENTRADA DE OBJETOS 48 2. ADQUISICIÓN 62 3. UBICACIÓN Y CONTROL DE MOVIMIENTO 78 4. INVENTARIO 94 5. CATALOGACIÓN 106 6. SALIDA DE OBJETOS 120 7. RECEPCIÓN DE OBJETOS EN PRÉSTAMO 128 8. ENTREGA DE OBJETOS EN PRÉSTAMO 142 9. PLANIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN 158 10. REPRODUCCIÓN 166 Seguro e indemnización 174 FORMULARIOS 175 Foto: Manuel Chávez Ballón MSMCHB PRÓLOGO Desde el año 2018, el International Museums Academy del British Council viene colaborando con diversas redes de profesionales, organismos e instituciones culturales en el Perú para generar espacios de formación, diálogo e intercambio profesional para los trabajadores de los museos nacionales y privados. Durante el año 2019 iniciamos un trabajo sostenido en el área de gestión de colecciones con la participación de Collections Trust, organización británica dedicada a brindar asesoría técnica en la gestión y salvaguarda del patrimonio material alrededor del mundo, y que acredita museos en los cuatro países que conforman el Reino Unido. Desde entonces, el International Museums Academy buscó fortalecer las capacidades del sector en esta área técnica y desarrollar estándares mínimos para el manejo de colecciones, logrando capacitar hasta la fecha a 585 trabajadores de más de 60 museos a nivel nacional y alcanzar una audiencia total de más de 4000 personas entre maestros, profesionales de la cultura y trabajadores de áreas afines. Esta publicación es el producto de cuatro años de diálogo, aprendizaje mutuo y trabajo intenso en jornadas, clases maestras, talleres, encuentros y mesas de trabajo, actividades que han permitido compartir, analizar, adaptar y finalmente, crear (con el trabajo conjunto de profesionales de museos peruanos y británicos) herramientas y guías prácticas para la gestión de colecciones de acuerdo a los estándares británicos Spectrum 5.0 validados y reconocidos internacionalmente. En ese sentido, el presente documento constituye un aporte a la gestión pública y privada nacido del aprendizaje mutuo entre los profesionales del sector, los mismos que han reconocido los retos compartidos por instituciones que albergan colecciones diversas en el Perú, y sobre todo, identificado y sistematizado soluciones y alternativas de acción exitosas desarrolladas en el contexto local que pueden replicarse en instituciones similares y contribuir con el logro de estándares validados internacionalmente para el manejo de las colecciones. Esta guía que nace del International Museums Academy del British Council como una herramienta para la gestión de colecciones de los museos e instituciones similares del Perú, marca un nuevo inicio y no la culminación de un proceso. Esta publicación constituye el hito inicial de una etapa a ser liderada por las instituciones públicas y privadas que albergan colecciones en el Perú y la red de profesionales de museos, quienes tendrán, en los años que vienen, la oportunidad de evaluar la idoneidad y aplicabilidad de los procedimientos contenidos en estas páginas, proponer mejoras a los estándares y procesos aquí descritos, continuar compartiendo experiencias y aprendizajes y difundir saberes y buenas prácticas en el importante campo de la gestión técnica de las colecciones en el Perú. Pablo Rosselló Director Arts, Americas British Council ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES 1 Manto Paracas. Código: ML600068. Museo Larco, Lima - Perú. Foto: Museo Larco 2 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES CÓMO UTILIZAR LOS ESTÁNDARES NACIONALES PARA LA GESTIÓN DE COLECCIONES: El presente documento se divide en tres partes: los ensayos iniciales que dan cuenta del proceso generado para producir los Estándares para la Gestión de Colecciones, la importancia de los mismos y las referencias a la normativa nacional sobre el tema, los procedimien- tos, que son el corazón de los estándares y dan cuenta de la infor- mación y las acciones propuestas para cada Estándar de Gestión de Colecciones, y los formularios de la parte final. Los ensayos iniciales sirven de contextualización acerca de los Estándares y como referencia para la normativa. Estos artículos pue- den ser consultados directamente para apoyar documentos y activi- dades vinculadas a la gestión de colecciones. Los Estándares pueden ser consultados directamente según la si- tuación requerida, ya sea la entrada de objetos, entrega de objetos en préstamo, u otros. Cada procedimiento contiene sus respectivos diagramas de flujo para visualizar las acciones requeridas para dicho procedimiento, así como los procedimientos vinculados. De esta ma- nera, se puede utilizar como una guía. La sección final contiene la propuesta de formularios para cada pro- ceso, excepto en el caso de Catalogación, el cual deberá ser definido por cada organización. En dicho caso, se presenta toda la informa- ción que idealmente debería recoger un catálogo. Estos formularios pueden ser utilizados libremente por las organizaciones que albergan colecciones y los gestores de colecciones en general. Si la organi- zación lo considera, puede servir de base para la generación de sus propios formularios. Todo el documento en su conjunto, constituye una base para que sirva de orientación a las organizaciones al momento de generar sus políticas de gestión de colecciones, sus procedimientos y sus regis- tros de información. ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES 3 EL INTERNATIONAL MUSEUMS ACADEMY EN PERU El International Museums Academy es un pro- UNA RESPUESTA AL INTERÉS grama global del British Council que genera DE LOS PROFESIONALES una plataforma colaborativa entre diferentes DEL SECTOR, DISEÑO Y países y el Reino Unido, para promover un VALIDACIÓN EN CONJUNTO intercambio de conocimientos, habilidades, y mejores prácticas que fortalezcan a los es- Dada la gran acogida que tuvo MEET entre pecialistas y trabajadores de museos, gale- los profesionales del sector, en el 2018 el rías, y organizaciones culturales que albergan British Council inició conversaciones con la FROHFFLRQHVɋ Dirección General de Museos del Ministerio GH&XOWXUDɋEXVFDQGRORJUDUXQDFRODERUD- En el Perú este programa tuvo sus inicios ción que de sostenibilidad a un programa entre el 2017 y el 2018 como respuesta al más completo como el International Museums interés del sector en otra iniciativa llama- Academy. En ese contexto, la entonces direc- da Museos: Experiencias en Educación y tora global del British Council para el área de Tecnología (MEET), que se realizó en colabo- museos y patrimonio, Helen Thomas, visitó el ración con el Museo de Arte de Lima (MALI) Perú para realizar una investigación de campo y The Audience Agency, agencia británica y diagnóstico de las necesidades del sector especializada en la gestión y desarrollo de museológico peruano que podrían ser aten- públicos. Los MEET se centraron en innova- didas a través del programa. Durante su visita, ción tecnológica, conversaciones digitales, Helen Thomas se reunió con diversos repre- participación comunitaria, nuevas audiencias, sentantes de los museos nacionales y priva- programación pública, y recursos educativos dos del Perú, y de organizaciones y redes para museos, contando con la participación profesionales vinculadas al sector, identifican- de destacados profesionales del sector cul- do de manera conjunta con ellos tres líneas tural británico como Katie Moffat, directo- prioritarias de acción requeridas tanto para ra de The Audience Agency, David Fleming el sector privado como público: Resiliencia y (OBE) director de los Museos Nacionales sostenibilidad, gestión de colecciones, y pro- de Liverpool, Lucie Fitton, especialista en gramación pública y educación. co-creación y gestión de la participación comunitaria en museos, Jago Cooper, docu- El diseño de la propuesta y programación es- mentalista y curador del British Museum y pecífica del International Museums Academy Deyan Sudjic, escritor y director del Design en Perú se dio a partir del diálogo con el Museum de Londres. Consejo Consultivo convocado para el progra- ma, un grupo multisectorial de profesionales 4 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES peruanos vinculados a la gestión de los mu- 2019 con el simposio Transformando seos nacionales y privados que colaboró con Museos para el Futuro, que convocó alre- las organizaciones británicas participantes y dedor de 70 profesionales de los sectores validó el diseño del programa en sus diferen- público y privado, generando un espacio de tes etapas. diálogo e intercambio entre los profesionales locales, el Ministerio de Cultura del Perú, re- ESPACIOS DE DIÁLOGO, presentantes de Fundación Teoría y Práctica INTERCAMBIO PROFESIONAL de las Artes de Argentina, y Sara Hilton, con- Y FORMACIÓN TÉCNICA sultora cultural y de patrimonio especialis- ta en gobernanza, recaudación de fondos y El programa International Museums Academy alianzas estratégicas para instituciones cul- en Perú se lanzó oficialmente en abril del turales en el Reino Unido. Luego de 10 sesiones del curso en línea “Gestión de Colecciones con Spectrum 5.0” del International Museums Academy, pa- nelistas y participantes se saludan virtualmente. Foto: 1nsight Lab - International Museums Academy ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES 5 En agosto del mismo año tuvimos el primer viene generado una plataforma colaborativa taller de formación del International Museum y de aprendizaje mutuo entre los profesiona- Academy en el área de gestión de coleccio- les locales y del Reino Unido y ha construido nes a cargo de Kevin Gosling, director de una red de profesionales comprometida con Collections Trust, organización creadora de el desarrollo del sector museos e institucio- los estándares y protocolos de gestión de nes culturales del sector público y privado colecciones conocidos como Spectrum 5.0, peruano que ha participado de encuentros aplicados en diferentes museos alrededor del profesionales nacionales e internacionales, mundo para el manejo y seguimiento de co- capacitaciones, talleres y clases maestras lecciones diversas. en diferentes aspectos de la gestión de co- lecciones, gestión de públicos y museología Desde ese momento y con el apoyo de social, y espacios de diálogo y reflexión en importantes alianzas con el Ministerio de torno a la inclusión y accesibilidad en mu- Cultura del Perú y la Fundación Wiese, el seos e instituciones culturales y los retos y International Museums Academy en Perú respuestas desde el sector ante la COVID-19. 6 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES Huacos retrato Mochicas. Códigos: ML000145, ML013577, ML013557 y ML000176. Museo Larco. Lima – Perú Foto: Juan Pablo Murrugarra - Museo Larco SPECTRUM 5.0 COMO UNA BASE la fluidez en el diálogo profesional sobre la SOBRE LA CUAL CONSTRUIR gestión de colecciones en el ámbito local y ESTÁNDARES PERUANOS usarlo como una base sobre la cual trabajar con la red de profesionales comprometidos Durante la visita de Kevin Gosling al Perú con la International Museums Academy para nos reunimos con la entonces viceministra desarrollar una serie de estándares naciona- de Patrimonio Cultural e Industrias Culturales les para la gestión de colecciones en el Perú del Ministerio de Cultura y otros líderes del que surja del intercambio de experiencias y sector para analizar las perspectivas de un conocimientos de los profesionales peruanos programa de gestión de colecciones basado que trabajan en museos con colecciones, re- en Spectrum 5.0 que busque adaptar estos cursos y formas de administración variadas, estándares al contexto de los profesionales e incorpore estándares validados internacio- del patrimonio del Perú. A través del diálogo nalmente a partir del intercambio con profe- con éstos profesionales y como resultado de sionales del Reino Unido. los talleres impartidos por Kevin Gosling en Trujillo y Lima en alianza con la Fundación En el 2020 concluimos la traducción de Wiese y con el apoyo del Museo Pedro de Spectrum 5.0 al español y lanzamos el pro- Osma respectivamente, descubrimos que grama International Museums: Gestión de Spectrum 5.0 podía proveer un lenguaje Colecciones Spectrum 5.0, que comprendió común que sirva para estandarizar términos una combinación de clases maestras para pro- técnicos y procesuales de la gestión de co- fesionales del sector, mesas de trabajo de in- lecciones en un contexto donde el estudio tercambio profesional para la adaptación de universitario local en esta especialidad es li- los estándares al contexto peruano y un pro- mitado y los profesionales de la gestión de ceso de consulta a nivel nacional para validar colecciones en los museos peruanos provie- los estándares y protocolos resultantes en su nen de una formación profesional y técnica aplicabilidad en la diversidad de museos del diversa. De este modo surge la idea de tra- Perú teniendo en cuenta los contextos y limi- ducir Spectrum 5.0 al español para facilitar taciones de cada uno. ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES 7 SOBRE COLLECTIONS TRUST Sarah Brown Collections Trust En Collections Trust, colaboramos con los Spectrum brinda herramientas ya probadas museos en el proceso de captar y compar- acerca de los procesos que la mayoría de los tir la información que da un significado a los museos llevan al administrar y documentar objetos que definen lo que es un museo. En sus colecciones. El estándar fue desarrolla- las palabras del código de ética del sector de do inicialmente en la década de 1990 y ha museos del Reino Unido, estos “preservan y seguido desarrollándose desde entonces en transmiten conocimientos, cultura e historia”. colaboración con cientos de profesionales Según mi experiencia personal impartiendo de museos, valiéndose de su conocimiento un programa de formación en la primavera y de sus experiencias. El estándar Spectrum del 2021, este principio es compartido por puede ser utilizado por museos de cualquier los profesionales que trabajan en el sector de tamaño y con colecciones de cualquier tipo, museos del Perú. ya que no prescribe ni es rígido sobre los procesos. Más bien brinda un marco para El programa se desarrolló a través de nue- que las organizaciones desarrollen políticas ve clases magistrales (Master Classes) en lí- y procedimientos que sean realistas, adecua- nea, introduciendo el estándar Spectrum, y en dos a su propósito, y que reflejen las colec- particular los procedimientos primarios, luego ciones, los recursos y las prioridades de la de su traducción al español. Si bien el hecho organización. de no poder impartir estas clases presencial- mente resultó decepcionante en primera ins- La recolección y el registro de información tancia debido a las restricciones de viaje por acerca de los objetos es una parte integral el Covid-19, el formato en línea tuvo algunos de la administración de colecciones y asegu- beneficios inesperados: Pudimos alcanzar una ra como mínimo que una organización pueda audiencia mayor a la anticipada, con más de rendir cuentas sobre los objetos bajo su cui- 300 asistentes en cada clase magistral. Esta dado. El núcleo de Spectrum son los proce- fue una oportunidad para que colegas de dimientos primarios, los cuales proporcionan todo el Perú se reúnan para aprender, pero un cimiento para esta rendición de cuentas. también para compartir sus conocimientos. La implementación de estos procedimientos Este apetito de compartir fue evidente en las asegura que un museo posea un registro de sesiones de trabajo en red, en las cuales ob- los objetos que están bajo su cuidado, cómo servé debates acerca de la diferencia entre llegaron a estar ahí, a quién pertenecen y dón- Inventario y Catalogación, así como sobre los de se les puede encontrar. Como organizacio- beneficios y desafíos de la implementación de nes en las que la gente confía, este nivel de estándares en sus propios museos. rendición de cuentas es esencial. 8 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES Más allá de esto, es útil recordar el rol que información acerca de las colecciones en lí- juega la documentación en hacer accesibles nea o toda una serie de actividades de con- las colecciones y su información asociada. tacto con el público. Estas actividades no Se puede argumentar que la información es solo dependen de la información acerca de tan importante como el objeto físico, puesto las colecciones sino que también producen que le da contexto y significado. Por consi- información rica y útil que debe ser captada: guiente, la documentación y la gestión de la textos de exposición, conocimientos y enten- información acerca de las colecciones sus- dimientos provenientes de grupos comunita- tentan todo el resto del trabajo relativo a las rios e investigadores. Esta es un área en la colecciones en el museo. La crisis mundial que los museos, incluyendo los del sector del del Covid-19 ha hecho aún más importante Reino Unido, a veces, están por debajo de las la accesibilidad de la información acerca de expectativas. Estamos comenzando a reco- las colecciones. Si un museo no es capaz de nocer que la información acerca de las co- brindar un acceso físico a las colecciones que lecciones no puede y no debe ser generada detenta, ¿es capaz de mantenerse conectado únicamente dentro de las paredes del museo con públicos a través del contenido en línea? por las personas que trabajan ahí. Además de Sin documentación no podemos responder a compartir la información que ya poseen, los consultas acerca de los objetos, crear expo- museos deberían alentar a un amplio rango siciones inspiradoras y estimulantes, publicar de personas y comunidades a contribuir al Foto: Juan Pablo Murrugarra - Museo Larco ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES 9 conocimiento y a la comprensión de las colec- también exigirán su rendición de cuentas. ciones bajo su cuidado y captarlos. Aquellos Estas políticas están en sus propios princi- de vosotros que están interesados en este pios directores, pero, en mi experiencia, a concepto podrían encontrar particularmente veces estas son desatendidas. Encontrarán útil el procedimiento Uso de las colecciones las orientaciones en forma de preguntas del Spectrum. a conversar dentro de vuestra organiza- ción para de apoyar el desarrollo de es- A pesar de los claros beneficios y usos de la tas políticas dentro de cada procedimiento documentación, este trabajo puede ser visto Spectrum. a menudo como de baja prioridad. Uno de los desafíos universales a los que estamos con- Un principio de documentación es que la frontados en el sector de museos es abogar consistencia de la misma facilita la extracción por la importancia de la documentación. Este de la información. Por esta razón no puedo fue un tema que recogí en las sesiones de cla- subrayar suficientemente la importancia de ses magistrales y que coincide con mis pro- instrucciones internas en la institución para pias experiencias de trabajo en los museos los procedimientos del museo, asegurando del Reino Unido. Aquellos de nosotros que tra- así la continuidad y la estandarización. La fal- bajamos estrechamente con la documenta- ta de procedimientos escritos acordados a ción acerca de las colecciones sabemos que menudo resulta en que el nuevo personal no registramos la información como un fin en inicie nuevos sistemas o incluso cambie los sí mismo. Alinear las mejoras en la documen- existentes debido a preferencias personales, tación con las metas y prioridades estratégi- lo que en ambos casos conducirá a una con- cas de la organización en su conjunto, tales fusión futura. como las actividades de contacto con el pú- blico descritas líneas arriba, puede ser una Si se les da continuidad, estos manuales tam- táctica útil para aumentar la sensibilización y bién brindan un registro escrito del sistema abogar en favor de tiempo y recursos. de documentación del museo y de cómo ha evolucionado en el tiempo, captando la histo- Las políticas escritas, en las cuales una or- ria de la propia organización, como, por ejem- ganización declara un compromiso por las plo, explicaciones de sistemas de numeración mejores prácticas y estándares, así como antiguos y sistemas de tarjetas de catálogo el acompañamiento de procedimientos y que ya no se utilizan. Documentar la historia planes, también harán vuestro trabajo más de la práctica de un museo de esta mane- visible para los colegas y potencialmente ra podría inclusive ir más allá. Yo he anotado 10 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES varias preguntas de asistentes a las clases ma- intimidante al principio, así que les recuer- gistrales acerca de colecciones con vínculos do: no existe un sistema de documentación coloniales y lo que se denomina a menudo la perfecto y la documentación no es algo que ‘descolonización’ de las colecciones; algo de pueda ‘finalizarse’. La clave está en revisar lo que el sector de museos del Reino Unido es con regularidad la información existente e actualmente muy consciente. Muchos museos identificar lo que puede hacerse como pro- están comenzando a documentar y reconocer ceso de mejora continua, tal como se des- sesgos inconscientes que podrían haber dado cribe en el procedimiento Planificación de la forma al desarrollo de su colección o haber documentación. influenciado la información que ha sido re- gistrada, qué supuestos se han adoptado, las En esta publicación encontrarán orientacio- perspectivas de quiénes se han incluido y las nes acerca de cómo implementar el estándar de quiénes se han excluido. Spectrum dentro del contexto peruano, de- sarrolladas como resultado de las nueve cla- Algunos podrían encontrar que implemen- ses magistrales y mesas de trabajo. Muchos tar el estándar Spectrum parece un poco de los elementos que ven en el estándar Foto: Museo Tumbas Reales de Sipán. ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES 11 Spectrum probablemente coincidan con la aislamiento. Conversen con colegas en todo manera en que ya hacen las cosas en vuestro vuestro museo: ¿Qué información acerca de museo, aun si esas políticas y procedimien- las colecciones necesitan ellos? ¿Qué infor- tos todavía no están formalizados. Además mación están produciendo ellos y cómo está de demostrar un compromiso con un están- siendo captada? ¿Existen áreas que les pre- dar comúnmente reconocido, pueden utili- sentan dificultades, por ejemplo, Control de zar el Spectrum para hacer el benchmarking ubicación y movimientos? Consideren cómo de la práctica actual de vuestro museo com- pueden trabajar juntos para mejorar estas parada con los requerimientos e identificar áreas como equipo. Finalmente, les alenta- áreas para mejorar o desarrollar. La orienta- ría a compartir la práctica con sus colegas ción adicional contenida en esta publicación en todo el sector de museos peruano y a debería brindarles soporte a medida que po- trabajar juntos para desarrollar soluciones nen las mejoras en práctica. Menciono a sus para algunos de los desafíos comunes que colegas aquí porque este trabajo no puede podrían encontrar al implementar el están- ser realizado por una persona que trabaje en dar Spectrum. Foto: Museo Pachacamac 12 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES LA IMPORTANCIA DE UN DOCUMENTO PARA LA GESTIÓN INTEGRAL DE COLECCIONES EN PERU TRES MIRADAS TRES MIRADAS 13 El British Council y el IMA en Perú: LA ADAPTACIÓN DE SPECTRUM 5.0 AL CONTEXTO PERUANO Y EL FORTALECIMIENTO DE NUESTROS MUSEOS Ulla Holmquist Pachas museóloga, Directora del Museo Larco En este año 2021 se cumplen cuatro años de hemos podido comprender y hacer nuestra la un trabajo sostenido de colaboración y com- importancia de contar con herramientas que promiso del British Council Perú con el sec- nos permitan hacerlo desde nuestro contex- tor museístico peruano. Son cuatro años en to, sin más pretensión que el hacer las cosas los que los trabajadores de los museos que cada vez mejor. De ahí la utilidad de conocer, hemos participado de diversas maneras en analizar, adaptar y aplicar propuestas, meto- el IMA (International Museum Academy) en dologías e instrumentos profesionales que, Perú, hemos aprendido de otros y de noso- con dedicación y tiempo, otros colegas han tros. Nos hemos reconocido como referentes desarrollado. unos de otros a través de buenas prácticas, y también de caminos que a veces no han Tras el reconocimiento de aspectos pendien- sido fáciles, que quizás no han llegado a buen tes a ser trabajados en el manejo de colec- puerto, pero las experiencias ganadas en ciones de nuestros museos, y la confirmación nuestros viajes profesionales las hemos po- de la existencia de una gran diversidad de dido compartir en los diversos encuentros, términos, formatos y procedimientos hete- talleres, simposios y mesas de trabajo a las rogéneos en la gestión de colecciones de que fuimos convocados como parte de este los diversos tipos de museos peruanos, se proyecto que hoy culmina en la publicación hizo necesario acoger la discusión sobre es- de este documento, y que da inicio a nuevas tándares mínimos comunes a ser alcanzados oportunidades de fortalecimiento de nuestro por todos nosotros, sin por ello perder nues- sector museal. Los formatos de talleres parti- tra identidad ni nuestras visiones ni misiones cipativos han sido frecuentes y han permitido institucionales. Siendo instituciones distintas la interacción entre los colegas extranjeros y tenemos, sin embargo, objetivos semejantes los locales. En éstos, los colegas de diversos y una función que nadie puede reemplazar: museos nos hemos podido encontrar para re- abogar por esa memoria material que cons- flexionar acerca de nuestra práctica local, re- tituyen nuestras colecciones patrimonia- gional y nacional. les, artísticas, científicas, y que demandan una atención responsable que asegure los Y es en ese ambiente de re-conocimiento y anhelados usos y apropiación social de las re-valoración de nuestros esfuerzos que he- mismas, a través de la generación de una ac- mos podido mirar con más claridad las bre- cesibilidad mayor y de una participación de chas que aún debemos superar y, por ende, más agentes sociales en su gestión. Y esto 14 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES sólo puede ser conseguido si nos asegura- urgentes que los propios trabajadores de mu- mos de hacer todo lo necesario para cono- seos directamente relacionados con el mane- cer qué tenemos, cómo lo hemos llegado jo de colecciones identificaron. Estos fueron a tener, dónde está, en qué condiciones, los siguientes: (1) Entrada de Objetos; (2) cómo lo podemos prestar, mover, disponer, Adquisición y Accesión; (3) Ubicación y con- en fin… si nos hacemos responsables de un trol del movimiento; (4) Salida de objetos; (5) manejo riguroso y sistemático de nuestras Inventario; (6) Catalogación; (7) Recepción de colecciones. objetos en préstamo; (8) Entrega de objetos en préstamo; (9) Planificación de la documen- Desde el British Council se gestionó la parti- tación; y, (10) Reproducción. cipación de Collections Trust, institución bri- tánica que desarrolló el estándar de gestión La adaptación y sistematización de estos pro- de colecciones Spectrum 5.0, se tradujo al cedimientos en el contexto peruano, bajo la español, a fin de servir como referencia para guía de Spectrum, constituye ahora una gran los trabajadores de museos hispanohablantes. oportunidad para el sector museístico na- Junto al desarrollo de este recurso, se proce- cional. Quizás la perspectiva más enriquece- dió a una etapa de intensa capacitación, re- dora de esta propuesta ha sido recordarnos visión y análisis de los procedimientos más una y otra vez que es necesario hacernos las Foto: Museo Amazónico de Quillabamba TRES MIRADAS 15 preguntas correctas, y todas las necesarias, colecciones, ha llenado vacíos en la forma- a fin de cubrir todos los posibles aspectos ción profesional y técnica que hasta el mo- que implica cada procedimiento. El destacar mento no están siendo cubiertos por escuelas la importancia de una praxis reflexiva para al- ni programas universitarios o de formación canzar estándares comunes de manejo de técnica, escasos aún en el ámbito académico colecciones, homogeneizar nuestro lenguaje a nivel nacional. Por ello, en una siguiente eta- profesional y técnico, y poder así compartir y pa será indispensable una articulación entre contrastar nuestras prácticas a nivel nacional los sectores Educación y Cultura mucho más e internacional, ha sido sumamente valioso estrecha y fluida, a fin de incorporar esta he- y hoy constituye una oportunidad de forta- rramienta en programas existentes así como lecimiento del sector, precisamente cuando promover el desarrollo y la multiplicación de en el Perú estamos atravesando por un mo- espacios de formación y capacitación, tanto mento “museal” bastante relevante, ya que desde el ámbito académico de nivel técnico están en construcción, implementación, cre- como profesional. Así mismo, los museos he- cimiento y/o renovación diversos museos (i.e. mos de organizarnos en redes a nivel local y Museo Nacional MUNA, Museo Nacional de regional, a fin de poder incorporar las necesi- Arqueología, Antropología e Historia del Perú, dades específicas y adaptar también los len- Museo Brüning de Lambayeque, por poner guajes a los usos, así como las prácticas a los solo algunos ejemplos) que van a requerir estándares sugeridos sin dejar de considerar un importante contingente tanto de técnicos los contextos específicos. como de profesionales conocedores de los procedimientos propios del sector, y con ex- Esta adaptación al contexto peruano de periencia en los diversos procesos de gestión Spectrum 5.0 debería ser utilizada y consulta- de colecciones y de públicos. Sin una oferta da en la formación de profesionales y técnicos laboral especializada y profesionalizada, que en todo programa existente a nivel nacional, de estos nuevos proyectos puedan absorber, tal manera de extender y multiplicar su aporte, no se podrá asegurar la sostenibilidad ni el y también a fin de ser revisado y complemen- éxito en la gestión de éstos. En ese sentido, tado constantemente, y, por qué no, criticado este programa de fortalecimiento de capaci- constructivamente. Contamos ahora con esta dades del British Council en el Perú en cola- herramienta que permitirá no sólo el desarrollo boración con el Ministerio de Cultura, posible o mejora de nuestras políticas institucionales gracias a una participación activa de consul- de manejo de colecciones, sino también incor- tores del gremio, así como de quienes es- porar al ámbito laboral a nuevos colaboradores tán directamente relacionados al trabajo con que lleguen con esta perspectiva de llevar a 16 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES Foto: Lugar de la Memoria, la Tolerancia y la Inclusión Social. cabo procesos y ejecutar procedimientos no Contar con este documento hoy también im- mecánicamente, sino reconociendo lo que las plica que el ente rector del sector cultura en circunstancias en las que nuestras colecciones materia de museos (Dirección General de se encuentren nos demanden. Museos del Ministerio de Cultura) promueva su difusión y las respectivas capacitaciones En un país con una gran diversidad cultural, a nivel nacional, para que los museos poco a que constituye nuestra fortaleza, y sobre todo poco sistematicen sus procedimientos usan- donde aún están vivos usos y nociones que do una guía de preguntas y un lenguaje más han de ser recogidos en la documentación homogéneo, lo cual precisamente constituye de las colecciones, es sumamente importan- un estándar y así institucionalmente puedan te repensar cómo hemos venido trabajando el desarrollar su política de colecciones sobre registro de toda esta información, cómo la he- una base común. Esta adaptación no cons- mos organizado, y cómo la estamos haciendo tituye una política nacional de colecciones, accesible. Sin embargo, hacer cada vez más sino una herramienta para guiar el trabajo de accesibles las colecciones conlleva el trabajar cada equipo institucional; pero para que ello a la par en la seguridad y seguimiento estricto sea posible, el Estado debe asegurar recur- del estado y de los movimientos de nuestras sos, tiempo y espacios para este trabajo que colecciones. Facilitar el acceso a las coleccio- asegurará un buen manejo y el consecuente nes y a la información documentada, implica uso responsable de las colecciones. esforzarnos por disminuir y, de ser posible, eliminar los riesgos de un manejo negligen- Los museos peruanos contamos ahora con te o descuidado. “Saber hacerlo” (accesionar, un instrumento de referencia para la gestión inventariar, registrar, catalogar, documentar, técnica de nuestra memoria material compar- mover, prestar, recibir en préstamo, etc.), dis- tida, asegurando su uso público responsable, minuye el estrés en los equipos responsables innovador y comprometido con la construc- y asegura flujos de movimientos seguros de ción de ciudadanía. Una ciudadanía que se nuestras colecciones, y les brinda también pueda reconocer en nuestras culturas, artes, una “vida social” más diversa y longeva, que ciencias y tecnología; en las creaciones huma- responda precisamente a la necesidad de de- nas y evidencias de un territorio común que mocratizar su acceso y uso. seguimos compartiendo. TRES MIRADAS 17 LA GESTIÓN DE COLECCIONES EN EL CONTEXTO PERUANO Claudia Pereyra Iturry Especialista en Gestión de Colecciones Museo Raimondi Conociendo la problemática existente en los mejor las diversas realidades de los museos museos peruanos y en busca de soluciones peruanos, así como compartir las experien- a la misma, durante los últimos tres años, el cias y las buenas prácticas que se vienen British Council ha venido desarrollando en el implementando en cada una de las institu- Perú el International Museums Academy (IMA). ciones; muchas de las cuales han demostra- Como parte de este programa, el consejo con- do ser alternativas inteligentes, económicas sultivo, integrado por especialistas de museos y prácticas que permiten mejorar el desem- privados y representantes del Ministerio de peño de los procesos y que pueden ser reco- Cultura, propuso traducir y adaptar al contex- gidas y replicadas para solucionar problemas to peruano el documento Spectrum 5.0, ela- similares. borado por la organización Collection Trust. Si bien en un primer momento se tradujeron En ese sentido, se considera que las mesas los veintiún (21) procesos identificados por de trabajo han sido un ejercicio enriquece- Spectrum, solo han sido adaptados al con- dor, que debería realizarse como una activi- texto peruano aquellos considerados como dad permanente para intercambio de buenas procesos primarios, incluyendo el proceso de prácticas entre las instituciones nacionales. De reproducción, diez (10) en total. acuerdo a la discusión de las mesas, podemos concluir que cada museo o institución realiza Spectrum es un modelo de buenas prácticas ciertos procesos de gestión de colecciones, que estandariza los procesos que dirigen las que si bien en cada caso son diferentes —de- actividades de los profesionales a cargo de bido a que se encuentran adecuados a la na- las colecciones en los museos. Su traducción turaleza de cada institución— todos cumplen y adaptación al contexto peruano permitirá un mismo propósito. Por ello se infiere que los incorporar el conocimiento y los estándares procesos ya existentes podrán ser fácilmente del Reino Unido a la experiencia de los ges- adaptables a los señalados por Spectrum, y tores de colecciones a nivel nacional y a las empleados por todos los museos a nivel na- particularidades de los museos en el con- cional, tomando en consideración que se re- texto peruano. quiere cumplir con dos pasos previos para su aplicación: el primero, conocer el estado Como parte del proceso de adaptación de de las colecciones en relación con la infraes- Spectrum, se realizaron diversas mesas de tructura del museo y el segundo, elaborar las trabajo, donde participaron especialistas de políticas de gestión de colecciones por parte los museos a nivel nacional. Las mesas de de cada institución. Así, los museos peruanos trabajo fueron espacios de discusión cola- podrán gestionar su colección de manera res- borativa, que han permitido conocer mucho ponsable y ordenada, tomando en cuenta las 18 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES disposiciones establecidas previamente por le permitan implementar las políticas antes las áreas directivas, sus áreas de especializa- señaladas, las mismas que deben regirse por ción y los recursos disponibles. Es decir, su las normas nacionales vigentes, así como los gestión debe ser guiada por políticas claras estándares y buenas prácticas internaciona- que les permitan cumplir con su misión, visión les en la materia. y objetivos. Dichos protocolos son necesarios para una El principal objetivo de la gestión de colec- adecuada gestión de las colecciones y res- ciones de un museo peruano, en el marco ponden a las necesidades de cada museo, del Código de Deontología del ICOM para los ya sea este un museo nacional o de sitio, un Museos, debería ser establecer los lineamien- museo arqueológico, histórico o de arte con- tos metodológicos que dirijan las actividades temporáneo, religioso o militar; en cada caso, de los profesionales a cargo de las mismas, los protocolos deberán adecuarse al tipo de a fin de mejorar y actualizar estrategias por colección, el número de sus bienes, el cre- medio del desarrollo de protocolos de los cimiento de las colecciones, el nivel de tec- procesos, procedimientos y actividades que nificación del museo y los recursos —tanto Sala Arte del Sur Andino - Museo Pedro de Osma. Foto: 1nsight Lab TRES MIRADAS 19 Foto: Museo Amazónico de Quillabamba financieros como humanos— con los que museos a nivel nacional son arqueológicos cuente cada institución. y sus colecciones provienen de proyectos de intervenciones arqueológicas (Programas Para poder alcanzar estas metas se debe po- de Investigación Arqueológica, Proyectos ner un especial énfasis en la profesionaliza- de Investigación Arqueológica, Proyectos ción de los equipos humanos encargados de Evaluación Arqueológica, Proyectos de de las colecciones. Un primer paso debe- Rescate Arqueológico, Planes de Monitoreo rá darse al nivel de la formación de dichos Arqueológico, Acciones Arqueológicas de profesionales, tanto en las escuelas técnicas Emergencia y Proyectos de Emergencia), como en las universidades, incluyendo los no necesariamente ejecutados por el mu- estudios de post grado, donde debe incor- seo que las alberga, lo que en la mayoría de porarse el tema de la gestión de colecciones casos ha desbordado la capacidad de los como parte de la currícula. Del mismo modo depósitos en los museos de esta naturaleza debe existir, por parte de los profesionales y que se encuentran bajo la administración del sus instituciones, un interés en la formación Ministerio de Cultura. y capacitación continua, a fin de renovar y reflexionar sobre sus miradas respecto a las Ante este desborde, es necesario contar colecciones, las cuales deberán estar enfo- con políticas institucionales integrales, que cadas en el propósito de conocer, consoli- determinen y establezcan los límites de las dar y fortalecer las colecciones existentes, autorizaciones de intervenciones arqueoló- incentivar la investigación académica y cien- gicas en correlación con los espacios de los tífica, así como las actividades públicas que depósitos de los museos y el equipamien- realizará el museo para la difusión y promo- to necesarios para la adecuada atención de ción de las mismas. los bienes culturales. Del mismo modo, a fin de generar y difundir el conocimiento de di- Otro aspecto a tener en cuenta es una par- chas colecciones es importante fomentar los ticularidad del caso peruano: a diferen- proyectos de investigación de colecciones cia de otros países, la gran mayoría de los o fondos museográficos, ya sea a partir de 20 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES proyectos de los propios museos o en cola- investigación, comunicación, exposición, boración con otras instituciones, así como educación, estudio y recreación; es decir, la con la contribución de investigaciones de gestión de colecciones abarca todos los pro- practicantes, tesistas e investigadores na- cesos vinculados con todas aquellas accio- cionales e internacionales. nes a las que un objeto puede encontrarse supeditado desde el momento previo a su El Consejo Internacional de Museos (ICOM, entrada a un museo y durante toda su per- por sus siglas en inglés), de acuerdo a sus manencia en él. Estatutos aprobados en el 2007, señala que: “Un museo es una institución sin fines lucra- En general, la gestión de los museos en nues- tivos, permanente, al servicio de la sociedad tro país a lo largo de 20 años, se ha centrado y de su desarrollo, abierta al público, que ad- en la creación de nuevos espacios expositi- quiere, conserva, investiga, comunica y ex- vos públicos y privados y en la renovación de pone el patrimonio material e inmaterial de los museos existentes. Inclusive el Ministerio la humanidad y su medio ambiente con fines de Cultura ha concentrado su atención en el de educación, estudio y recreo.” desarrollo de un gran proyecto de infraes- tructura museística para albergar y custo- De acuerdo a esa definición, podemos afirmar diar las colecciones, que busca convertirse que las colecciones de bienes caracterizan a en uno de los mayores museos de la región, los museos, siendo su principal fortaleza y di- pero que carece de una política de gestión ferenciándolos de las otras instituciones cul- de colecciones y un manual de procesos turales. Sin embargo, pese al importante papel para su manejo y atención. que juegan las colecciones en los museos, el tema de su gestión no siempre ha sido bien Asimismo, durante los últimos 15 años, la entendida. En el Perú, durante muchos años, atención del Estado, a través del Instituto se la asoció exclusivamente con la actividad Nacional de Cultura y posteriormente el de registro, posteriormente con la conser- Ministerio de Cultura, ha estado centrada en vación y la digitalización, y finalmente con el el desarrollo de sistemas informáticos que tema del uso de un sistema informático para permitan realizar el registro de las coleccio- poner las colecciones en línea. nes, a fin de cumplir con la normativa vigen- te en el país. Del mismo modo, en años más Si observamos las funciones a las que se re- recientes, y con la finalidad de cumplir con fiere el ICOM, podemos inferir que la ges- el inventario de bienes culturales y adminis- tión de colecciones es toda aquella actividad trar la información sobre las colecciones, se relacionada a la adquisición, conservación, ha desarrollado un sistema informático que TRES MIRADAS 21 facilitará el manejo de la información de las mantenimiento y manipulación). Estos avan- colecciones a nivel nacional. No obstante, ces se han debido también al uso de herra- pese a estos avances, existen muchos otros mientas tecnológicas cada vez más accesibles aspectos relacionados con la gestión de co- en el mercado local y a una mayor profesiona- lecciones que aún no se atienden adecuada- lización de los especialistas en museos. mente, como lo son aquellos los vinculados con el desarrollo, el acceso y el cuidado de Sabemos que son muchos y diversos los fac- las mismas, poniendo en riesgo numerosos tores que limitan el desarrollo de los museos bienes de diversa naturaleza, en un gran nú- a nivel nacional, principalmente, el contar mero de los museos peruanos. con un presupuesto muy restringido y con equipos humanos muy pequeños para las Por otro lado, se debe tener en cuenta que múltiples tareas y numerosas funciones que la gestión de colecciones ha cambiado de se tienen a cargo. Pese a ello, los museos no manera significativa en los últimos años, gra- deben limitar su quehacer, sino por el contra- cias a las exposiciones internacionales pro- rio, deben guiar el desarrollo, acceso y cui- ducto de investigaciones científicas que dado de sus colecciones y las actividades han incluido miradas interdisciplinarias, bus- vinculadas a las mismas, a través de instru- cando correlaciones y conexiones entre di- mentos de gestión, aprovechando el desa- versas colecciones, incluyendo y haciendo rrollo existente sobre estándares, buenas visibles muchos objetos que por largo tiem- prácticas y criterios éticos que les permitan po se encontraban en los depósitos de los alcanzar su misión, llevar a cabo una gestión museos. Esto ha generado la revisión e im- eficiente de las colecciones, eliminar las bre- plementación de procesos de conservación chas existentes y alcanzar niveles óptimos de (evaluaciones e intervenciones), control de desempeño. De este modo, una adecuada movimiento y acceso a las colecciones. gestión de las colecciones permitirá que los museos puedan hacer que las mismas sean Es por ello que algunos museos han desa- más accesibles y se encuentren disponibles rrollado diversas alternativas vinculadas a a través de diversos medios (exposiciones, dichos procesos. Por ejemplo, el diseño y publicaciones, catálogos en línea, etc.), ten- desarrollo de reportes de condición, el cui- diendo puentes entre los diversos tipos de dado de las colecciones centrado cada vez públicos actuales y las futuras generaciones, más en los aspectos preventivos (incluyendo haciendo a las colecciones cada vez más re- el control de las condiciones ambientales, las levantes y útiles para los individuos, la comu- condiciones de almacenamiento, las condicio- nidad y el territorio en donde cada museo se nes de embalaje, transporte y exposición, su encuentra. 22 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES IDONEIDAD Y APLICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS SPECTRUM 5.0 AL MARCO LEGAL PERUANO SOBRE PATRIMONIO CULTURAL DE LA NACIÓN Juan Pablo de la Puente Brunke Abogado y consultor en derecho del patrimonio cultural Spectrum 5.0 contiene una propuesta detalla- Ahora bien, en cuanto a la aplicación de da de procedimientos operativos para el ma- Spectrum 5.0 al contexto peruano, conside- nejo de colecciones de museos. Se refiere a rando que los sistemas legales del Reino Unido materias diversas, como el desarrollo de la co- y del Perú tienen orígenes distintos, derecho lección (entrada de objetos, adquisición, ac- común y derecho civil, respectivamente, la cesión, etc.), a la información de la colección normativa que regula los bienes culturales tie- (inventario, catalogación, ubicación y control ne diferencias significativas. A continuación de movimiento, etc.), al acceso a la colección nos centraremos en los principales contras- (dar y recibir objetos en préstamo, etc.), y al tes legales que se relacionan directa o indi- cuidado de la colección (evaluación técnica, rectamente con el manejo de colecciones, y conservación, etc.). que por ello influirán en la aplicación práctica de los procedimientos de Spectrum 5.0 en el Ha sido creado y es promovido por el contexto peruano. Collections Trust, una entidad sin fines de lu- cro constituida en el Reino Unido y que opera 1. CONCEPTO DE BIEN internacionalmente. Ninguno de los procedi- CULTURAL MUEBLE mientos de Spectrum 5.0 ha sido concebi- do a fin que su aplicación sea vinculante. En El concepto de bien cultural mueble conside- otras palabras, el objetivo de Spectrum 5.0 rado por la ley Peruana es mucho más amplio es servir como un estándar o un marco de que el concepto considerado por la normati- referencia, útil y práctico para la toma de de- va del Reino Unido. La ley Peruana considera cisiones y para unificar criterios respecto del en su definición de bien cultural mueble a un manejo de colecciones. muy amplio listado de objetos1, que se origi- na en el listado, igualmente amplio, materia del artículo 1 de la Convención UNESCO de 1 Artículo 1.2 de la Ley General de Patrimonio Cultural de la Nación, Ley 28296: “1.2 MUEBLES Comprende de manera enunciativa no limitativa, a: - Colecciones y ejemplares singulares de zoología, botánica, mineralogía y los especímenes de interés paleontológico. - Los bienes relacionados con la historia, en el ámbito científico, técnico, militar, social y biográfico, así como con la vida de los dirigentes, pensadores, sabios y artistas y con los acontecimientos de importancia nacional. - El producto de las excavaciones y descubrimientos arqueológicos, sea cual fuere su origen y procedencia. - Los elementos procedentes de la desmembración de monumentos artísticos o históricos y de lugares de interés arqueológico. - Las inscripciones, medallas conmemorativas, monedas, billetes, sellos, grabados, artefactos, herramientas, armas e instrumentos musicales antiguos de valor histórico o artístico. - El material etnológico. - Los bienes de interés artístico como cuadros, lienzos, pinturas, esculturas y dibujos, composiciones musicales y poéticas TRES MIRADAS 23 Foto: Museo Tumbas Reales de Sipán. 1970 sobre las Medidas que deben Adoptarse enumerados en el anexo del Reglamento de para Prohibir e Impedir la Importación, la la Comunidad Económica Europea (CEE) N° Exportación y la Transferencia de Propiedad 3911/1992, del 9 de diciembre de 1992, so- Ilícitas de Bienes Culturales.2 bre la exportación de bienes culturales3, y no de acuerdo con el artículo 1 de la Convención Por su parte, el Reino Unido considera una de- UNESCO de 1970. finición legal de bien cultural mueble mucho más acotada. Si bien el Reino Unido también ha suscrito la referida Convención UNESCO de 1970, al hacerlo declaró una reserva respecto 2. PROPIEDAD Y TRANSFERENCIA del concepto de bien cultural, en el sentido de DE BIENES CULTURALES señalar que el Reino Unido de Gran Bretaña e Irlanda del Norte interpreta el término “bien En el Perú como en el Reino Unido la regla cultural” de acuerdo al listado de objetos general permite que los bienes culturales hechos sobre cualquier soporte y en cualquier material. - Manuscritos raros, incunables, libros, documentos, fotos, negativos, daguerrotipos y publicaciones antiguas de interés especial por su valor histórico, artístico, científico o literario. - Sellos de correo de interés filatélico, sellos fiscales y análogos, sueltos o en colecciones. - Documentos manuscritos, fonográficos, cinematográficos, videográficos, digitales, planotecas, hemerotecas y otros que sirvan de fuente de información para la investigación en los aspectos científico, histórico, social, político, artístico, etno lógico y económico. - Objetos y ornamentos de uso litúrgico, tales como cálices, patenas, custodias, copones, candelabros, estandartes, incen sarios, vestuarios y otros, de interés histórico y/o artístico. - Los objetos anteriormente descritos que se encuentren sumergidos en espacios acuáticos del territorio nacional. - Otros objetos que sean declarados como tales o sobre los que exista la presunción legal de serlos.” 2 Para ver el texto de la Convención UNESCO 1970: http://portal.unesco.org/es/ev.php-URL_ID=13039&URL_DO=DO_TO- PIC&URL_SECTION=201.html 3 Para ver el texto del Reglamento (CEE) 3911/92: https://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CE- LEX:31992R3911:ES:HTML 24 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES muebles puedan ser de propiedad privada culturales. como del Estado. En el caso del Perú, dicha regla variará en función de la normativa vigen- En cuanto a la transferencia de propiedad de te al momento del descubrimiento o hallazgo bienes culturales, tanto en el Perú como en del bien cultural, así como de su naturaleza el Reino Unido la ley lo permite, sin embar- arqueológica, virreinal o republicana. go, la normativa peruana supedita la validez de la transferencia al cumplimiento de cier- Desde hace ya varias décadas la legislación tas obligaciones específicas que podríamos peruana reserva para el Estado la propiedad decir representan un doble control, ya que de todos los bienes de naturaleza arqueoló- asigna obligaciones tanto al vendedor como gica que sean descubiertos o hallados tan- al comprador. to de forma fortuita como en el marco de excavaciones arqueológicas autorizadas. El vendedor se encuentra obligado de comu- Recientemente esta regla ha sido elevada a nicar la transferencia, sea gratuita u onerosa, rango constitucional, al establecerse que en de forma previa a su realización al organis- el caso de los bienes culturales no descubier- mo competente, bajo sanción de nulidad. En tos ubicados en el subsuelo y en zonas suba- caso la transferencia de propiedad sea a títu- cuáticas del territorio nacional, la propiedad lo oneroso, el Estado tiene además derecho de éstos es del Estado, la que es inalienable de preferencia en la adquisición. Se requerirá e imprescriptible.4 además la autorización del organismo compe- tente en caso la transferencia implique el des- Por su parte, en el Reino Unido existe la obliga- membramiento de una colección o conjunto ción de informar del hallazgo de bienes cultu- de bienes que tengan vinculación entre sí.6 rales, pero únicamente respecto de los bienes considerados en una categoría especial de- Para el caso del comprador, debe cumplir nominada “Tesoro” (Treasure), de acuerdo a los trámites establecidos y acreditar la va- la definición de la Ley sobre Tesoros del año lidez de su adquisición, caso contrario, se 1996 (Treasure Act 1996).5 Es decir, esta obli- presume la adquisición ilícita del bien, siendo gación no aplica para todo hallazgo de bienes nula la transferencia de propiedad o traslado  $UWğFXORGHOD&RQVWLWXFLijQ3ROğWLFDGHO3HUŘGHWDOFRPRIXHUDPRGLILFDGRSRUHOɋ$UWğFXORÎQLFRGHOD/H\1R 31304, publicada el 23 julio 2021. 5 Para mayor información sobre el Treasure Act 1996 del Reino Unido, visitar: https://finds.org.uk/treasure 6 Artículo 9 de la de la Ley 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación. TRES MIRADAS 25 Coronas Vicús. Códigos: ML100826 y ML100841. Colección Museo Larco. Lima – Perú. Foto: Juan Pablo Murrugarra-Museo Larco de posesión, revirtiéndolo a favor del Estado, Por su parte, el Registro Nacional de Material salvo derecho reconocido mediante senten- Bibliográfico está a cargo de la Biblioteca cia judicial.7 Nacional, mientras que el Registro Nacional de Colecciones Documentales y Archivos 3. REGISTRO NACIONAL DE Históricos Públicos o de Particulares, está a BIENES CULTURALES cargo del Archivo General de la Nación.9 A diferencia del régimen legal del Reino El Registro Nacional es de carácter adminis- Unido, la ley peruana dispone que todos los trativo y no es constitutivo de propiedad. Sin bienes muebles integrantes del patrimonio embargo, su inscripción será en la práctica, cultural de la Nación, sin distinción de su an- requisito previo a toda solicitud de autoriza- tigüedad, deben estar registrados ante la au- ción y/o trámite que se deba realizar por ley toridad competente, siendo obligación del ante el organismo competente. propietario solicitar dicho registro, bajo san- ción de multa.8 4. RÉGIMEN DE TRASLADO Y SALIDA O EXPORTACIÓN El Ministerio de Cultura está a cargo del DE BIENES CULTURALES Registro Nacional denominado SINAR (Sistema Nacional de Registro de Bienes En cuanto al régimen de salida o exportación Muebles Integrantes del Patrimonio Cultural) de bienes culturales, podríamos decir que la en donde se registran los bienes muebles in- regla general en ambos países se encuentra tegrantes del patrimonio cultural de la Nación, en el extremo opuesto al otro. Mientras que en distintos a los pertenecientes al patrimonio el Perú la regla general es la prohibición de la bibliográfico, documental y archivístico, de salida del país de todo bien cultural mueble in- propiedad del Estado o de particulares, tegrante del patrimonio cultural de la Nación, en el Reino Unido la regla general es, por el 7 Artículo 18 de la de la Ley 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación. 8 Artículos 17, 44 y 49.1.a) de la Ley 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación 9 Incisos 2, 3 y 4 del artículo 16 de la Ley 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación. 26 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES contrario, la libre salida o exportación de bie- Finalmente, la ley peruana también regula el nes culturales. traslado de bienes culturales dentro del te- rritorio nacional. Al respecto, el propietario o Ahora bien, como todo regla tiene excepcio- poseedor de un bien cultural está en la obliga- nes, en el Perú se permite la salida temporal ción de comunicar previamente el traslado y por motivos de exhibición, estudios espe- el lugar de destino al organismo competente, cializados y trabajos de restauración que no bajo responsabilidad.12 se pueden realizar en el país, así como por viajes de diplomáticos acreditados.10 Por su En conclusión, si bien las diferencias co- parte, en el Reino Unido, la excepción a la li- mentadas entre la normativa Peruana y la bre salida o exportación se da únicamente del Reino Unido son bastante significativas, en caso de bienes culturales muebles con no perjudican la idoneidad de Spectrum 5.0 valores excepcionales, siempre y cuando, el para su aplicación en el contexto peruano. bien cuya exportación permanente sea so- Spectrum 5.0 es un estándar de procedi- licitada, sea adquirido por otra institución o mientos para un adecuado manejo de co- persona que desee mantenerlo dentro del lecciones, y apropiado a fin de incentivar el Reino Unido. permanente y continuo desarrollo y capaci- tación de los museos peruanos, sin distinción La ley peruana también dispone que en caso de su titularidad pública o privada. Sin embar- de exhibiciones nacionales o internacionales go, estas diferencias normativas deben ser de bienes del patrimonio cultural de la Nación, consideradas para complementar la aplica- el Ministerio de Cultura debe nombrar un ción práctica de Spectrum 5.0 en el contexto “Comisario”, que es un profesional y/o espe- peruano, a fin de garantizar el cumplimiento cialista en materia de los bienes objeto de la de las obligaciones legales específicas ante exhibición. Entre sus funciones se encuentra los organismos competente, sea el Ministerio la de velar por la protección y conservación de Cultura, la Biblioteca Nacional o el Archivo de los bienes, estando obligado a supervisar General de la Nación, según corresponda en todo el proceso, desde los actos preparato- función de la naturaleza del bien cultural. rios hasta su conclusión, siendo además res- ponsable por la integridad de los bienes.11 10 Artículo 34 de la Ley 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación, tal como fuera modificada por el artículo 1 del Decreto Legislativo 1255. 11 Artículos 37 al 39 de la Ley 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación. 12 Artículo 32 de la Ley 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación. TRES MIRADAS 27 UNA PROPUESTA DE LOS MUSEUOnS aPA PRrAo LpOuS MUSEOS esta de los Museos para los Museos La adaptación del Estándar Spectrum 5.0. al contexto peruano es producto del esfuerzo con- junto de cientos de trabajadores, especialistas y gestores de instituciones públicas y privadas vinculadas a los museos y a la gestión de colecciones. Los estándares que se presentan en este documento fueron trabajados a través del International Museums Academy y luego atrave- saron un proceso de revisión y socialización de la propuesta, acogiendo sugerencias y afinan- do los estándares para que sean de provecho de todos los museos y coleccionistas del Perú. El proceso incluyó cuatro eventos virtuales de socialización, dos de ellos fueron organizados por el British Council, y los otros dos fueron el VII Coloquio Internacional de Arqueología, or- ganizado por la Fundación Wiese el 2021, y la feria Perú con Ciencia 2021, organizada por Concytec. A través de estas reuniones, los Estándares para la Gestión de Colecciones llegaron a más de 850 trabajadores, especialistas, docentes, estudiantes, servidores públicos y perso- nas vinculadas a los museos. Durante dichas reuniones, recuperamos información acerca de los Estándares, así como de la necesidad de contar con una Política de Gestión de Colecciones. A continuación, presentamos algunos alcances de las encuestas realizadas: ¿Tu institución cuenta con una política de gestión de colecciones? Sí Sí, No No sabe pero no se aplica 29% 14% 39% 16% Elaboración: 1nsight Lab De los gestores de colecciones que consultamos, los cuales representan alrededor de 50 museos del Perú (en el cuadro sólo se consideran las respuestas de las personas que sí tra- bajan con colecciones), si bien el 29% indicó que sí cuentan con una política en gestión de 28 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES colecciones, un 39% indicó que sus organizaciones no tienen una política de gestión de colec- ciones y 14% indicó que a pesar de tener una política, ésta no se aplica en la práctica. Asimismo, un 16% indica que no sabe, lo cual refleja la importancia de la comunicación y difusión de la política de colecciones en los museos. Cuando consultamos si la política en gestión de colecciones está escrita y es pública, sólo el 9% de las organizaciones indicaron que sí y 50% indicó que a pesar de contar con una políti- ca, no está oficializada ni es pública. Incluso en el VII Coloquio Internacional de Arqueología, la necesidad de contar con una políti- ca de gestión de colecciones aparece como una prioridad para la ejecución de proyectos de conservación arqueológica: Además de los fondos para la ejecución de proyectos de conservación arqueológica. ¿Cuáles consideras que son los aspectos más relevantes? 4XHODLQVWLWXFLijQFXHQWHFRQSHUVRQDOFDOLŶFDGR 25% SDUDODHMHFXFLijQGHSUR\HFWRV 4XHODLQVWLWXFLijQFXHQWHFRQXQDSROğWLFDGHJHVWLijQ 21% GHFROHFFLRQHV &RQWDUFRQHQHVSDFLRGHSijVLWRVDSURSLDGRSDUDODV 16% colecciones 4XHODLQVWLWXFLijQFXHQWHFRQSURFHGLPLHQWRVIRUPDOHV 14% SDUDODJHVWLijQGHFROHFFLRQHV 4XHORVREMHWLYRV\HOFURQRJUDPDVHDQ 13% UHDOLVWDV\UHDOL]DEOHV 4XHVHFXPSODQORVREMHWLYRVFURQRJUDPD\HQWUHJDEOHV 11% Elaboración: 1nsight Lab Fuente: VII Coloquio Internacional de Arqueología Esto corrobora lo que el International Museums Academy ha venido trabajando desde el 2017, que es la necesidad y el interés de los museos y organizaciones que gestionan colecciones, de contar con una herramienta como los Estándares de Gestión de Colecciones que se presen- tan en este documento. Asimismo, cabe resaltar que el proceso de reuniones, capacitaciones y revisiones que dio lugar a los Estándares para la Gestión de Colecciones, han contribuido, según el parecer de los especialistas consultados, así como el de los participantes de las so- cializaciones del mismo, a fortalecer al sector, y sirve de base para generar una política para el manejo de las colecciones. Cuando consultamos a los especialistas acerca del proceso que dio lugar a los Estándares para la Gestión de Colecciones, éstos destacaron el valor de haber adaptado conocimiento de especialistas internacionales a la realidad nacional, rescatando también las buenas prácti- cas del Perú. También resaltaron la importancia de sostener el proyecto, a pesar de los cam- bios en el sector. UNA PROPUESTA DE LOS MUSEOS PARA LOS MUSEOS 29 Importancia del proceso que dio lugar a los Estándares Nacionales para la Gestión de Colecciones /RVHVWêQGDUHVTXHVHHVWêQJHQHUDQGRWLHQHQHOYDORU GHKDEHUDGDSWDGRFRQRFLPLHQWRGHHVSHFLDOLVWDV LQWHUQDFLRQDOHVDODUHDOLGDGQDFLRQDOUHVFDWDQGR 64% WDPELĈQODVEXHQDVSUêFWLFDVGHO3HUŘ (VLPSRUWDQWHTXHVHVRVWHQJDHOSUR\HFWRPêVDOOê 63% GHORVFDPELRVHQHOVHFWRU /DYLUWXDOL]DFLijQDUDğ]GHODSDQGHPLDKDJHQHUDGR RSRUWXQLGDGHVGHSURFHVRVGLJLWDOHV 43% 3HUPLWHFRQRFHUPHMRUHOVHFWRU\DORVDFWRUHVHQOD 40% práctica (VXQUHŷHMRGHORYDOLRVRGHFRQWDU FRQDOLDGRV\GHVFHQWUDOL]DUHOSUR\HFWR 39% * Pregunta que permite varias respuestas a la vez Elaboración: 1nsight Lab Fuente: Eventos de socialización de Estándares Nacionales para la Gestión de Colecciones. British Council Peru. 2021 También se ha destacado la importancia del proceso llevado a cabo para generar los Estándares, la mayoría de los consultados indicó que sirve de base desde la práctica para generar una po- lítica pública de gestión de colecciones, seguido a que contribuye a la práctica del manejo de colecciones, y que generar una política conjuntamente, fortalece el sector. Mayor impacto de contar con Estándares para el manejo de colecciones Sirve de base desde la práctica para generar 57% una política pública del manejo de colecciones Contribuye a la práctica del manejo de 47% colecciones Generar una política conjuntamente fortalece 46% el sector Sirve para estandarizar los términos a nivel 38% gremial/sector Contribuye a la docencia y educación 36% Fortalece y pone en relieve las buenas prácticas 35% que se vienen realizando, y las mejoran Sirve para incidir en políticas públicas museales 28% * Pregunta que permite varias respuestas a la vez Elaboración: 1nsight Lab Fuente: Eventos de socialización de Estándares Nacionales para la Gestión de Colecciones. British Council Peru. 2021 Como se puede apreciar, si bien existe una necesidad de generar una política para la gestión de colecciones, también se aprecia un interés por el fortalecimiento del sector, así como la 30 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES necesidad de poner en valor las prácticas y los esfuerzos de los museos y organizaciones en la gestión de colecciones. Asimismo, existe un gran interés por enriquecer la docencia y la edu- cación de los profesionales que trabajan con colecciones y con patrimonio cultural. A continuación el detalle de los perfiles consultados a través de las socializaciones: Organizaciones por Sector que participaron de los eventos de socialización de los Estandares de Gestión de Colecciones (GXFDFLijQ 258 Museos 91 $UTXHRORJğD 50 Ministerios 43 7XULVPR 31 Gobiernos locales 25 ONG 17 Centros Culturales 15 Construcción 13 Consultoría 0XQLFLSDOLGDGHV &RPXQLFDFLRQHV 1RODERUDDFWXDOPHQWH ,QYHVWLJDFLijQ 2WURVRUJDQLVPRVSŘEOLFRV Minería 2UJDQL]DFLRQHV5HOLJLRVDV 2WUDVFROHFFLRQHVSDWULPRQLDOHV ,QGHSHQGLHQWHV 98 Otros 31 N/E 49 TOTAL 771 Elaboración: 1nsight Lab “Illas con representación de manos y justicias. Colección Macera Carnero custodiada por el Museo Central. Banco Central de Reserva del Perú. Foto: Museo del Banco Central de Reserva del Perú - MUCEN UNA PROPUESTA DE LOS MUSEOS PARA LOS MUSEOS 31 Matrimonios de Martín de Loyola con Beatriz Ñusta y de Juan Borja con Lorenza Ñusta Pintura, Anónimo, 1718, Siglo XVIII, Cusco, Óleo sobre tela. Representación en primer plano de cuatro personajes de pie mirando al espectador, de izquierda a derecha: Martín de Loyola, vestido a la usanza de la época, sostiene vara y sombrero en su mano derecha junto a él, ñusta Beatriz, quien viste traje largo de color blanco con tocapus y lliclla prendida con tupu. Juan de Borja viste camisa con mangas anchas de encaje, gorguera, y man- to con la cruz de la Orden de Calatrava. Detrás, ñusta Lorenza con vestido de motivos dorados. En segundo plano, San Ignacio de Loyola y San Francisco de Borja. Hacia el lado medio inferior izquierdo cartela con leyenda. En el ángulo superior del mismo lado, Sayri Tupac y Tupac Amaru portando hachas y tocados de plumas. Hacia el ángulo superior derecho, escena del matrimonio de la ñusta Lorenza, con corte de damas y caballeros y Sumo Pontífice. Fondo arquitectónico y monograma de Cristo. Foto: Museo Pedro de Osma. 32 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES ESTÁNDARES PARA EL MANEJO DE COLECCIONES ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES 33 INTRODUCCIÓN A lo largo de la ejecución de este proyecto, se ha podido distinguir la heterogeneidad en cuanto a la gestión de las instituciones que albergan colecciones. Algunos museos de mayor complejidad y con más recursos, poseen un nivel de gestión más avanza- do apelando al uso de herramientas como softwares especializados e investigando en torno de sus colecciones; otras, instituciones de complejidad menor que están en proceso de desarrollar dichas herramientas y, finalmente, instituciones donde no hay mayor información acerca de su situación. Además, se ha evidenciado que los procesos sugeridos por Spectrum, dirigidos prin- cipalmente para el manejo de colecciones museales, no solo se aplican en ese ámbi- to. En el Perú, algunos de los procesos también se aplican a proyectos arqueológicos. También se observa que la propia organización de los museos ha favorecido a la implementación parcial de algunos procesos primarios similares a los de Spectrum por lo que no presentan dificultades para alcanzar los requerimientos en el cor- to plazo. Teniendo en cuenta esta diversidad y tomando como punto de partida el estándar Spectrum 5.0 desarrollado por Collection Trust, las clases maestras del programa “Gestión de colecciones Spectrum 5.0” del International Museums Academy y los resultados de las mesas de trabajo, se han priorizado y trabajado diez procesos Foto: Manuel Chávez Ballón MSMCHB 34 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES básicos e imprescindibles para el contexto peruano, de tal forma que puedan ser aplicados y respondan a las necesidades del sector cultural local. Estos procedi- mientos son: 1. Entrada de objetos 2. Adquisición y accesión 3. Ubicación y control del movimiento 4. Salida de objetos 5. Inventario 6. Catalogación 7. Recepción de objetos en préstamo 8. Entrega de objetos en préstamo 9. Planificación de la documentación 10. Reproducción Cada uno de los procedimientos, a su vez se divide en tres secciones: • El estándar, • El procedimiento sugerido, y • Una guía de orientación. ADAPTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS AL CONTEXTO PERUANO Para evaluar y realizar la pertinencia de cada procedimiento seleccionado para gene- rar esta guía, se realizaron distintos encuentros con profesionales y técnicos del sec- tor museal que representaron a diversos museos o instituciones culturales. En dichos espacios se discutió sobre la aplicación y validación de los procesos que sugiere la metodología de Collection Trust. A través de los resultados, se introdujeron cambios a cada uno de los procedimien- tos para que se puedan utilizar de manera eficaz y eficiente, de acuerdo a la realidad general de la práctica museal peruana. Para Entrada de objetos, se nombraron una serie de requerimientos mínimos óptimos para alcanzar una entrada de colecciones amplias o de menor envergadura, a nivel nacional. En este marco, se concluyó que a pesar de que en las organizaciones cul- turales peruanas existe desde el 2020 la guía denominada “Criterios básicos para la entrega de bienes culturales muebles procedentes de proyectos de intervención ar- queológica del Ministerio de Cultura”. (Guía que incluye pautas de registro, almacenaje y conservación). Y, la plataforma: Sistema de Gestión de Colecciones, implementa- da por el Ministerio de Cultura en junio del 2019. Los participantes de los grupos de trabajo percibieron que dichas iniciativas no han sido suficientes para gestionar una implementación y/o desarrollo de políticas de colecciones amplias o pequeñas que dirijan la toma de decisiones en congruencia con sus objetivos particulares. Las po- líticas de desarrollo de colecciones -entendidas como un documento estándar y es- crito- tampoco han sido de uso común por lo que el proceso de Entrada de objetos ESTÁNDARES PARA EL MANEJO DE COLECCIONES 35 supone una serie de operaciones dispares que requieren ser estandarizados hasta cierto nivel, pero al mismo tiempo, flexibles, a fin de responder a las singularidades de cada institución. En referencia a Adquisición y Accesión . Se encontró que, el proceso suele ejecutarse de forma simultánea por lo que, en un primer momento, es necesario clarificar la terminología, e incorporar su uso regular en el vocabulario de los profesionales del sector. Pero, sobre todo, infor- mar cuáles son las diferencias sustanciales entre ambas y en qué circunstancias y términos y marco legal corresponde tramitar los ingresos de piezas como una accesión o como una adquisición. Puesto que, se accesionan piezas principal- mente en los museos con colecciones abiertas, el nivel de organización alcanza- do podría adaptarse a la implementación de la mayor parte de los requerimientos mínimos de Spectrum 5.0. En el caso de Ubicación y Control de Movimiento. En el Perú hay una fuerte dificultad para mantener actualizada la ubicación de las piezas al interior de las instituciones, debido a que muchas de estas no disponen de un registro mínimo de objetos bajo su custodia. No obstante, dicho registro se elabora con más frecuencia, cuando se movilizan las colecciones. En ese sentido, el proceso de ubicación y control de mo- vimiento no podría iniciarse de forma exitosa. Tampoco resulta viable la actualiza- ción de la información asociada al movimiento de los objetos cuando se trasladen por algún motivo, sea dentro o fuera del museo, porque el número de profesionales con los que se cuenta es limitado, y además cumplen un rol multifuncional donde se da prioridad a otro tipo de actividades más urgentes. Por ello resulta necesario la elaboración de un diagnóstico de las organizaciones que tome en consideración la infraestructura -espacios de almacenaje y su respectiva nomenclatura- y la forma como llevan a cabo sus procedimientos. En ese sentido, el proceso que estamos analizando va a sufrir una serie de cambios y adaptaciones, a diferencia de los ca- sos previos. Es indispensable así reconsiderar los requerimientos mínimos a fin de que puedan implementarse en el sector. Si bien lo ideal es ejercer un control por cada objeto en particular, y ese debería ser el objetivo a largo plazo, se propone que el nivel mínimo sea por contenedor. En referencia a Inventario, los profesionales del sector observaron que el proceso de inventario es uno de los más difíciles de cumplir por los museos o instituciones debido a que no se cuenta con la información básica y condiciones satisfactorias para ejecutar el procedimiento. Las versiones anteriores de inventarios no cumplen con un protocolo estándar de campos de información y cada profesional respon- sable adecúa el llenado del inventario sin un criterio común; por otro lado, los so- portes, como por ejemplo el papel carbón o manteca no garantizan perdurabilidad y la pérdida de etiquetas o códigos de los objetos anula la posibilidad de mantener vigentes los inventarios. 36 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES Del mismo modo, tampoco existe buena planificación para llevar a cabo el proceso por metas y la problemática solo ha ido agudizando con el paso de los años. En este sentido, se requiere resolver primero una serie de trabajos pendientes para poder imaginar un proceso de inventario según estándares internacionales. Por otra parte, se observa con interés que los proyectos arqueológicos si conciben al inventario como un proceso fundamental, ya que representan el origen de los obje- tos y sobre ello construyen el historial de los mismos, entre movimientos, registro de información, estado de conservación y otros. En esta misma línea podemos recono- cer que en los últimos años se ha venido implementando una serie de regulaciones para ordenar los procesos asociados a los materiales procedentes de excavaciones arqueológicas. Otro punto importante a considerar, propio del contexto peruano, es la preocupación permanente por evaluar el estado de conservación de los objetos. El proceso de inventario supone básicamente un control de existencias, sin embargo, se suele destinar esfuerzos para comprobar la condición del objeto y tomar acciones si así se requiere porque el inventario representa uno de los pocos momentos en que se tiene a disposición todo el acervo ‘in situ’. Considerando estos escenarios, creemos importante plantear una serie de adaptaciones al proceso sugerido por Spectrum a fin de responder a las particularidades de nuestro sector. En el caso de Catalogación, los resultados de las mesas de trabajo dedicadas al pro- ceso de inventario y catalogación evidenciaron que las fronteras de dichos términos son tenues. La inexistencia de una política que aclare los alcances de cada uno de estos procesos; deviene en la falta de un protocolo estandarizado y efectivo que sir- va de guía a los profesionales responsables, sumada a la precariedad de los soportes de registro de información. Inventario y catalogación suelen mezclarse y se convierten en procesos más com- plejos de lo que realmente son, casi inalcanzables e ineficientes. En ese sentido, el inventario deja de ser finito y cuantificable porque se confunde con la pretensión de incorporar información a nivel de catalogación, información que no llega a cumplir los parámetros de una catalogación idónea, puesto que no necesariamente se cons- truye desde una dimensión multidisciplinar en investigaciones profundas y con una mirada hacia el usuario del museo o de facilitación de búsqueda de los contenidos para motivos de investigación, estudio e información. Respecto a Salida de Objetos, los y las participantes informaron que, en el Perú se cuenta con una normativa emitida por el Ministerio de Cultura que reglamenta las sa- lidas de los objetos en préstamo al extranjero o a nivel nacional, una última modifica- toria publicada en el 2019 buscó formalizar y estandarizar los procedimientos para el traslado de piezas y en general para los préstamos. Los y las participantes explicaron que, en algunos casos no se cuenta con un con- servador y que aun así proceden con el trámite de la salida de piezas en préstamo, ESTÁNDARES PARA EL MANEJO DE COLECCIONES 37 siguiendo los protocolos del ministerio de cultura. Por otro lado, los profesionales de otros museos privados y públicos comentaron que sí usan sus protocolos internos y que estos a la vez conversan con los del Ministerio de Cultura del Perú y también con los de las organizaciones que solicitan el préstamo. Otro inconveniente que se subrayó en las mesas de trabajo se relaciona con las colecciones que quedan incompletas en los museos que prestan, en el caso de los dependientes del estado, la orden proviene del Ministerio de cultura y ellos deben ejecutar el préstamo, en consecuencia, hay registro de quejas de los visitantes por la ausencia de alguna pieza específica. En el caso de algunos museos privados se maneja una propuesta de piezas de cambio, para no generar vacíos importantes en las exhibiciones de sus propios museos. Por otra parte, sería importante programar fechas límites de los procesos y devoluciones de las piezas para que siempre se acuerden satisfactoriamente. En otro aspecto, se comentó la importancia de contar con modelos de contratos pre establecidos que se puedan adecuar a las diversas regulaciones internacionales, (especialmente en el caso de los museos privados), ya que los públicos están regidos por la normativa del Ministerio de Cultura, como se describió líneas arriba. Otros puntos importantes para lograr la salida de objetos fueron, por ejemplo: imple- mentar o mejorar la valorización y negociación de las piezas, preparar fichas de con- servación óptimas y por último se destacó la importancia del comisario o comisaria que; en esta pandemia se ha sustituido la labor de los mismos con reemplazos de contingencia. En términos generales se siguen los procedimientos estipulados por Spectrum de- bido a que es un proceso habitual y planificado desde los museos. Sin embargo, la salida de objeto como consecuencia de Dar de baja a la colección y descartar es un proceso no frecuente en el manejo de colecciones patrimoniales. En ese sentido, no hay cambios sustanciales en el estándar. Acerca de Recepción de Objetos y como en el paso o etapa anterior, se destacó la normativa emitida por el Ministerio de Cultura, como marco regulatorio. Por otro lado, pocos representantes de museos acudieron a esta mesa de trabajo y ello podría re- velar que son pocos los museos o instituciones que implementan y/o desarrollan po- líticas de acceso a la colección lo cual hace que, si surge la posibilidad, el proceso de toma de decisiones sea ineficiente. Pero, en el caso de aquellas instituciones que sí prestan o reciben préstamos, sus re- presentantes comentaron la limitante económica de no poder pagar un contrato de seguros que dé garantías a la colección recibida. Otros impedimentos que nombra- ron se trataron de la falta de procedimientos estandarizados (guías, actas), la elabo- ración de los términos legales del prestatario y prestatario y por último, los espacios y procedimiento a los cuales se tienen que adecuar con la llegada de la pandemia. 38 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES A pesar de estas limitaciones, se observa que las operaciones asociadas a la ges- tión de préstamos responden a los requerimientos mínimos sugeridos por Spectrum. Por último, la diversidad de colecciones existentes en nuestro país, que incluye ma- terial arqueológico, histórico-artístico, etnográfico, y arte moderno y contemporáneo, también marcan una distinción en cuanto al tratamiento del préstamo propiamente di- cho ya que existen regulaciones más exhaustivas para los objetos reconocidos como patrimonio cultural o que tienen presunción como tal. Sin embargo, las creaciones contemporáneas, quedan ajenas a dichos procesos. A fin de que los procedimien- tos sean aplicables a todo tipo de colecciones, es necesario dotarlos de flexibilidad para que respondan a las necesidades y las características de cada objeto. En este sentido, presentamos a continuación la adaptación del estándar bajo estos matices. En función a Entrega de Objetos en Préstamo, se concluyó que en el Perú, dicho proceso, está asociado a la difusión de la colección. En ese sentido, el Ministerio de Cultura del Perú es el ente regulador de los préstamos para exposiciones internacio- nales y las condiciones asociadas. Puesto que, la mayoría de las obras requeridas para préstamos internacionales forman parte del patrimonio cultural de la nación, donde el Estado peruano es el principal prestatario y como tal, garantiza la idoneidad de la institución prestataria pero también busca alcanzar contraprestaciones que puedan ayudar a las instituciones, no sólo en términos económicos sino también de movilidad e intercambio de profesionales. Foto: Fundación Wiese ESTÁNDARES PARA EL MANEJO DE COLECCIONES 39 En este sentido, algunos participantes y representantes de museos, comentan que aportaría una mejor coordinación entre en los profesionales del Ministerio y sus con- trapartes en los museos; con el objetivo de que, por ejemplo, no se dejen exposicio- nes inhabilitadas en los museos a los cuales se les exige el préstamo, a fin de que puedan anunciar a los visitantes de los museos prestamistas y con el debido tiempo de antelación, la ausencia de las piezas o las muestras. Si bien existe este contexto legal del estado, explicado en las líneas anteriores, los otros préstamos que se dan fuera del marco legal del patrimonio cultural o de préstamos internacionales, suelen responder a criterios propios de cada ins- titución y no se encuentran reunidos bajo una política estandarizada y difundida de acceso a las colecciones. Se evidencia que cuando una institución presta, lo hace usando su propio protocolo en cuyo contenido figura la autorización, con- tratación, tramitación o seguimiento de los préstamos, ya sea para exhibiciones o investigaciones científicas. Además, en el caso de movilizaciones internas, los préstamos y rotaciones (exhibicio- nes), lamentablemente no son regulares. Y esta realidad se explica por el trabajo que implica el conocimiento, valoración y cumplimiento de protocolos homogéneos de las colecciones, que son pasos previos y necesarios para los préstamos. Este contexto que a la vez, conlleva a un proceso de toma de decisiones lento y poco congruente. A este respecto y a pesar de que las organizaciones culturales deban mejorar las debi- lidades explicadas, responden a los requerimientos mínimos sugeridos por Spectrum, en distintos niveles y formas de implementación. A propósito de la novena etapa: Planificación de la Documentación, se pudo obser- var que las documentaciones sobre las colecciones sí existen, la mayoría de ellas en soporte físico y últimamente consignado en digital. El problema radica en que los do- cumentos se encuentran dispersos y no responden a un ordenamiento que propon- ga una matriz madre o una referencia cruzada con los objetos de las colecciones. Por otra parte, el proceso de planificación está presente en las instituciones pe- ruanas, en diversas magnitudes y formas, sobre todo cuando se trata de ejecutar proyectos de gran envergadura. En este sentido, los participantes de las mesas de trabajo confirmaron que en algunos de los museos a los cuales representan sí se han planteado metas, mediante planes anuales, creación de orientaciones para procesos de documentación, planificación de bases de datos digitalizadas, guías de gestión de colecciones con protocolos u otros, pero la mayoría de veces no lle- gan a cumplir la meta, por motivos como: insuficiente cantidad de personal, planifi- caciones y objetivos no socializados efectivamente con todo el equipo de trabajo, ausencia de metodologías, o falta de recursos económicos o tecnológicos. Por el contrario, en otros casos, explican que los problemas asociados a la documenta- ción de las colecciones no son siempre abordados desde la planificación anticipada 40 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES y organizada del equipo de la institución, a pesar de que permitiría lograr mayor efectividad en el proceso. Debemos además mencionar que las organizaciones culturales responden a los re- querimientos mínimos sugeridos por Spectrum y vienen ejecutando dicho proceso con formas alternativas de implementación, es decir, se llevan a cabo acciones rela- cionadas a la documentación sin responder necesariamente a algún instrumento de planificación. Así mismo, expresaron la preocupación por crear planes de documentación con en- foques actualizados y eficientes que permitan planificar la documentación de colec- ciones contemporáneas que, por ejemplo, registren lo inmaterial. De tal manera, que se puedan adecuar a los diversos tipos de obras vigentes y sus necesidades. Finalmente, en la décima etapa: Reproducción, se expuso que, en las organizaciones culturales peruanas se llevan a cabo procesos de reproducción; sobre todo, a modo de registro de los objetos que custodian y asociados a otros procesos como la cata- logación, la verificación del estado, entre otros. Aunque la digitalización total de las piezas aún no es generalizada y óptima, por causas como: ausencia de planes de di- gitalización, falta de recursos tecnológicos, carencia de profesionales que puedan dedicarse a dichas tareas, entre otros. Los nombrados tipos de reproducción forman parte de los escenarios que se mantienen bajo el control de la mayoría de institucio- nes (algunas con mayores logros y otras aún en etapas iniciales). Sin embargo, en la última década, los museos han incrementado su presencia en pla- taformas digitales y han asimilado las nuevas formas de distribución con la finalidad de fomentar la difusión y el uso de sus colecciones por medio de la reproducción. Dicho contexto escapa a la realidad de varios de los museos peruanos, al marco de regulaciones legales relacionadas al salto a la digitalización y la reproducción de las piezas u obras (vacío legal). ACCIONES PREVIAS A LA APLICACIÓN DE LOS ESTÁNDARES Diagnóstico Como premisa inicial para comenzar a aplicar los estándares, debemos realizar un diagnóstico, conocer nuestras instituciones es una herramienta primordial para eva- luar prácticas y recursos. Se trata de una evaluación básica que permita determinar las operaciones que se llevan a cabo en un museo y cómo estas se alinean con los fines generales perseguidos por la institución. Supone la base para desarrollar políti- cas y, posteriormente, implementar procedimientos. El objetivo del diagnóstico es articular la visión de la institución, los objetivos y las acciones para conseguirlas. Con ello, se puede diseñar una hoja de ruta clara ESTÁNDARES PARA EL MANEJO DE COLECCIONES 41 detallando las prioridades que se deberán atender antes de implementar con éxi- to el estándar. Se pueden incluir múltiples aspectos, desde la estructura de la organización, la parte administrativa, las colecciones, los riesgos. Esta debe ser una herramienta para definir las funciones que deben atenderse de forma prioritaria y que áreas deben fortalecerse. Podría tomarse como punto de partida la publicación RE-ORG, un método desarrolla- do por el ICCROM para reorganizar el depósito del museo, u otro. Sin embargo, inde- pendientemente de cómo lo implementen, deberá incluir los siguientes ejes mínimos: • Características generales (administración) • Infraestructura (edificación y mobiliario) • Recursos humanos • Recursos tecnológicos (equipos) • Colecciones (conservación, investigación, difusión) Al final de este proceso, se tendrá evidencia de las fortalezas, debilidades y oportuni- dades de mejora en el museo y, para fines de esta adaptación, el diagnóstico eviden- ciará si es necesario partir de una reorganización física, antes de implementar otros procesos claves de estos estándares. Política de manejo de colecciones Cada institución debe desarrollar políticas generales de manejo de colecciones, a fin de poseer directrices a largo plazo que rijan el cuidado de los objetos que se encuen- tran bajo su responsabilidad, en ese sentido, debe concebirse en términos amplios. A diferencia de los procesos detallados en el estándar Spectrum -que incluyen los procedimientos operativos-, la política se concibe como una especie de declaración, por lo que ambos documentos se complementan. Deben ser documentos escritos que ilustren a los profesionales del museo. Como tal, su elaboración debe involucrar la participación de cada uno de los profesionales que forman parte del museo, en función a las actividades que realizan y porque representan múltiples perspectivas. El objetivo del documento es servir como una especie de marco para la toma de de- cisiones, que garanticen que el museo se ceñirá a sus objetivos generales. Asimismo, puede consolidar y reforzar las prácticas ya existentes que se desarrollan en su organización. A continuación, se distinguen cuatro temáticas que se pueden abordar en una polí- tica de colecciones en términos amplios. Es una propuesta detallada que contempla los procesos sugeridos por Spectrum. No indica que deben desarrollarse cada uno de ellos, ni siguiendo ese orden, es sólo una propuesta que puede ser usada como punto de partida. Cada institución deberá elaborar su propia política y adaptarla a su propio contexto. 42 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES • Política de desarrollo de colección: Relacionado a los procesos: entrada de ob- jetos, adquisición y accesión, dar de baja a la colección y descarte, revisión de la colección. • Política de información sobre colecciones: Relacionado a los procesos: ubicación y control del movimiento, inventario, catalogación, salida de objetos, planificación de la documentación, valorización, seguro e indemnización, gestión de derechos, reproducción. • Política de acceso a colección: Relacionado a los procesos: recibir (objetos) en préstamo, dar (objetos) en préstamo, Uso de colecciones. • Política de cuidado de colección: Relacionado a los procesos: verificación de es- tado y evaluación técnica, cuidado y conservación de colecciones, planificación ante emergencias para colecciones, daños y pérdidas. También se puede contemplar la misión y visión de la organización, algunas conside- raciones éticas y legales, articularse con la normativa vigente dada por el Ministerio de Cultura y otros aspectos que se consideren importantes. Una vez que las políticas hayan sido elaboradas y aprobadas por el ente que dirige la institución, será posible proceder a la siguiente etapa de implementar los procesos que responderán a dichas políticas. Foto: Museo Histórico Regional de Cusco. ESTÁNDARES PARA EL MANEJO DE COLECCIONES 43 Procedimientos de gestión de colecciones Basado en SPECTRUM 5.0 Organización y manejo de la colección de museos Adecuación de SPECTRUM 5.0 Política, procesos y procedimientos para el manejo de las colecciones: caso peruano Desarrollo de Información Acceso a Cuidado de colecciones de colecciones colecciones colecciones Entrada Ubicación y control Recepción de objetos Ubicación y control de objetos de movimiento en préstamo de movimiento Adquisición Salida de objetos Entrega de objetos Conservación y cuidado y accesión en préstamo de las colecciones Inventario Salida de objetos Gestión de riesgos, pérdidas y daños Catalogación 3ODQLŶFDFLijQGH la documentación Procedimientos Reproducción Actividades 44 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES ESTÁNDARES PARA EL MANEJO DE COLECCIONES 45 El objeto No era esperado Sí PROCEDIMIENTO Preparar la llegada del objeto: Informar al personal 3ODQLŶFDFLijQ Preparar el lugar de almacenamiento de la Comprobar el estado documentación INFORMACIÓN Aclarar las condiciones y término El Se conoce Entrada del objeto propietario está No al propietario ,GHQWLŶFDUHOREMHWR presente que deposita el objeto Valuar Asegurar Hacer el registro Colección de objeto de entrada del objeto Sí Fecha No Entrada de objetos Organización Incluir: Registrar la información Persona adicional proporcionada Registrar toda la información posible Sí Número de entrada por el propietario en el registro de entrada Dirección de la persona Catalogación Nombre, dirección y datos de Objeto contacto del depositario actual Entregar/enviar al propietario Comprobación del estado de ,GHQWLŶFDFLijQ una copia del formulario de los objetos y evaluación técnica Estado y técnica y del depositante entrada como recibo Evaluación Fecha de entrada Fecha Inventario Persona Breve estado de conservación Ajuntar el número de entrada al objeto Dirección Motivo de entrada Método de entrada Control y Ubicación del objeto Registrar la ubicación ubicación del Ubicación Número de objetos depositados del objeto movimiento Fecha Dirección Requerimientos del propietario Incluir detalles para devolución El objeto Adquisición Adquisición Fecha de devolución acordada es una Sí adquisición Realizar proceso de adquisición y accesión Reproducción Firma del propietario (o Valoración Fecha depositante) No Organización 1RPEUH\ŶUPDGHOGHVWLQDWDULR Persona Dirección en su organización El objeto es Realizar proceso de recepción Recepción Sí Datos del seguro es prestado de objetos en préstamo de objetos en préstamo Referencia Material de embalaje Valoración Información sobre la recogida No Reproducción Adquisición en el terreno, si procede Fecha El y accesión Organización Información adicional, si objeto Accesión, devolución al es no fue Sí solicitado depositante o eliminación Persona procede, incluidos los peligros. del objeto Salida de Dirección Objetos No Catalogación Entrega de El objetos en objeto será devuelto al Sí Devolución al propietario préstamo propietario Reproducción 46 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES ESTÁNDARES PARA EL MANEJO DE COLECCIONES 47 Sistema: CATALOGACIÓN 1. ENTRADA DE OBJETOS Mortero Pacopampa. Códigos: ML300029 y ML300030. Museo Larco. Lima - Perú. Foto: Juan Pablo Murrugarra - Museo Larco 48 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES ¿QUÉ ES ENTRADA DE OBJETOS? Es el registro de todos los objetos que entran bajo el cuidado de la institu- ción por cualquier razón, incluyendo préstamos, objetos en consulta y posibles adquisiciones. ¿PARA QUÉ LO USAMOS? Para llevar un control de los objetos que ingresan al museo/organización, para tener un manejo estandarizado, para que cada vez que ingrese un objeto, sepamos cómo proceder y garanticemos su conservación. ¿CÓMO LO USAMOS? Se debe registrar la llegada antes de decidir qué hacer con los objetos. Se indica en él un recibo/documento/cuaderno, qué responsabilidades se tienen, se consigna un número de identificación por objeto o contenedor y se resume la infor- mación clave o importante rápidamente. Para fines de este procedimiento, se usará el término «propietario» para referirse a la persona que deposita/deja el objeto, aunque este no siempre sea el caso. Si el depo- sitante es un tercero, debemos asegurarnos de que dicha persona esté autorizada a actuar en nombre del propietario. Este proceso finaliza con la entrega de un recibo que enumere los objetos que se de- jen en los museos, sin importar su tamaño o tipo de gestión. PUNTOS IMPORTANTES PARA EL LOGRO DE ESTE PASO Es importante que exista una forma de entrada de objetos a la medida de las necesi- dades de cada institución. Una política o protocolo escrito de cómo y cuándo recibir objetos y otros materiales o archivos. Para ello, es necesario que la institución, entidad, asociación, establezca una política o pauta con instrumentos o formas de gestión y así tomar decisiones que vayan en línea con la misión y la visión de la organización o museo. 1. ENTRADA DE OBJETOS 49 Esta política puede estar en un documento independiente o ser parte de una política de gestión de colecciones más amplia. En cualquier caso, cuando opte por una polí- tica, se deben considerar estas preguntas: • ¿En qué circunstancias se aceptará cuidar/aceptar los objetos? • ¿Quién está autorizado para aceptarlos? • ¿Cuáles son los términos y condiciones para aceptar objetos depositados? • ¿Por cuánto tiempo y de qué forma guarda la información de los objetos en consulta? También se debe tener un procedimiento escrito que explique los pasos a seguir cuando los objetos lleguen a su museo/organización. El proceso sugerido es un pun- to de referencia, su implementación depende de cada museo. Por otro lado, es importante que las personas involucradas en el manejo de colec- ciones conozcan el procedimiento a seguir. Es decir, cómo registrar la información necesaria. Debemos saber que es importante que cuando se acepten objetos en consulta y/o posibles adquisiciones en recepción, se encuentre una trabajadora o trabajador que esté a cargo de hacer seguimiento a dicho objeto. También que siempre debemos tener el mismo nivel de cuidado con todos los objetos que se tengan bajo responsa- bilidad, sean o no de propiedad del museo/institución. Ya que, podrían considerarnos responsables por la pérdida o daño de dichos objetos, incluso cuando no haya soli- citado que se los dejen (p. ej. cuando los objetos llegan por correo sin previo aviso o se dejan de manera intempestiva). Para ello, debemos hacernos las siguientes preguntas y conocer la importancia de las respuestas: Foto: Museo de sitio Manuel Chávez Ballón 50 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES REQUISITO MÍNIMO ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE? ¿Se cuenta con un registro de los objetos Permite no perder de vista los objetos que queden bajo su cuidado? entregados en consulta en el corto plazo. ¿Se tienen claros los términos y condiciones Permite no perder de vista los objetos para aceptar objetos bajo su cuidado? entregados en consulta en el corto plazo. ¿Se registran las razones por las cuales Se evita registrar incorrectamente han dejado los objetos en el museo/ préstamos como adquisiciones. organización? ¿Se devuelven automáticamente los Se puede planificar la devolución de objetos al propietario cuando estos no se objetos. El museo no termina haciéndose van a adquirir o prestar? cargo de objetos cuyo estatus es incierto. ¿Se registra al propietario legal de los Se puede negociar con la persona objetos que han sido dejados bajo su adecuada si se desea adquirir un objeto u cuidado? obtener su título de propiedad. ¿Se evalúan y mitigan todos los riesgos Se puede poner en cuarentena los objetos potenciales que los objetos ingresantes potencialmente infectados con plagas para puedan representar para las personas u evitar que dañen las otras colecciones en otros objetos? el museo. ¿Se registra la mayor cantidad de No se pierde la oportunidad de averiguar información importante posible sobre los sobre la procedencia o los posibles objetos recién llegados para incluirlos en titulares de derechos de autor mientras el futuro? el propietario se encuentra en el museo dispuesto a hablar. ¿Tanto el museo/organización como los Los propietarios conocen los límites de propietarios conocen la responsabilidad cualquier reclamo/demanda que puedan jurídica del museo por pérdida o daños presentar si algo sale mal. No se asume mientras que los objetos estén a su responsabilidades jurídicas que podrían cuidado? generar riesgos financieros. ¿Se entrega un recibo a los propietarios y Queda claro para los propietarios que el obtiene su firma para demostrar que estos museo ha aceptado cuidar los objetos aceptan los términos y condiciones del que le han entregado. Los propietarios museo/organización? no podrán alegar que no aceptaron los términos y condiciones del museo/ organización. ¿Se pueden identificar los objetos o No se confunden objetos parecidos. contenedores de objetos recién llegados inequívocamente por medio del rotulado del objeto o, como nivel mínimo, del contenedor? 1. ENTRADA DE OBJETOS 51 PROCEDIMIENTO SUGERIDO 1. Preparación para la entrada de objetos (si se sabe con antelación) Prepararse para la llegada de los objetos al museo A menudo, utilizará este procedimiento en paralelo con otros procesos vinculados, en particular: • Adquisición y accesión. • Recepción de objetos en préstamo. De tratarse de algunos de esos procesos, se conocerá de antemano el propósito que motiva la entrada de un objeto al museo. El prepararse para la llegada de adquisiciones o préstamos previstos es un proceso que puede ser tan sencillo que incluye una reflexión sobre: Comunicación Informar de antemano la entrada de objetos a fin de que los profesionales relevantes como el registrador y el conservador puedan estar listos para efectuar la entrada del objeto y dar solución, si se requiere, a cualquier necesidad especial de objeto. Almacenaje Verificar que exista espacio de almacenamiento adecuado dado que los espacios de almacenaje para nuevos ingresos son limitados y, en algunos casos, inexistentes. A fin de otorgar mayor fluidez a la entrada de objetos, durante las coordinaciones se dará a conocer los requerimientos de espacio y/o personal necesario para realizar la labor. En este sentido es importante adjuntar una lista resumen que incluya datos sobre la cantidad de elementos a entregar, los embalajes utilizados y los volúmenes para preparar los espacios de almacenaje. En el caso de archivos arqueológicos y material de otros trabajos de campo, la prepa- ración podría comenzar muchos años antes de la llegada de los objetos. Ver Nota 1. Si necesita coordinar el transporte de los objetos, ir a Ubicación y control del movimiento. Si necesita actualizar la cobertura de seguro e indemnización, ir a Seguro e indem- nización (pág. 174). 52 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES 2. Creación de un registro de entrada y un recibo Ingreso del objeto propiamente dicho Representa el punto de partida del proceso. Registrar los objetos apenas lleguen Ver Nota 2 para obtener información sobre cómo debe ser el formulario de registro de entrada de objetos o actas de entrega. Registre la siguiente información según corresponda. Ver Nota 3 para saber cómo trabajar con lotes con muchos objetos. Información sobre préstamos recibidos (si corresponde) Si se ha asignado un Número de referencia de préstamos recibidos, regístrelo en el formulario de entrada (de lo contrario, use el Número de entrada). Información de identificación del objeto • Descripción breve de los objetos, incluyendo toda información adjunta (por ejem- plo, producción o uso original). • En caso el objeto sea integrante del patrimonio cultural de la Nación, Número del Registro Nacional ante el Ministerio de Cultura (SINAR), la Biblioteca Nacional o el Archivo General de la Nación, según corresponda de acuerdo a la naturaleza del objeto. Información de descripción del objeto • Breve declaración del estado de conservación y de integridad (señalar los com- ponentes de los objetos que pueden representar una unidad) - Nota del estado y Nota del estado de integridad. Información de entrada de objetos • Número de entrada (a menos que se haya asignado un Número de referencia préstamo recibido). • Nombre y dirección completa del propietario actual: - Propietario actual (usar formato preestablecido para registrar el nombre). - Dirección. - Correo electrónico - Teléfono o celular • Nombre y dirección completos del depositante (si no es el propietario): 1. ENTRADA DE OBJETOS 53 - Depositante (usar formato preestablecido para registrar el nombre). - Dirección - Correo electrónico - Teléfono o celular • Fecha de entrada (usar un formato preestablecido). • Razón de entrada (usar lista predeterminada). • Método de entrada (usar lista predeterminada). • Requisitos del propietario (o depositante), incluyendo información detallada so- bre la devolución y confidencialidad de la información proporcionada - Requisitos del depositante. • Nota sobre el material de embalaje, si corresponde (podría ser una parte integral del objeto) - Nota de embalaje. • Fecha de entrega acordada (usar un formato preestablecido). • Firma del propietario (o depositante, según sea el caso). • Nombre y firma del receptor del objeto - Gestor de entradas (usar formato pre- establecido para registrar el nombre). • Información adicional importante - Nota de entrada. Puede incluir: - Detalles sobre el seguro (incluyendo una valorización previamente acordada). - Información de recolección de campo relevante (método, contexto, coordena- das, descubridor). - Advertencia de peligro (por ejemplo, químico, radioactivo). - Todo requisito legal o de licencias (por ejemplo, una licencia para portar armas de fuego). - Todo derecho asociado (por ejemplo, derechos de autor). Ver Gestión de derechos. - El precio de venta solicitado por el propietario si el objeto ha sido puesto en venta. - En caso el objeto sea integrante del patrimonio cultural de la Nación, copia de la carta que comunica el traslado y lugar de destino del objeto, dirigida al Ministerio de Cultura o la Biblioteca Nacional o el Archivo General de la Nación, según corresponda de acuerdo a la naturaleza del objeto. Verifique y anote el estado del objeto y cualquier riesgo asociado a este. Ir a Verificación del estado y evaluación técnica (y, ya que tomar fotografías es útil, luego ir a Reproducción) y volver a esta sección. En ocasiones, será necesario contar 54 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES con un reporte del estado más detallado y, a menudo con una evaluación de riesgos para las personas (por ejemplo, asbestos) u otros objetos (por ejemplo, plagas de in- sectos o esporas de moho). Los objetos que representen riesgos potenciales se po- drían poner en cuarentena. Ver Nota 4. Entregue (o envíe) una copia del registro de entrada al propietario. • Si el propietario está presente, explíquele los términos y condiciones para la re- cepción de los objetos que quedarán bajo el cuidado del museo (ver Nota 5), y obtenga su firma en señal de conformidad. Estos términos y condiciones quedan plasmados como parte del registro de entrada y deberán ser adaptados por cada organización, en función de sus políticas. • Entregue una copia del registro de entrada como recibo (por lo general, una hoja del formulario de entrada de objetos que se llena por triplicado). • Si se conoce al propietario, pero no está presente, envíele una copia del registro de entrada como recibo y solicítele que la devuelva firmada. Ver Nota 6. • Si se desconoce al propietario (por ejemplo, si los objetos llegan anónimamente) registre tantos detalles como sea posible, incluyendo fotografías. Incluya una nota indicando que el depositante no se hallaba disponible para verificar los detalles. 3. PROCESAMIENTO DE OBJETOS RECIÉN LLEGADOS Coloque una etiqueta temporal rotulada con el Número de entrada o el Número de referencia de préstamo recibido. Si se trata de un número pequeño de objetos que pueden ser manejados por el equi- po de cada organización, se procederá a colocar una etiqueta temporal a cada ob- jeto, de forma individual. Si el objeto está fraccionado o no se puede etiquetar con facilidad, colóquelo en un contenedor y etiquete el contenedor. Dadas las características de entrega de material procedente de excavaciones ar- queológicas, que en sí mismas, representan grandes cantidades, se puede manejar, de forma mínima, un sistema de rotulado a nivel de contenedor, no necesariamen- te del objeto. Sin embargo, este procedimiento se complementará con un inventario de las existencias que contiene en su interior y que incluya, además, un registro fo- tográfico. De ese modo, se garantiza la identificación de cada uno de los objetos de forma inequívoca. Registre la ubicación inicial de los objetos. 1. ENTRADA DE OBJETOS 55 Considere recuperar la información referente a la ubicación inicial del objeto dentro de la institución (zonas de cuarentena, oficinas, entre otros) para luego, actualizar su registro en función de los espacios de almacenaje que posee. Ir a Ubicación y control del movimiento y volver a esta sección. Si los objetos son adquisiciones planificadas o préstamos recibidos, volver al procedimiento relevante. Volver a los procesos vinculados que generaron el proceso de Entrada de objetos: • Adquisición y accesión. • Recepción de objetos en préstamo. Si los objetos llegan sin previo aviso y se ofrecen para adquisición, considere la oferta. Ir a Adquisición y accesión y evalúe si se desea adquirir los objetos o no. De todos modos, siga en ese proceso y complételo. Si un propietario deja los objetos para su identificación, proceda dentro del plazo acordado. Informe al propietario sobre el resultado y devuelva los objetos utilizando el Proceso de salida de objetos. Si los objetos llegan anónimamente, trátelos siguiendo la política de entrada de objetos del museo. Si se quisiera evaluar la adquisición de objetos dejados anónimamente, ir a Adquisición y accesión y complete ese proceso. Si no quiere adquirirlos, ir a Dar de baja a la colección y descartar y descarte los objetos de acuerdo con la política del museo. Guía de orientación Nota 1: Material de investigaciones arqueológicas u otros tipos de trabajo de campo Coordinar la recepción de archivos arqueológicos (por ejemplo, cuando los arqueó- logos han terminado de investigar el material excavado) u otros tipos de trabajos de campo (por ejemplo, expediciones de ciencias naturales) puede ser complica- do y se debe gestionar con años de anticipación a la llegada del material al museo. 56 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES Nota 2: Registros de entrada de objetos La información para la Entrada de objetos generalmente se gestiona en papel y no digitalmente, ya que requiere firmas y recibos. Los registros pueden ser: Formularios de entrada de objetos o actas de entrada Estos tienen impresos al reverso los términos y condiciones generales para el depó- sito. Los formularios se llenan por triplicado: • La primera hoja (blanca) del formulario debe archivarse inmediatamente en un «archivo de entrada», que se utilizará como registro maestro del museo. • La segunda hoja (rosada) de este formulario debe entregarse al depositante como recibo de los objetos. Esta parte del formulario se debe presentar cuando los ob- jetos se devuelvan al propietario/depositante. • La tercera hoja (azul) del formulario debe acompañar los objetos entregados. Los formularios o actas de entrada deben adaptarse a los requerimientos de cada institución. En ese sentido, la información a consignar puede ser flexible pero siempre considerando los requerimientos mínimos y respondiendo a la política de colecciones. Archivo de entrada de objetos El archivo de entrada de objetos contiene las hojas maestras con información de los objetos depositados; cada hoja se archiva en orden numérico, sin dejar espacios en la secuencia numérica. El archivo de entrada de objetos es un archivo importante y debe guardarse en un lugar seguro. El archivo debe proporcionar información clara sobre los objetos que ingresaron al museo y todo lo que pasó con ellos. Libro de ingresos y salidas Algunas organizaciones usan un libro, conocido como «libro de ingresos y salidas» o «libro de entrada», que por lo general registra la fecha, el objeto, el nombre y la di- rección del depositante, además de la firma del propietario o depositante. (Tenga en cuenta que el libro de ingresos y salidas no es un registro de accesión, el cual se uti- liza para registrar formalmente las adquisiciones que forman parte de las coleccio- nes permanentes.) Usar solo un libro de ingresos y salidas para registrar la entrada de objetos no cumple con los estándares, ya que no permite entregar un recibo al depositante ni contiene los términos y condiciones del depósito. Si utiliza un libro de ingresos y salidas para 1. ENTRADA DE OBJETOS 57 gestionar el Proceso de entrada de objetos, deberá usarlo junto con el formulario de entrada de objetos que se llena por triplicado, que incluye la hoja que se entrega al depositante como recibo. En este sentido se incluyen los libros de ingresos que se alimentan durante los pro- yectos arqueológicos. Este tipo de registro cumple un papel importante dado que es el primer control del material excavado. Funciona como una especie de inventario en origen y consolida la información de todo el material procedente de las excavaciones, antes de ser trasladadas al gabinete para su investigación. Nota 3: Ingreso de grandes lotes de objetos Si no se puede contar el número de objetos depositados, como en el caso de una gran cantidad de fragmentos de cerámica, describa la forma cómo se realiza el depósito de manera apropiada y práctica (por ejemplo, 2 cajas). En este caso, sería apropia- do asignarle números a los lotes de objetos y no a los objetos de manera individual. También se deberán considerar los distintos niveles de registro adecuados; es posi- ble que solo sea necesaria y posible de realizar, una lista resumida y no una detallada con cada espécimen. Nota 4: Verificación del estado Es de particular importancia verificar el estado del objeto al momento de depositarlo. Esto determinará el estado original del objeto en caso de que el propietario presente algún reclamo o demanda. El reporte del estado se debe adecuar a las circunstancias. Anote brevemente el esta- do según sea necesario (por ejemplo, pequeña grieta en la base, mancha en la parte posterior). Fotografíe el objeto cuando sea posible. En algunos casos, podría necesi- tarse un reporte del estado más detallado. En caso sea necesario, también debe realizarse una evaluación de riesgos. Esta debe considerar los riesgos para las personas (por ejemplo, materiales peligrosos como el asbesto) y para otros objetos (por ejemplo, infestación de plagas). En particular, los objetos que contengan material orgánico deben llevarse directamente a un área de- signada para cuarentena. Esta área debe estar aislada físicamente de los depósitos de colecciones y galerías de exposición. Los objetos en cuarentena deben revisarse periódicamente para detectar cualquier señal de infestación, especialmente a lo lar- go de los meses que puede tomar que insectos adultos emerjan de algunas larvas. Los objetos infestados deben aislarse colocándolos en bolsas con etiquetas que in- diquen claramente que contienen plagas activas, y se deben tratar lo antes posible. Solo deben aceptarse objetos sin examinar si requiriesen un especialista para ser desembalados. En esos casos, el recibo debería señalar que los objetos recibidos no fueron examinados. 58 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES A raíz de la emergencia sanitaria originada por el COVID-19, los protocolos de entrada de objetos se han modificado. Cuando se sospecha que determinado objeto podría tener contaminación del virus en su superficie, se le coloca en una zona de aislamiento por un periodo que va entre 7 y 15 días a fin de proteger la salud de los profesionales, imposibilitando la verificación física. En este contexto, se debe consignar en el recibo que los objetos fueron recibidos y no fueron examinados. Luego del periodo de ais- lamiento, recién se retirará el embalaje y se procederá con la revisión de la condición del objeto. Se sugiere contar con la presencia del propietario o su representante. De no ser posible, se remitirá el informe detallado acompañado de registro fotográfico. Si se trata de lotes grandes como: entrega de instalaciones de creación contemporá- nea, material de proyectos arqueológicos u otros, la verificación del estado de con- servación se realizará de forma breve y concisa, apoyándose en todo momento de registro fotográfico que sirva de sustento ante cualquier reclamo posterior. En esa misma línea, dado que resulta complicado generar una ficha de conservación durante el momento de la entrega, se propone tomar anotaciones precisas de daños pre existentes. También se puede recuperar información elaborada con anterioridad por otros profesionales que actúan como depositantes -a modo de referencia-. Nota 5: Términos y condiciones Los términos y condiciones para objetos depositados son de particular importancia. Deberían incluir lo siguiente: • Una declaración del deber de cuidado y la responsabilidad que asume el museo. • Una exención de responsabilidad jurídica. • Una declaración de derecho a descartar objetos no recogidos dentro del plazo acordado. • Una exención sobre las opiniones que se tengan en relación con los objetos. • El derecho de abstenerse de brindar valorizaciones. • Una declaración sobre el estatus de propiedad actual de los objetos en el caso de una propuesta de adquisición. • En todos los casos, un cronograma para cada una de las acciones. Consultar siempre al asesor legal del museo cuando establezca los términos y con- diciones de un depósito o cuando exista alguna duda respecto a la propiedad o el estatus legal de un objeto. 1. ENTRADA DE OBJETOS 59 Nota 6: Cuando el depositante no es el propietario Si el depositante no es el propietario del objeto, y en especial cuando lo ofrece en venta o en donación, el depositante debe firmar para confirmar que tiene facultades para ofrecer el objeto. El método recomendado para realizar esto sería una decla- ración firmada del propietario confirmando que el depositante está actuando en su nombre. Es importante que el propietario pueda ser contactado en caso el museo desee adquirir los objetos posteriormente. Si se trata de objetos integrantes del patrimonio cultural de la Nación (como obje- tos de las épocas prehispánica, virreinal o republicana) se recomienda consultar el Registro Nacional del Ministerio de Cultura (SINAR), o de la Biblioteca Nacional o del Archivo General de la Nación, según corresponda de acuerdo a la naturaleza del ob- jeto. Véase proceso vinculado Adquisición y accesión. Foto: Museo Pachamac 60 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES 1. PREPARACIÓN PARA LA ENTRADA DE OBJETOS Procedimientos: Prepararse para la llegada de los objetos al museo Adquisición y Accesión Recepción de objetos en préstamo Comunicación Almacenaje Consultar Nota 1 ¿Necesita coordinar el transporte del objeto? Sí Procedimiento: Ubicación y control del movimiento No ¿Necesita actualizar la cobertura del seguro? Sí Procedimiento: Seguro e indemnización 2. CREACIÓN DE UN REGISTRO DE ENTRADA Y UN RECIBO Ingreso del objeto propiamente dicho Registrar los objetos apenas lleguen Consultar Nota 2 y 3 Formulario: Entrada de objetos 9HULŶTXH\DQRWHHOHVWDGRGHOREMHWR Procedimientos: y cualquier riesgo asociado a este 9HULŴFDFLijQGHOHVWDGR\HYDOXDFLijQWĈFQLFD Reproducción Consultar Nota 4 Entregue (o envíe) una copia del Consultar Nota 5 y 6 registro de entrada al propietario 3. PROCESAMIENTO DE OBJETOS RECIÉN LLEGADOS Coloque una etiqueta temporal rotulada con el Número de entrada o el número de referencia de préstamo recibido Registre la ubicación inicial de los objetos Procedimiento: Ubicación y control del movimiento 6LORVREMHWRVVRQDGTXLVLFLRQHVSODQLŶFD- Procedimientos: das o préstamos recibidos, volver al Adquisición y Accesión procedimiento relevante Recepción de objetos en préstamo Si los objetos llegan sin previo aviso y se Procedimiento: ofrecen para adquisición, considere la oferta Adquisición y accesión Si un propietario deja los objetos para su Procedimiento: LGHQWLŶFDFLijQSURFHGDGHQWURGHOSOD]RDFRUGDGR Proceso de salida de objetos Si los objetos llegan anónimamente, Procedimientos: trátelos siguiendo la política de entrada Adquisición y Accesión de objetos del museo Dar de baja la colección y descartar 1. ENTRADA DE OBJETOS 61 2. ADQUISICIÓN Depósito de la Colección del Museo de Arte de Lima. 2020. Foto: Daniel Giannoni. Archivo Institucional. Museo de Arte de Lima 62 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES ¿QUÉ ES LA ACCESIÓN? La accesión tiene un significado muy específico: implica responsabilidades éticas de preservar objetos a largo plazo y no se debe realizar sin una reflexión cuidadosa en función de la política de colección establecida. Además, es el compromiso formal de la institución de cuidar los objetos a largo plazo, de conservarlos, de exhibirlos, inves- tigarlos y difundirlos. Desde el punto de vista netamente legal la adquisición implica supone que el propietario original «transfiera el título de propiedad», en sentido am- plio, de un objeto al museo. Al final de este procedimiento, se tendrá una constancia de la titularidad y se le asignará un número o código único a cada objeto permitiendo que se vincule con la información recabada sobre éste. En este procedimiento se asume que la mayoría de los objetos que se adquieren se- rán accesionados. Sin embargo, el museo puede adquirir objetos para otros fines, como para usarlos en actividades de libre manipulación o como accesorios de exhibición. En ese caso, use parte de este procedimiento, pero no accesione los objetos formalmente. En ocasio- nes, se pueden accesionar objetos que ya tienen y que se han vuelto significativos con el paso del tiempo (por ejemplo, vitrinas victorianas). Si bien este es un término que tiene un significado diferente respecto a la adquisi- ción, en la práctica puede utilizarse el término adquisición como sinónimo, aunque los estándares en lo que se basa este documento haga una distinción entre am- bos, producto del vocabulario en inglés. Por otro lado, los términos de propiedad se pueden utilizar en un sentido amplio, debido a que el patrimonio es propiedad del Estado peruano. ¿QUÉ ES LA ADQUISICIÓN DE OBJETOS? Adquisición se denomina aquella política o conjunto de procedimientos para adquirir objetos. Es asumir la propiedad legal de los objetos con la intención (no en todos los casos) de incorporarlos a la colección permanente del museo mediante el proceso de accesión, y debería ser parte de una política de formación de colecciones más amplia que también considerará la disposición de los objetos. ¿CUÁL ES EL PROCESO PARA ADQUIRIR OBJETOS? Una vez se opte por una política determinada, se deberían considerar estas preguntas: • ¿Qué tipo de objetos se podría adquirir y por qué motivos? 2. ADQUISICIÓN 63 • ¿Qué cuestiones legales y éticas se deben considerar antes de adquirir objetos? • ¿Quién puede autorizar las adquisiciones en general y en particular, en el caso de la colección accesionada? • ¿Cuáles son los términos y condiciones habituales que tiene el museo para ad- quirir objetos? • ¿Qué pasos seguirá para verificar la procedencia de las adquisiciones potenciales? • ¿Cómo calculará los gastos corrientes de adquisiciones potenciales? (Por ejem- plo, almacenamiento adicional y condiciones especiales del mismo). • ¿Cómo determinará quién es propietario de los derechos asociados (como en el caso de los derechos de autor) y cuál es la política del museo para adquirir di- chos derechos? • ¿Cuáles son los formatos que tiene el museo para numerar accesiones nuevas? ¿Cuáles son los métodos preferidos del museo para etiquetar y rotular distintos tipos de objetos? • Por lo general, ¿cuánto tiempo toma completar el proceso de accesión? Además un museo debe tener un procedimiento escrito que establezca los pasos que debe seguir para adquirir objetos El proceso sugerido es un punto de referencia, su implementación depende de cada museo siguiendo los siguientes requisitos mínimos: Copa Lambayeque. Código: ML100755. Museo Larco. Lima - Perú Foto: Museo Larco 64 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES REQUISITO MÍNIMO ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE? Su actividad de formación de colecciones es Solo adquiere objetos en conformidad ética y cumple con la misión de su museo. con su política establecida y con las leyes, tratados y códigos deontológicos aplicables. Los objetos no se adquieren a voluntad de las personas. T iene evidencia escrita de que los Puede probar la propiedad legal de sus propietarios legítimos de los objetos colecciones. El museo no adquiere reliquias adquiridos han transferido el título de cuya propiedad pueda generar disputas propiedad a su museo. dentro de una familia. Los donantes comprenden que los objetos que han donado no siempre se podrán La institución se encarga de informar a los exhibir o se podrían descartar en el futuro. donantes acerca de los términos en que son aceptados sus donaciones o legados. El museo minimiza el riesgo de dañar su reputación si los donantes o sus herederos se sienten descontentos en el futuro. Asigna un número único a cada objeto accesionado y lo utiliza para etiquetarlo o Se puede vincular cada objeto físico con la rotularlo de forma segura. información que se tenga sobre este. El museo cuenta con toda la documentación posible respecto a la procedencia de sus colecciones. Mantiene la información relevante acerca de la adquisición de los objetos accesible, Se pueden consultar los documentos a través de sus números únicos. originales en caso de cualquier problema que surja en el futuro; por ejemplo, que los herederos de un donante piensen que una donación fue sólo en préstamo. El museo tiene un registro formal de su colección accesionada. Tiene un registro a prueba de alteraciones de todos los objetos accesionados, al que Sería improbable que un ladrón en el interior se accede a través de sus números únicos. de un museo pueda cubrir sus huellas eliminando todos los registros sobre la existencia de un objeto. El museo no pierde información importante La institución destina esfuerzos para disponer en casos de incendios o desastres similares. de un respaldo, una copia de seguridad El museo tiene un nivel de seguridad actualizada de todas las fichas de accesión adicional para evitar que cualquier persona de la colección. altere las fichas principales de accesión a las colecciones. 2. ADQUISICIÓN 65 PROCEDIMIENTO SUGERIDO 1. Evaluación de potenciales adquisiciones Justificar la propuesta de adquisición Por lo general la justificación debe hacerse por escrito, siguiendo la política de ad- quisición del museo. En algunas circunstancias, es posible que sea necesario realizar una investigación de debida diligencia en asuntos legales y éticos, o aclarar los dere- chos de propiedad intelectual asociados con una adquisición propuesta. Guarde una copia de la propuesta de adquisición y anote dónde está para que cualquier funcio- nario del museo pueda encontrarla en el futuro. Evalúe la propuesta Siga el procedimiento y las directrices establecidas en la política de adquisición del museo. Ver también la Nota 1 para obtener orientación adicional. Guarde una copia de la evaluación formal del museo (por ejemplo, las actas relevantes de la reunión del Directorio) y anote dónde está para que cualquier funcionario del museo pueda en- contrarla en el futuro (con una referencia cruzada a los números de los objetos que se adquieran). En caso el objeto sea de la época prehispánica, virreinal o republicana, la Ley N° 28296 exige al vendedor comunicarla previamente al organismo competente, bajo sanción de nulidad, independientemente que sea a título oneroso o a título gratuito. En el primer caso, además, el Estado tiene derecho de preferencia en la adquisición. Adicionalmente, el vendedor requerirá la autorización del organismo competente en caso la transferencia implique el desmembramiento de una colección o conjunto de bienes que tengan vinculación entre sí. Por su parte, el comprador debe cumplir los trámites establecidos y acreditar la validez de su adquisición, bajo sanción de nulidad de la transferencia. Dichos procesos deben admitirse como parte de la evaluación de la propuesta de adquisición. En esa misma línea, se sugiere que las obras materia de adquisición se encuentren inscritas en el Registro Nacional del Ministerio de Cultura (SINAR), o de la Biblioteca Nacional o del Archivo General de la Nación, según corresponda de acuerdo a la na- turaleza del objeto, ya que a través de este registro quedan establecidos formalmente los datos técnicos de las obras pero también la documentación histórica que eviden- cia la titularidad previa. Si bien la ley N° 28296 contempla la transferencia a título oneroso y a título gratui- to, en el primer caso, el Estado tiene preferencia por lo que debe notificarse a la ins- tancia competente. Dicho proceso debe admitirse como parte de la evaluación de la propuesta de adquisición. 66 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES Informar debidamente y por escrito al propietario si se desiste de la adquisición de los objetos y proceder a devolverlos si ya están en el museo. Esta respuesta debe indicar las razones por las que no se aceptó la oferta, sustentándose en la política de adquisición. 2. Obtención de título de propiedad y registro de derechos de autor Obtenga el título de propiedad y la evidencia escrita de la titularidad de los objetos Ver la Nota 2 para obtener orientación sobre el tipo de registro de adquisición que debería llevar. La evidencia del título de propiedad de los objetos debería incluir los siguientes documentos: • Una referencia a la naturaleza legal del órgano y/o entidad que va a adquirir el objeto. • El nombre y la dirección del anterior propietario del objeto y de cualquier agen- te o intermediario. Se requiere también registrar su documento de identificación, sea persona natural o jurídica. En este último caso, se debe añadir los poderes vigentes que lo acreditan como tal y los estatutos de la entidad. • Una descripción breve del objeto. • Un documento escrito que certifique la transferencia del título de propiedad y/o posesión a favor de su institución. • El método de adquisición. Ver la Nota 3 para conocer qué documentación adicional se recomienda obtener en el caso de legados, colecciones de trabajo de campo, donaciones, compras, in- tercambios y bienes patrimoniales. Ver la Nota 4 para obtener consejos sobre cómo proceder en el caso de encontrar los objetos sin numeración (por ejemplo, durante el Proceso de inventario). Todos los documentos originales que acrediten el título de propiedad deberían con- servarse en un área segura y a prueba de fuego, ya que son parte esencial de la colección y debe guardarse a largo plazo. Se puede además considerar un almace- namiento de tipo digital. Ir a Planificación de la documentación. Registre la Ubicación de la documentación sustentatoria en los registros de objetos pertinentes para que cualquier funcionario del museo pueda encontrarlos en el futuro. Registre los derechos de autor u otros derechos asociados si se conocen 2. ADQUISICIÓN 67 Si aún no se ha hecho, cuando sea pertinente y de ser posible, se debe establecer y registrar al titular de los derechos de autor y otros derechos asociados a las nuevas adquisiciones. Ir a Gestión de derechos. 3. Recepción de objetos que aún no están en el museo Planifique la llegada de los objetos Algunos aspectos a tener en cuenta son: el lugar donde se almacenará el objeto y quién estará a cargo de llevar a cabo el proceso de adquisición. Ir a Entrada de objetos. 4. Procesamiento de adquisiciones nuevas Etiquete o rotule cada objeto o conjunto de objetos con un número único. Foto: Gabriela Bertone 68 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES Su política debería especificar el formato para los números de objeto. Si procede, el número de los objetos no accesionados (por ejemplo, en las colecciones de manipu- lación libre) debería tener un formato distinto al de los objetos accesionados. Se le podría asignar el mismo número raíz a las partes de un mismo objeto, pero con una extensión única añadida a cada objeto. Cuando una gran cantidad de objetos simila- res se almacena en un contenedor seguro, se podría numerar el contenedor, contar su contenido y registrar la cantidad total de objetos, cuentas en una caja, una caja con fragmentos o una bandeja con insectos). El método usado para etiquetar y rotular un objeto, o conjunto de objetos, depen- derá del material del que esté hecho y de su estado. Por lo general, se deberían ro- tular los objetos en físico. Cuando esto no es posible, se deberían colocar etiquetas de forma segura. En general, las técnicas de etiquetado y rotulado no deberían dañar al objeto, pero esto no siempre es posible (por ejemplo, en el caso de objetos más grandes). En ocasiones, la durabilidad es más importante que la reversibilidad. Si hubiera dudas, busque el asesoramiento especializado de un conservador. El museo debe elaborar reglas escritas de dónde colocar las etiquetas o rótulos. Registre la información inicial sobre la adquisición y los objetos adquiridos. Registre la siguiente información para cada objeto o conjunto de objetos, identifica- do por su número de objeto: Información de identificación del objeto • El Número de objeto. • La Cantidad de objetos adquiridos que están asociados al Número de objeto. • El tipo de objeto - Nombre del objeto (usar lista predeterminada). • Cualquier Título de propiedad del objeto. • Una Descripción breve que contenga información suficiente para poder identifi- car cada objeto, o conjunto de objetos, y cualquier parte numerada independien- temente. La descripción debe lo suficientemente precisa para poder identificarlo si es que no tienen un número de objeto (incluyendo, por ejemplo, un nombre simple, medidas). • Cualquier Otro número u Otro tipo de código (por ejemplo, un formato asignado por otra organización antes de la adquisición del objeto). 2. ADQUISICIÓN 69 Información de adquisición • El método de adquisición - Método de adquisición (usar lista predeterminada). • Nombre e información de contacto de la fuente de adquisición (donante o proveedor): - Fuente de adquisición (usar formato preestablecido para registrar el nombre). - Dirección. • La fecha de adquisición - Fecha de adquisición (usar un formato preestablecido). • El número del formulario de entrada (si está disponible) - Número de entrada. • El número del formulario de transferencia de título, si se trata de un documento dis- tinto al formulario de entrada - Número de transferencia del título de propiedad. • Cualquier condición pertinente (o referencia a cualquier condición) al momento de la adquisición - Condiciones de adquisición y Condiciones de la fuente de financiamiento de la adquisición. • El motivo de la adquisición - Razón de la adquisición (usar lista predeterminada). • Toda información adicional sobre la adquisición del objeto - Nota de adquisición. • La valorización del objeto materia de la adquisición. En casos de donación se in- cluirá el informe elaborado por un especialista externo. Registre cualquier otra información relevante sobre la adquisición, incluyendo: Historial del objeto e información de asociaciones • El historial del objeto, o conjunto de objetos - Nota de historial del objeto. Información sobre el uso del objeto • El reconocimiento que se debería utilizar cuando se exhibe y publique la adqui- sición - Créditos. • Cualquier información sobre las restricciones de uso del objeto o conjunto de objetos (por ejemplo, no podrá prestarse, solo el personal tendrá acceso, acceso denegado para investigadores externos): • Restricción de uso (usar lista predeterminada). • La fecha a partir de la cual aplica la restricción - Fecha de restricción de uso (usar un formato preestablecido). 70 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES • Cualquier otra información sobre la restricción - Nota de restricción de uso. Información sobre la contribución del propietario del objeto • Toda información contextual adicional recibida directamente de la fuente de ad- quisición - Experiencia personal del propietario. Intente anotar toda la información disponible asociada a cada objeto, o conjunto de objetos, al momento de recoger los objetos, en especial cuando estos se retiran de su contexto. Si los objetos fueron una donación, envíe un cargo de recepción al donante. Incluya los números de objeto y la información relevante para poder acceder a los objetos en el futuro. 5. Accesionar adquisiciones nuevas Si los objetos se incorporarán a la colección accesionada, elabore un registro formal a prueba de alteraciones indicando que los objetos se han accesionado. Para los objetos adquiridos que formarán parte de su colección accesionada, este será un archivo de registro de la accesión Ver la Nota 2 para obtener información sobre el formato que podría tener este registro. Si utiliza una ficha de accesión tradicional, ingrese una parte de la información que registró para la adquisición: • Número de entrada. • Número de objeto. • Fecha de adquisición. • De quién fue adquirido. • Información descriptiva básica, incluyendo: - Nombre del objeto. - Título de propiedad (si procede). - Descripción breve. - Cualquier otra información histórica importante sobre el objeto o conjunto de objetos. • Cualquier otra nota relevante. 2. ADQUISICIÓN 71 GUÍA DE ORIENTACIÓN Nota 1: Evaluación de las adquisiciones propuestas Como se señaló anteriormente, preparar una propuesta de adquisición de obje- tos podría implicar una investigación de debida diligencia para asuntos jurídicos y éticos, o una aclaración sobre el estatus de los derechos de propiedad intelec- tual conexos. No adquiera objetos si tiene dudas sobre los derechos de propiedad del vendedor o donante, o si tiene alguna otra preocupación legal o ética. No está obligado a acep- tar ofertas o legados, y el donante debería entender claramente los términos por los que se aceptan colecciones. Cuando le ofrecen colecciones, el museo debería reservarse el derecho de sacar los artículos que no desea para su colección accesionada. Se debería registrar una nota sobre todo el conjunto de objetos (por ejemplo, en el formulario de entrada) antes de que ocurra alguna depuración. Sin embargo, si le ofrecen una colección que con- siste de un archivo, o cuya importancia la atribuya la colección en sí misma (y no en los objetos que la componen), esta no debería dividirse o depurarse sin examinarla cuidadosamente. Como parte del proceso de evaluación, debería evaluar los objetos para asegurarse que no suponga riesgos para la salud y la seguridad. Los objetos que se aceptan en lugar de impuestos están sujetos a los requisitos es- pecíficos que se detallan en el esquema de directrices oficial. Por los demás, evite adquirir objetos con términos y condiciones (por ejemplo, que se deberían exhibir de forma permanente). En caso de dudas, consulte al asesor legal. Nota 2: Fichas de accesión La seguridad de las fichas de accesión Las fichas de accesión deben actualizarse y se deben respaldar usando métodos auditables, a prueba de cambios a futuro y por métodos seguros, ya sean medios físicos o digitales. El acceso a los registros debería ser controlado. Además, debería contar con un registro permanente y a prueba de alteraciones de todos los cam- bios. Si las fichas de accesión del museo son totalmente digitales, debería ser su- mamente cuidadoso y asegurarse de protegerlas contra alteraciones y el riesgo de perder información, a medida que los formatos y la tecnología se vuelven obsoletos. Los duplicados de las fichas de accesión también deberían conservarse y guardar- se en una ubicación alternativa (idealmente, en otro museo u organización similar). 72 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES Debería hacerse una copia de los registros de accesión periódicamente, y guardarse en un lugar seguro, para evitar que se altere la información. Registros de accesión Si el museo utiliza fichas de accesión de colección tradicionales, estas deberían en- cuadernarse en papel, con las páginas numeradas. Estas deberían llenarse usando tinta indeleble, siguiendo el orden de los números de accesión. Formularios de entrada de objetos Los formularios de entrada de objetos deben teneruna sección para la transferencia de títulos de propiedad. Esto quiere decir que, si procede, el formulario de entrada podría utilizarse para iniciar el proceso de transferencia de título. Formularios de transferencia de título de propiedad o contratos El uso de contratos está muy extendido en el sector cultural peruano y cumple las mismas funciones que el formulario de transferencia de título de propiedad. Si se opta por el primer tipo de documentos, las organizaciones culturales deben considerar los requerimientos sugeridos por esta guia ¿? (Véase Obtención de título de propiedad y registro de derechos de autor). Los formularios de transferencia de título de propiedad son un medio útil para regis- trar información adicional sobre la transferencia del mismo y confirmar esta transfe- rencia con el propietario. No siempre será necesario usar formularios individuales de transferencia de título de propiedad. Por ello, el museo decidirá si los necesita o no. Foto: Museo de Sitio Chan Chan. 2. ADQUISICIÓN 73 Pueden ser de utilidad por las siguientes razones: • Para elaborar una lista detallada de los objetos que se van a adquirir. Porque, en ocasiones, no es posible realizar este procedimiento en formularios de entrada de objetos. • Porque se puede guardar un formulario individual de transferencia de título de propiedad en el archivo de historial del objeto, para facilitar así su consulta. • Para aclararle al donante que se realizará la transferencia de título de propiedad, en especial cuando se adquieran objetos muy valiosos o significativos. • Para evidenciar las condiciones y responsabilidades asumidas por las partes. • En caso que quien firmara el formulario de entrada de objeto no fuera el propietario. Nota 3: Evidencia adicional de título de propiedad Dependiendo del método de adquisición, obtenga la siguiente documentación adicional: Legados • Copia certificada del testamento, de ser posible. • Una copia del testamento protocolarizado. Foto: Museo de Arte de Lima 74 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES Colección de campo • Una referencia al sitio de colección e información adicional de colección de cam- po (por ejemplo, referencia de cuadrícula, código del sitio). • Evidencia del derecho de título de propiedad según corresponda. • Evidencia de justificación interna y externa para la colección. • Prueba de que la colección es legal. • Evidencia de responsabilidades externas (por ejemplo, memorandos de entendi- miento con terceros). • Evidencia de cumplimiento con la CITES (Convención sobre el Comercio Internacional de Especies Amenazadas de Fauna y Flora Silvestres de «Washington») junto con permisos de exportación e importación cuando proceda. Donaciones • La oferta de un objeto firmada por el donante, incluyendo todo término especifi- cado - aunque no se aconseja aceptar donaciones con condiciones. • La confirmación firmada de recepción del objeto por parte del museo, incluyen- do todos los términos acordados. • El nombre del donante debería usarse como referencia para tener acceso a toda la información respecto a sus donaciones y mantener actualizada su infor- mación de contacto. Compras • Una declaración firmada por los proveedores indicando que son los propietarios legales. • Una declaración firmada indicando la procedencia del objeto (si se conoce). • La factura y el recibo originales indicando los bienes comprados. • Los detalles y condiciones de cualquier ayuda de subvención recibida para la compra. Intercambio • La transferencia de título de propiedad que fue recibido por un intercambio no monetario. 2. ADQUISICIÓN 75 Patrimonio nacional • Un registro de la investigación del patrimonio nacional, incluyendo cualquier re- porte pericial presentado como evidencia. Nota 4: Objetos sin número encontrados en su museo Solo podrá accesionar a los objetos que se encuentran en el museo sin número o procedencia, por ejemplo durante una auditoría o inventario, si está seguro de que son de propiedad del museo y son necesarios. Debería hacerse todo lo posible para rastrear el origen de dichos objetos, incluyendo todas las fuentes externas posibles y registros internos (por ejemplo, registros de entrada, correspondencia y archivos de préstamos). Además debería conciliarlos con los registros existentes. Igualmente se puede consultar con el personal más antiguo de la institución que pudo haber estado involucrado con la entrada de dicho objeto. En estos casos, documente y conserve toda la información sobre el hallazgo y cualquier accesión posterior. Esto permitirá contar con una pista de auditoría para ser seguida en caso de cualquier reclamo/de- manda posterior en relación al objeto. 76 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES 1. EVALUACIÓN DE POTENCIALES ADQUISICIONES -XVWLŶFDUODSURSXHVWDGHDGTXLVLFLijQ (YDOŘHODSURSXHVWD &RQVXOWDUNota 1 2. OBTENCIÓN DE TÍTULO DE PROPIEDAD Y REGISTRO DE DERECHOS DE AUTOR 2EWHQJDHOWğWXORGHSURSLHGDG\HYLGHQFLD HVFULWDGHODWLWXODULGDGGHORVREMHWRV &RQVXOWDUNota 2, 3 y 4 3URFHGLPLHQWRV 3ODQLŴFDFLijQGHODGRFXPHQWDFLijQ 8ELFDFLijQGHODGRFXPHQWDFLijQ 5HJLVWUHORVGHUHFKRVGHDXWRUXRWURV 3URFHGLPLHQWR GHUHFKRVDVRFLDGRVVLVHFRQRFHQ Gestión de derechos 3. RECEPCIÓN DE OBJETOS QUE AÚN NO ESTÁN EN EL MUSEO 3ODQLŶTXHODOOHJDGDGHORVREMHWRV 3URFHGLPLHQWR Entrada de objetos )RUPXODULR Entrada de objetos 4. PROCESAMIENTO DE ADQUISICIONES NUEVAS (WLTXHWHRURWXOHFDGDREMHWRRXQ FRQMXQWRGHREMHWRVFRQXQQŘPHURŘQLFR 5HJLVWUHODLQIRUPDFLijQLQLFLDOVREUHOD )RUPXODULR DGTXLVLFLijQ\ORVREMHWRVDGTXLULGRV $GTXLVLFLijQGHREMHWRV ȼ/RVREMHWRVIXHURQXQDGRQDFLijQ" 6ğ (QYğHXQFDUJRGHUHFHSFLijQDOGRQDQWH 5. ACCESIONAR ADQUISICIONES NUEVAS 6LORVREMHWRVVHLQFRUSRUDUêQDODFROHFFLijQ DFFHVLRQDGDHODERUHXQUHJLVWURIRUPDODSUXHED GHDOWHUDFLRQHVLQGLFDQGRTXHORVREMHWRVVHKDQ &RQVXOWDUNota 5 DFFHVLRQDGR 2. ADQUISICIÓN 77 3. UBICACIÓN Y CONTROL DE MOVIMIENTO Depósito Principal del Museo Pedro de Osma Foto: Museo Pedro de Osma 78 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES ¿QUÉ ES REGISTRO DE UBICACIÓN Y CONTROL DE MOVIMIENTO? Este concepto significa tener un registro preciso del lugar donde se podrá encontrar todos los objetos a cuidado del museo y actualizar la ubicación de un objeto cada vez que se mueve. Además de registrar el movimiento de entrada y salida de los objetos del museo, también se deberá hacer un seguimiento al movimiento de los contene- dores de los objetos dentro del propio museo, de forma mínima. ¿POR QUÉ LO USAMOS? Porque el seguimiento escrupuloso de este procedimiento mantendrá los registros de ubicación actualizados, por lo menos, a nivel de contenedor. Esto es clave para asu- mir la responsabilidad sobre sus colecciones. En teoría, el sistema también registrará los lugares donde se ubicaron los objetos anteriormente. Esta información es útil si por ejemplo, se observan daños por plagas o algún otro cambio en el estado de los objetos y se necesita determinar los posibles agentes de deterioro. En muchos casos, el movimiento de los objetos de museos puede ser muy complejo, sobre todo cuando se transportan a través de las fronteras internacionales, y se po- dría necesitar asesoramiento especializado. ¿CÓMO LA USAMOS? Logrando un sistema acordado para nombrar todos los pabellones, y las salas dentro de estos, donde podrían encontrarse sus contenedores (por ejemplo, almacenes, ga- lerías y laboratorios de conservación). Este procedimiento también registra las con- diciones ambientales que deben tener estos espacios, así podrá asegurarse de que son adecuadas para los objetos que se conservan allí. Dentro de cada espacio, se debe poder registrar la ubicación exacta de cada con- tenedor con precisión (por ejemplo, cajas específicas, estantes, cajones y vitrinas), dando prioridad a las piezas expuestas. PUNTO IMPORTANTE PARA EL PASO Debe existir una política para el movimiento de los objetos dentro del museo y para registrar la ubicación de los contenedores, de forma mínima, ya sea en el museo o en otro lugar. Esta puede estar en un documento independiente o ser parte de una política de gestión de colecciones más amplia. 3. UBICACIÓN Y CONTROL DE MOVIMIENTO 79 En cualquier caso, cuando opte por una política, es muy probable que deba consi- derar estas preguntas: • ¿Cómo se logrará que los registros de ubicación de objetos o contenedor se ac- tualicen permanentemente? • ¿Cómo auditará esto? • ¿Hay ocasiones en las que algún contenedor se moverá de lugar temporalmente sin actualizar su registro de ubicación? • ¿Cómo se logrará que los registros de ubicación y movimiento tengan un nivel de seguridad y confidencialidad adecuado? • ¿Cómo se garantizará que los contenedores no se moverán a lugares inadecuados? • ¿Quién podrá ver y editar los registros de ubicación y movimiento? • ¿Quién podrá solicitar y aprobar el movimiento de los objetos o contenedores dentro del museo? • ¿Quién podrá mover el lugar de los objetos o contenedores dentro del museo? • ¿Existen restricciones respecto al horario para mover el lugar de los objetos o contenedores (por ejemplo, no cuando haya visitantes en el museo)? • ¿Cuándo se utilizará los medios de transporte del museo y cuándo se recurrirá a terceros especializados? • ¿Cuándo será necesario que un correo acompañe los objetos durante su transporte? • ¿Qué estándares de cuidado se aplicará durante el transporte de los objetos? Además, ¿Habrá ocasiones en las que estos puedan variar? • ¿Quién asume los gastos de transporte en las distintas situaciones (por ejemplo, en el caso de préstamos, en los que el prestador generalmente asume el pago)? También se debe tener un procedimiento escrito que explique los pasos a seguir para mover contendores. El proceso sugerido es un punto de referencia, su imple- mentación depende de cada museo siguiendo los siguientes requisitos mínimos: 80 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES REQUISITO MÍNIMO ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE? Se puede identificar la ubicación específica de un contenedor, de forma mínima, o la de Dispone de un sistema donde registra un objeto en exposición de forma rápida y todas las ubicaciones donde se exhiben o sencilla. almacenan los objetos, o contenedores de objetos, dentro de la institución. Se puede identificar ubicaciones que no brindan condiciones estables para cierto tipo de contenedores. Tiene las evidencias necesarias para supervisar si se cumplen con las Se puede determinar, de antemano, los condiciones ambientales apropiadas para posibles agentes de deterioro. los objetos. Se sabe dónde está cada contenedor en Registra todos los cambios de lugar de un todo momento. objeto o, como mínimo, de un contenedor de varios objetos, incluyendo la fecha No se p ierde t iempo buscando del movimiento, y modifica el registro de contenedores que se han movido de lugar ubicación según la política de la institución. pero cuya ubicación no ha sido actualizada en los registros de ubicación. Puede acceder a la información de ubicación mediante el código del objeto o Se sabe qué contenedores se encuentran del contenedor y el código de ubicación. en cada uno de los almacenes. En paralelo, puede precisar la ubicación También se sabe dónde está cada objeto de un objeto recurriendo a la lista de exhibido, en todo momento. componentes de cada contenedor. Las personas mencionadas serán Registra quién es la persona que mueve responsables por el movimiento de los los objetos o los contenedores de objetos contenedores. y, de ser necesario, quién autorizó esos movimientos. Los contenedores no se mueven sin autorización. Puede elaborar una lista que compile todos Cuenta con un historial práctico con las los contenedores en una ubicación y un ubicaciones previas de los objetos o, como momento determinado. Esta se podría mínimo, de los contenedores de objetos. necesitar más adelante por motivos de seguridad o conservación. Evalúa todos los riesgos que supone No se provocan accidentes por falta de el movimiento de los objetos o de sus planificación. contenedores (para los objetos en sí y para las personas) y establece pautas claras para Si hay algún imprevisto, se podrá demostrar reducirlos cuando sea necesario. que no se actuó negligentemente. Dispone de un seguro o indemnización adecuado antes de transportar objetos De surgir algún imprevisto, no se arriesga que estén asociados al proceso Entrega la responsabilidad financiera. de objetos en préstamo. 3. UBICACIÓN Y CONTROL DE MOVIMIENTO 81 PROCEDIMIENTO SUGERIDO 1. Identificación y descripción de ubicaciones Asigne un nombre y número único a cada ubicación de exhibición y de almacenamiento. Cree un registro detallado que describa cada ubicación que utilice. Es útil contar con planos de almacenamiento y exposición anotados. Asimismo, asigne un nombre y nú- mero único a cada ubicación de exhibición y almacenamiento. Información de ubicación • Nombre/número de referencia de la ubicación (usar lista predeterminada). Registrar la información clave de cada ubicación. Registre la información de cada ubicación cuando sea necesario, incluyendo lo siguiente: Información de ubicación • Tipo de ubicación (usar lista predeterminada). • Dirección (si es una sucursal) - Dirección de ubicación. • Condiciones ambientales: - Nota de estado de la ubicación. - Fecha de la nota de condición de la ubicación (usar un formato preestablecido). • Información de seguridad - Nota de seguridad de la ubicación. • Información de acceso - Nota de acceso a la ubicación. Mantenga el sistema de ubicación del museo actualizado. Actualice los registros de ubicación y realice cambios cuando sea necesario (por ejemplo, nuevo lugar de almacenamiento y/o exhibición, y clausura de almacenes, exposiciones y exhibiciones). Si procede, registre los datos ambientales (por ejemplo, temperatura y humedad re- lativa) para ubicaciones específicas: 82 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES Información de ubicación • Tipo de control ambiental (usar lista predeterminada). • Valor de control ambiental. - Unidad de valor de control ambiental (usar lita predeterminada) - Calificador de valor de control ambiental (usar lista predeterminada). - Fecha de control ambiental (usar formato preestablecido). 2. Registro de ubicaciones de objetos Registre la ubicación de todos los contenedores, según corresponda. Registre la ubicación de todos los contenedores localizados en los espacios de alma- cenaje. Para cada uno incluya: Información de identificación del contenedor • Número de contenedor. Información de ubicación del contenedor • Su Ubicación actual. Este debería ser un Nombre/número de referencia de ubi- cación (ver arriba). • La fecha de la primera vez que se colocó en esa ubicación - Fecha de la ubica- ción (usar formato preestablecido). 3. Mover el lugar de los objetos El movimiento de los objetos suele ocurrir cuando se aplica algún otro procedimiento Obtenga y registre para la autorización todos los movimientos. Obtenga y registre las autorizaciones necesarias para mover el lugar de los objetos y contenedores dentro y fuera del museo, siguiendo la política del museo: Información sobre el movimiento • Un número de referencia para el movimiento - Número de referencia del movimiento. • Autorizador del movimiento (usar formato preestablecido para registrar el nombre). 3. UBICACIÓN Y CONTROL DE MOVIMIENTO 83 • Fecha de autorización del movimiento (usar un formato preestablecido). Es posible que en organizaciones pequeñas, la persona que autoriza el movimiento sea la misma persona que mueve el objeto. Compruebe el estado de los contenedores y, de los objetos en su interior, para asegurarse de que estén aptos para moverse. Ir a Verificación del estado y evaluación técnica y volver a esta sección. Compruebe si hay riesgos o recomendaciones específicas asociadas a la manipulación o al movimiento de los objetos. Revise los registros de catalogación pertinentes para obtener notas de los peligros que suponen los objetos y cualquier recomendación de manipulación (por ejemplo, usar guantes), recomendaciones de embalaje (por ejemplo, soporte de espuma a la medida), u otras necesidades específicas: • Recomendaciones para exhibiciones. • Recomendaciones ambientales. • Recomendaciones de manipulación. • Recomendaciones de embalaje. • Recomendaciones de seguridad. • Requisitos especiales. • Recomendaciones de almacenamiento. Ver la Nota 2 para obtener orientación adicional sobre los riesgos. Averigüe si existen problemas de acceso a lo largo de la ruta y evalúe todo problema de manipulación u otros riesgos. El museo debe determinar si existen problemas de acceso en el lugar de destino de la colección o entrega (por ejemplo, escalones, curvas estrechas o accesos restrin- gidos en determinados momentos). A su vez, evalúe todo problema de manipulación (por ejemplo, ¿se necesitarán especialistas en manipulación o equipos especializa- dos?) Establecer la ruta con la participación de todas las partes involucradas. 84 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES Planifique todos los métodos de conservación o embalaje necesarios para que los objetos estén seguros durante el movimiento. Incluso cuando el movimiento de los objetos sea dentro del museo, podría ser ne- cesario brindarles conservación y embalaje apropiados. Los objetos que se trans- portan deberán ser debidamente protegidos y dotarles de estabilidad para disminuir riesgo de deterioro durante el viaje. De ser necesario, solicite el asesoramiento es- pecializado de un conservador. Ir a Cuidado y conservación de colecciones y volver a esta sección. Si no es necesario transportar los objetos, cámbielos de lugar (luego, ir a «Actualización de registros de ubicación de objetos»). Prepare el objeto o el contenedor, según corresponda, para el movimiento en función de la verificación de estado y de todos los riesgos o recomendaciones pertinentes. Si es necesario transportar los objetos, determine y póngase de acuerdo sobre los medios de transporte más adecuados. Aspectos que influyen en la decisión: • Las políticas del museo. • El tamaño y el peso de los objetos embalados. Foto: Fundación Wiese 3. UBICACIÓN Y CONTROL DE MOVIMIENTO 85 • Los gastos. • Las restricciones legales (por ejemplo, artículos que no se pueden transportar por vía aérea). • La disponibilidad de las rutas de transporte. • Los requisitos de los seguros o los prestamistas. • Si se requiere un correo. (En este contexto, «correo» es una persona capacitada, a menudo de un museo prestador, que acompaña a los objetos durante su viaje y supervisa su entrega). A veces podría ser apropiado, y rentable, transportar artículos resistentes y de bajo va- lor por correos postales certificados, por una empresa de correo general o por trans- porte público. Los vehículos del museo (o los del personal o voluntarios) podrían ser una opción cuando el traslado se da dentro del país. En el caso de objetos de mayor valor, y siempre, cuando se trate de un traslado internacional, se tendría que recurrir a operadores de transporte especializados en carga para museos. (Ver la Nota 3 para obtener orientación sobre el uso de transportistas). Si los objetos no pertenecen al museo siempre deberá obtener la aprobación del propietario. Una vez confirmado, distribuya una nota informativa sobre los acuerdos a las perso- nas involucradas (por ejemplo, curador, conservador, personal de seguridad y libre manipulación). Archive las autorizaciones y la nota informativa y registre la Ubicación del documen- to en los registros de objetos pertinentes para que cualquier funcionario del museo pueda encontrarlos en el futuro. Coordine el seguro o la indemnización para los objetos que se transportarán. Coordine el seguro o la indemnización según corresponda, de acuerdo con su póliza. Ir a Seguro e indemnización (pág. 172) y volver a esta sección. Preparar la documentación adecuada que acompaña a los objetos que se transportarán Prepare la documentación adecuada que va a acompañar los objetos que se trans- portarán, como actas de recepción, documentos de aduanas y seguros, e instruccio- nes de desembalaje, manipulación y materiales recomendados. 86 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES Archive copias y anote la Ubicación del documento en los registros de objetos per- tinentes para que cualquier funcionario del museo pueda encontrarlos en el futuro. Transporte los objetos y luego confirme que llegaron a salvo. Una vez que los objetos llegaron a destino, obtenga un acta de recepción de entre- ga y, de ser necesario, un reporte del estado para verificar que no sufrieron daño du- rante el transporte. Si ha enviado un correo del museo, este debe inspeccionar los objetos cuando lleguen. Ir a Verificación del estado y evaluación técnica y volver a esta sección. Archive copias y anote la Ubicación del documento en los registros de objetos per- tinentes para que cualquier funcionario del museo pueda encontrarlos en el futuro. Actualice los registros de movimiento y ubicación del contenedor. Registre la siguiente información tan pronto como se haya movido un contenedor, sin distinguir si el movimiento se realizó al interior de la institución o hacia afuera. Los lineamientos establecidos tienen aplicabilidad sobre todos los objetos y contenedo- res, sin importar las fronteras físicas de la institución. Para contenedores ubicados en espacios de almacenaje, incluya: Información de identificación del contenedor • Número del contenedor. Información sobre el movimiento • Un número de referencia para el movimiento - Número de referencia del movimiento. • Fecha del movimiento - Fecha de traslado (usar un formato preestablecido). • Persona que lleva a cabo el traslado - Contacto del movimiento (usar formato preestablecido para registrar el nombre). • Razón del movimiento - Razón del movimiento (usar lista predeterminada). • Información adicional sobre el movimiento según se requiera - Nota de movimiento. • Si procede, la fecha en la que el objeto volverá a su ubicación permanente - Fecha de traslado planificada (usar un formato preestablecido). 3. UBICACIÓN Y CONTROL DE MOVIMIENTO 87 Si se utilizó un transporte durante el movimiento, entonces registre: • La persona que supervisa el contenedor durante el transporte - Correo de la or- ganización (usar formato preestablecido para registrar el nombre). • Persona u organización que lleva a cabo el transporte: - Transportista (usar formato preestablecido para registrar el nombre). - Dirección. - Datos de la persona de contacto del Transportista – Contacto del transportis- ta (usar formato preestablecido para registrar el nombre). • Cualquier otra información sobre el envío de un objeto, incluyendo los detalles de los requisitos de transporte – Nota de envío. Para conocer la ubicación que tuvo un objeto en el pasado, por cada ubicación que haya tenido el objeto, registre: • Ubicación anterior. Este debería ser un Nombre/número de referencia de ubi- cación (ver arriba). - Fecha inicial de la ubicación anterior (usar un formato preestablecido). - Fecha final de la ubicación anterior (usar un formato preestablecido). Foto: Archivo institucional. Museo de Arte de Lima. 88 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES Información de ubicación del contenedor • Su Ubicación actual. Este debería ser un Nombre/número de referencia de ubi- cación (ver arriba). • La fecha de la primera vez que se colocó en esa ubicación - Fecha de la ubica- ción (usar formato preestablecido). • Ubicación permanente (si es relevante, ya que no todos los museos le asignan una ubicación permanente a sus objetos). En caso se utilice, esto debería seguir el siguiente formato: Nombre/número de referencia de la ubicación (ver arriba). La información previa se podría registrar en una ficha individual de registro de mo- vimiento. De ser el caso, la información se debería transferir al registro de ubicación maestro lo antes posible. Volver al procedimiento vinculado que generó el movimiento. GUÍA DE ORIENTACIÓN Nota 1: Registros de ubicación y movimiento Registros de ubicación Estos pueden incluir: • Registro de entrada (por ejemplo, un formulario de entrada de objeto). Una bue- na práctica es registrar la primera ubicación de un objeto cuando este entre al museo (por ejemplo, la Oficina del gerente de colecciones, el Almacén de objetos para consulta). Ir a Entrada de objetos. • Registro de catalogación. Por lo general, esta información se registra en un sis- tema digital de gestión de colecciones. Además, generalmente este es el registro de la ubicación más permanente de un objeto. Para ubicaciones permanentes, es usual cumplir con las convenciones para el registro de ubicaciones del museo (por ejemplo, la sala X, el estante Y, la caja Z). • Listas de ubicaciones. Estos pueden ser útiles cuando, por ejemplo, se crea una exposición y, en ocasiones, las organizaciones colocan una lista con los objetos en el exterior de la caja o en un estante. Las listas de ubicaciones pueden servir como excelentes controles temporales. Sin embargo, en el caso de las ubicacio- nes permanentes, es más sencillo y eficiente registrar las ubicaciones permanen- tes en un solo lugar central. Generalmente, este es el registro de catalogación. 3. UBICACIÓN Y CONTROL DE MOVIMIENTO 89 Boletas de movimiento de objetos Estos consisten en boletas preimpresas por triplicado que se llenan con lapicero cada vez que se mueve un objeto y se utilizan para: identificar quién movió el objeto, por qué lo movió, de dónde y a dónde lo movió. Cuando utilice estas boletas: • Deje la primera copia (blanca) en el lugar donde estaba el objeto. • Coloque la segunda copia (amarillo) en un archivo de ubicaciones temporales se- gún el número de orden del objeto. Desde allí se usará para actualizar el registro de ubicaciones más permanente, que por lo general es el registro de catalogación. • La tercera copia (tarjeta) está atada al objeto. Cuando devuelva el objeto a su ubicación permanente, se deberían deshacer de to- das las partes de la boleta. Otros métodos de movimiento El movimiento también se podría gestionar mediante sistemas semiautomáticos como códigos de barras o identificación por radiofrecuencia (RFID, por sus siglas en inglés), tomando en cuenta el cuidado y la seguridad de los objetos. Estos generarán regis- tros digitales propios. Nota 2: Evaluación de riesgos Como parte de su enfoque general de salud y seguridad, el museo debería identifi- car los peligros potenciales de los objetos. Además, debe definir y describir las prác- ticas de seguridad necesarias para su almacenamiento y manipulación. Esto incluirá el equipo de protección que se utilizará al mover objetos. La evaluación de riesgos puede asociarse al trabajo realizado en los gabinetes de conservación, a la par con la verificación del objeto. Debe incluir también los mate- riales adecuados a utilizarse en los sistemas de embalaje. Además, las evaluaciones de riesgos deberán tomar en cuenta la legislación relevante que aplica a tipos espe- cíficos de objetos (por ejemplo, armas de fuego o sustancias peligrosas). La evalua- ción de riesgo incluye: • Identificación del peligro. • Quién y cómo se presenta ese riesgo (por ejemplo, la persona que mueve un objeto). • Una evaluación de la gravedad y la probabilidad de riesgos (por ejemplo, trivial, moderado, intolerable). 90 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES Además del informe resultante de la evaluación del riesgo de una colección, se debe colocar una nota en la ficha del objeto sobre: • Recomendaciones para su manipulación. • Recomendaciones para su almacenamiento. • Detalles sobre todo peligro potencial para las personas u otros objetos. Los sistemas y procedimientos de documentación deberían fomentar el registro de toda esa información, incluyendo el tamaño y peso del objeto completo y de todos sus componentes cuando sea relevante. Siempre debería consultar esta documenta- ción antes de mover algún componente del objeto. Nota 3: Uso del agente transportista Consulte la política del museo sobre el contrato de proveedores externos y siga los pasos de adquisición requeridos. Proporcione la siguiente información al agente: • Detalles de los objetos o contenedores que se van a mover, destino, razón del movimiento y las fechas deseadas. • Todas las posibles dificultades conocidas, como accesos, restricciones de mani- pulación, peso de carga. • Especifique si el seguro o la indemnización cubre el transporte y cualquier con- dición especial. • Toda restricción bajo la CITES o regulación de materiales peligrosos. • Notifique la posibilidad de que el agente de transporte haga una visita de campo para evaluar el acceso, el personal, los requisitos de transporte y equipamiento, y la declaración de métodos. Si los objetos se trasladarán a través de las fronteras internacionales, el agente debe- ría asumir los trámites aduaneros, la obtención de licencias necesarias (por ejemplo, CITES) y el cumplimiento de leyes relevantes (por ejemplo, regulaciones de seguri- dad de aeronaves). Reciba una confirmación de transporte del agente incluyendo la siguiente información: • Itinerario detallado con ruta y horarios. • Modalidad de transporte y ruta por aprobar, incluyendo toda escala en caso de 3. UBICACIÓN Y CONTROL DE MOVIMIENTO 91 viajes largos. • Cualquier agente extranjero involucrado. • Preparativos de viaje del correo. • Procedimientos de carga/descarga y seguridad en el aeropuerto, en el punto ini- cial y el punto final del viaje. • El registro del vehículo (placa). • Los nombres de los conductores y un número de celular para mantenerse en contacto con ellos. • Los gastos y los términos y condiciones acordados. 92 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES 1. IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE UBICACIONES Asigne un nombre y número único a cada ubicación de exhibición y de almacenamiento Registrar la información clave de cada ubicación Formulario: Ubicación Mantenga el sistema de ubicación del museo actualizado 2. REGISTRO DE UBICACIONES DE OBJETOS Formulario: Registre la ubicación de todos los contenedores, Registro de ubicaciones según corresponda de objeto 3. MOVER EL LUGAR DE LOS OBJETOS Obtenga y registre para la autorización Formulario: todos los movimientos Movimiento de objetos Compruebe si hay riesgos o recomendaciones HVSHFğŶFDVDVRFLDGDVDODPDQLSXODFLijQRDO Consultar Nota 2 movimiento de los objetos Averigüe si existen problemas de acceso a lo largo de la ruta y evalúe todo problema de manipulación u otros riesgos 3ODQLŶTXHWRGRVORVPĈWRGRVGHFRQVHUYDFLijQ Procedimiento: RHPEDODMHQHFHVDULRVSDUDTXHORVREMHWRV Cuidado y conservación HVWĈQVHJXURVGXUDQWHHOPRYLPLHQWR de colecciones Procedimiento: ¿Es necesario transportar los objetos? No Actualización de registros de ubicación de los objetos Sí Determine y póngase de acuerdo sobre los medios de transporte más adecuados Consultar Nota 3 Coordine el seguro o la indemnización SDUDORVREMHWRVTXHVHWUDQVSRUWDUêQ 3UHSDUDUODGRFXPHQWDFLijQDGHFXDGDTXH DFRPSDIJDDORVREMHWRVTXHVHWUDQVSRUWDUêQ Transporte los objetos y luego FRQŶUPHTXHOOHJDURQDVDOYR Actualice los registros de movimiento y ubicación del contenedor Volver al procedimiento vinculado TXHJHQHUijHOPRYLPLHQWR 3. UBICACIÓN Y CONTROL DE MOVIMIENTO 93 4. INVENTARIO Foto: Museo Manuel Chavez Ballón 94 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES ¿QUÉ ES UN INVENTARIO DE OBJETOS? Un inventario completo es un documento que permite tener la información básica para responder por los objetos a cargo del museo y de no tenerla nos brinda la po- sibilidad de actualizar la misma. ¿POR QUÉ LO USAMOS? Porque este procedimiento nos da la posibilidad de comprobar que se tiene la in- formación básica para responder por los objetos a cuidado del museo. Si el museo siempre ha cumplido con los requisitos mínimos de los otros procesos primarios, ya se contará con la información básica y sólo tendría que seguir adelante con el buen trabajo. Estar al tanto de los otros procedimientos permitirá mantener actualizada la información del inventario. Si no se ha seguido los procesos básicos, los inventarios ayudarán al museo a abordar el trabajo pendiente. ¿CÓMO LA USAMOS? Registrando la información básica que debe colocarse para cada objeto (o conjunto de objetos). Aunque, es posible que algunos museos tengan que agregar criterios a las listas para distinguir entre muchos objetos muy similares. El inventario debe contar con la siguiente información: • Un número de objeto único (que debería precisar si el objeto pertenece a la co- lección accesionada, está prestado o si tiene algún otro estado, como ser un ob- jeto de libre manipulación) - Número de objeto. • El nombre del objeto - Nombre del objeto. • La ubicación actual - Ubicación actual. • Una nota de quién y cuándo se registró esta información - Registrador y Fecha de registro. • El tipo de soporte o materialidad del objeto. Se sabrá cuándo es razonable agrupar los objetos del museo. Un ejemplo sería un ex- hibidor con especímenes de insectos sujetos con alfileres adquiridos como una sola accesión. Para fines del inventario, se debe registrar el exhibidor como una unidad y se debe anotar cuántos especímenes hay en cada gaveta. 4. INVENTARIO 95 El objetivo de este procedimiento es tener la capacidad de hacer una lista de todos los objetos si lo necesitara y cuando lo necesitara. Si la colección del museo ha es- tado debidamente registrada desde el inicio, la información constará en los registros de accesión, registros de catalogación, formularios de entrada de objetos, formularios de préstamo y otros tipos de registros. Quizá nunca tenga que recopilar esta informa- ción en una lista única, pero podría lograrse sin mucha dificultad. Si la colección del museo no ha cumplido con los pasos para una adecuada docu- mentación, y el museo no tiene esta información mínima (incluso cuando se trate de conjuntos de objetos), debería leer la presente guía de orientación y desarrollar una política y procedimiento apropiado para el propio museo. El órgano rector debería tener como prioridad alcanzar el estándar mínimo de este procedimiento dentro de un plazo acordado, y hacer todo lo posible para que esto suceda. PUNTOS IMPORTANTES PARA EL LOGRO DEL PASO Debe existir una política para mantener actualizada la información del inventario de todos los objetos que están al cuidado del museo. Esta puede estar en un documen- to independiente o ser parte de una política de gestión de colecciones más amplia. En cualquier caso, cuando opte por una política, es muy probable que deba consi- derar estas preguntas: • ¿Dónde se encuentra la información clave del inventario en su sistema de documentación? • ¿Su sistema de numeración cumple con los requisitos mínimos de este procedimiento? • ¿Cómo se asegurará de que esta información se mantenga actualizada? • ¿Cómo se auditará la información de inventario? • Si no cumple con el requisito mínimo, ¿cómo se logrará en los próximos cinco años? • ¿Qué hará el órgano rector para que esto suceda? También se debe tener un procedimiento escrito que explique cómo actualizará la información en el inventario o cómo abordará el trabajo pendiente del inventario. El proceso sugerido es un punto de referencia, su implementación depende de cada museo siguiendo los siguientes requisitos mínimos: 96 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES REQUISITO MÍNIMO ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE? Ha cumplido con los requisitos mínimos para No genera nuevos casos de objetos que no todos los demás procesos primarios. cuenten con la información básica. De ser necesario, podría elaborar una lista Puede hacerse responsable de todos los completa con cada objeto (o conjunto de objetos a su cuidado, esto incluye sus objetos) que estén bajo su cuidado, a partir de propias colecciones, préstamos y objetos los diversos registros que tiene en su sistema. que queden temporalmente a su cuidado. Cada objeto (o conjunto de objetos) está asociado de forma segura a un número único Puede identificar el objeto que está buscando que vincula los registros con los objetos en un estante con objetos similares. físicos que describe. Si un número único hace referencia a un Puede hacer un registro de inventario conjunto de objetos dentro de un contenedor rápidamente para un contenedor o una o a un objeto con muchas partes, registra la gaveta que contiene muchos especímenes cantidad de objetos o partes individuales. de insectos, o para una caja que contiene muchos fragmentos de vasijas. Cada objeto (o conjunto de objetos) tiene El museo tiene una idea general de qué un número de objeto único y un nombre es cada objeto (por ejemplo, vasija, postal, registrados. gaveta de mariposas) incluso si no se han catalogado de forma detallada. El museo puede encontrar contenedores u objetos cuando los necesite. Sabe cuál es la ubicación actual de cada objeto o, como mínimo, de cada contenedor El museo podría elaborar una lista precisa de objetos y cuándo se registró esa de los objetos que se encuentran en información. una ubicación determinada si fuese necesario para fines de una auditoría o una indemnización de seguro. Sabe quién es el propietario de cada objeto Puede contactar a los propietarios para (o conjunto de objetos) que custodia, y cómo devolver los objetos pendientes. llegaron a estar a su cuidado (por ejemplo, El museo no tiene «objetos huérfanos», es adquirido, en calidad de préstamo). decir, cuya propiedad no está clara. Si tiene más de un tipo de colección (por ejemplo, objetos accesionados y colección El museo puede tomar decisiones adecuadas de libre manipulación), sabe a qué colección respecto al uso de objetos. pertenece cada objeto. Si en la actualidad no cumple con alguno El órgano rector del museo puede cumplir de los requisitos previos, tiene un plan con el estándar mínimo de responsabilidad adecuado para cumplir con ellos dentro de sobre los objetos que están a su cuidado y un plazo acordado. prioriza su ejecución. Se cuenta con un manual de procedimientos que incluye directrices para ejecutar el inventario (pautas para documentar y El museo garantiza cierta uniformidad en la recabar información, control de vocabulario ejecución del inventario y congruencia entre y autoridades, nomenclatura especial a los campos de información a fin de continuar utilizarse, tratamiento especial de objetos con el trabajo a mediano y largo plazo. que son particulares dentro de la colección, entre otros). 4. INVENTARIO 97 PROCEDIMIENTO SUGERIDO Disponer de los procesos primarios Compruebe que cumple con el estándar de los otros ocho procesos primarios. En primer lugar, compruebe que cumple con el estándar mínimo establecido en los siguientes procesos primarios • Entrada de objetos • Adquisición y accesión • Ubicación y control del movimiento • Catalogación • Salida de objetos • Recepción de objetos en préstamo • Entrega de objetos en préstamo • Planificación de la documentación ¿Se cumple con el estándar de para todos los procesos primarios restantes? Si se cumple, pase al siguiente paso. Si no se cumple, no inicie este procedimiento hasta que cumpla con los otros procesos primarios. De lo contrario, no se podrá ac- tualizar la información básica del inventario cuando los objetos entren, salgan o se muevan en el museo por algún motivo y no se contará con un plan para poner al día cualquier trabajo pendiente. Ver el proceso Planificación de la documentación para obtener información. 2. Verifique que se cuente con la información básica ¿Se tiene la información básica para cada objeto (o conjunto de objetos)? Como se ha señalado, si bien algunos museos podrían tener requisitos internos más detallados, la información básica para cada objeto (o conjunto de objetos) es: 98 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES • Un número de objeto único (que debería precisar si el objeto pertenece a su co- lección accesionada, está prestado o si tiene algún otro estado, como ser un ob- jeto de libre manipulación) - Número de objeto. • El nombre del objeto - Nombre del objeto. • La ubicación actual - Ubicación actual. • Una nota de quién y cuándo se registró esta información - Registrador y Fecha de registro. • El tipo de soporte o materialidad del objeto. En una segunda instancia, y si la institución considera pertinente, se puede conside- rar lo siguiente: • Breve estado de conservación del objeto. • La cantidad de objetos (si es un conjunto de objetos) - Cantidad de objetos. • Una descripción breve - Descripción breve. Foto: Huaca Pucllana 4. INVENTARIO 99 • Si su museo no es el propietario del objeto, un registro de quién es el propietario - Propietario actual (y, si el museo es propietario, un registro de dónde provino). • Captura de imagen del objeto. • Descripción de accesorios o material asociado (marcos de madera, soportes, en- tre otros) • Información sobre las necesidades de almacenamiento. Es probable que esta información se encuentre repartida en diversos tipos de do- cumentación (por ejemplo, formularios de entrada de objetos, registro de accesión, registros de catalogación o fichas). Si usa un software de gestión de colecciones, la información básica para la gran mayoría de objetos debería registrarse allí, pero es posible que solo tenga fichas impresas de los objetos que recién han llegado o de los préstamos a corto plazo. El museo puede recopilar esta información en una lista única para algún fin específico como una auditoría. Si su museo siempre ha cumplido con el estándar mínimo para los demás procesos primarios, debería tener esta información básica para todos los objetos a su cuida- do. Si no cumple, habrá algún tipo de trabajo pendiente. Ir a Diagnóstico y volver a esta sección. Si no está seguro de cuán precisa o completa es la información existente, podría rea- lizar una auditoría o una muestra aleatoria de su colección para evaluar la dimensión del problema. Ver el Proceso de auditoría para obtener orientación. Desarrolle un plan para poner al día cualquier trabajo pendiente del inventario. Si se sabe que el museo tiene una cantidad considerable de objetos sin documen- tar, o que el registro de su ubicación no está actualizado, probablemente debería comenzar haciendo una lista de los objetos (o conjuntos de objetos) en el museo, sala por sala, estante por estante, siguiendo los pasos recomendados a continua- ción. Pero antes, necesita elaborar un plan para realizar esta acción de manera siste- mática. Ver la Nota 1 para obtener orientación adicional y el proceso Planificación de la documentación y volver a esta sección. Elabore un manual de procedimientos para garantizar consistencia en la ejecución del inventario Es probable que para la realización del inventario se recurra al apoyo de profesio- nales externos o reasignados; de ser el caso, es importante capacitar a todo el personal que participará en el proyecto. Para ello, elabore un manual de procedi- mientos que incluye las directrices para ejecutar el inventario, es decir, pautas para 100 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES documentar y recabar la información, control de vocabulario y autoridades (jerar- quía de ubicaciones), nomenclatura especial a utilizarse, tratamiento especial de objetos que son particulares dentro de la colección -cómo abordar objetos como múltiples componentes o fragmentos, entre otros-. Ver también la Nota 2 para ob- tener orientación adicional. 3. Creación de un inventario Recorra las ubicaciones donde realizará el inventario y anote cada objeto (o conjunto) en ellos. Comience su lista anotando las ubicaciones dentro de su museo. Si cumple con el es- tándar mínimo para el procedimiento de ubicación y control del movimiento, ya de- berían contar con una lista de todas sus ubicaciones. De no ser el caso, hágalo ahora. El número o nombre deberían ser lo suficientemente detallados para ubicar cualquier objeto con precisión. Puede expresarse jerárquicamente (por ejemplo, pabellón/sala/ vitrina, depósito/tipo de almacenaje/unidad). En el caso de objetos pequeños, es po- sible que sea necesario añadir más detalle (por ejemplo, fósiles en un cajón). Trabaje de manera ordenada a través de cada ubicación que necesite inventariar y registre la siguiente información para cada objeto o conjunto de objetos. • Número de objeto (si lo hay) - Número de objeto (utilizar un formato estándar). • Nombre del objeto - Nombre del objeto (utilizar una fuente de términos estándar). • Ubicación actual - Ubicación actual. Este debería ser un Nombre/número de re- ferencia de la ubicación. • Registrador y fecha - Registrador y Fecha de registro (utilice formatos estándar). • El tipo de soporte o materialidad del objeto. Es probable que algún material tenga que registrarse en grueso. Para saber cuándo usar este procedimiento, use su sentido común. Un ejemplo sería un exhibidor con especímenes de insectos sujetos con alfileres adquiridos como una sola accesión. Para fines del inventario, se debe registrar el exhibidor como una unidad y se debe anotar cuántos especímenes hay en cada gaveta. Otros ejemplos pueden incluir ca- jas con fragmentos o álbumes con fotografías. ¿El objeto tiene un número rotulado o en una etiqueta? Si un objeto tiene un código de accesión rotulado o en una etiqueta adjunta, cree un registro usando ese código. Si no hay ningún número etiquetado o marcado, 4. INVENTARIO 101 asigne un número de identidad temporal al objeto. Este podría ser una secuencia numérica simple (por ejemplo, precedida por una «T»), pero, en ningún caso, tal que se confunda con algún otro sistema de numeración que el museo esté usan- do. Utilice un método temporal (por ejemplo, una etiqueta) para colocar este nú- mero al objeto. Crear o actualizar los registros para objetos que tengan números de accesión o código. Es posible que los objetos que ya estén rotulados o etiquetados con un código se encuentren documentados en alguna parte del sistema o, como mínimo, en el regis- tro de accesión. Para estos objetos, actualice los registros existentes (en especial su ubicación) o cree un nuevo registro de catalogación si no existe uno. 4. Comprobación de discrepancias Intente identificar los objetos con números temporales. En el caso de los objetos que ha etiquetado con números temporales, revise de ma- nera ordenada la documentación existente para poder detectar posibles coinciden- cias. Es posible que esta acción tome mucho más tiempo que los pasos anteriores de anotación de objetos físicos. Las posibles fuentes a revisar incluyen: • Registros de accesión. • Formularios de transferencia de título de propiedad. • Registro de catalogación. • Correspondencia. • Inventarios anteriores • Fichas de entrada. • Catálogos de exposiciones. • Notas de colección de campo. • Registros financieros. • Índices. • Etiquetas. 102 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES • Contratos de préstamo. • Reportes y actas. • Revistas y otras publicaciones. • Recortes de periódicos. • Notas de investigación. • Recuerdos del personal. Para algunos museos, ha resultado más eficiente transferir información de esas fuen- tes documentales a formatos de búsqueda digitales. Esto toma tiempo y esfuerzo por adelantado, pero una vez realizado se agilizan los procesos de identificación. Adicionalmente, se destinarán esfuerzos para digitalizar información que data de déca- das anteriores ya que muchos de los soportes utilizados no garantizan una conserva- ción a largo plazo (el papel manteca o papel carbón son proclives al desvanecimiento de la información). Rotule o etiquete todo objeto identificado de esta manera con su número. Manipulación de bien documental “Acta de la Jura de la Independencia”. (29- 000079). Museo Central. Banco Central de Reserva del Perú. Foto: Museo del Banco Central de Reserva del Perú - MUCEN 4. INVENTARIO 103 Si logra vincular un objeto que tiene un número temporal con un registro de objeto accesionado existente, elimine el número temporal y aplique el número de accesión correcto de conformidad con los lineamientos de etiquetado y rotulado de su museo. Actualice o agregue información básica (incluyendo la ubicación). Cree o actualice los registros de estos objetos recién identificados al igual que hizo con los objetos que ya estaban rotulados con sus números de accesión. 5. Resolver problemas pendientes Decida cómo abordar objetos no identificados. Una vez que hayan explorado todas las posibilidades razonables, aún quedarán obje- tos sin identificar que probablemente nunca fueron accesionados. Tendrá que decidir si los accesionará o descartará de conformidad con la política del museo. Si decide accesionarlos, registre el método de adquisición como “encontrado sin accesionar en el depósito”. GUÍA DE ORIENTACIÓN Nota 1: Factores a considerar en la gestión del inventario Si bien cada institución responde de maneras muy diferentes a la realización de un in- ventario, existen factores que impactan directamente en su realización y deben ana- lizarse como punto de partida, entre ellos: la asignación de recursos económicos, el número de personal dedicado exclusivamente al inventario, el número aproximado de obras a inventariar, la presencia de depósitos fuera del local principal de la orga- nización, la infraestructura y la disposición de espacios de almacenamiento que per- mita el trabajo al interior de los mismos, etc. Nota 2: Planificación del inventario La materialidad de los objetos que integran un acervo y su fragilidad son factores de- terminantes y deben ser considerados para planificar un inventario. Por ejemplo, si la colección se compone básicamente de material orgánico, se sugiere planificar un inventario aleatorio o una auditoría de forma anual. En ese sentido, el inventario se convierte en una estrategia de conservación preventiva. 104 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES 1. DISPONER DE LOS PROCESOS PRIMARIOS &RPSUXHEHTXHFXPSOHFRQHOHVWêQGDU GHORVRWURVRFKRSURFHVRVSULPDULRV ȼ6HFXPSOHFRQHOHVWêQGDUGHSDUDWRGRV ORVSURFHVRVSULPDULRVUHVWDQWHV" 1R Sí 6LJXLHQWHSDVR 2. VERIFIQUE QUE SE CUENTE CON LA INFORMACIÓN BÁSICA 5HJLVWUHODLQIRUPDFLijQEêVLFDSDUD )RUPXODULR FDGDREMHWR RJUXSRGHREMHWRV Información de objeto 'HVDUUROOHXQSODQSDUDSRQHUDOGğD 3URFHGLPLHQWR FXDOTXLHUWUDEDMRSHQGLHQWHGHOLQYHQWDULR 3ODQLŴFDFLijQGHODGRFXPHQWDFLijQ &RQVXOWDUNota 1 (ODERUHXQPDQXDOGHSURFHGLPLHQWRVSDUDJDUDQWL]DU FRQVLVWHQFLDHQODHMHFXFLijQGHOLQYHQWDULR &RQVXOWDUNota 2 3. CREACIÓN DE UN INVENTARIO 5HFRUUDODVXELFDFLRQHVGRQGHUHDOL]DUêHO )RUPXODULR LQYHQWDULR\DQRWHFDGDREMHWR RFRQMXQWR HQHOORV Creación de inventario ȼ(OREMHWRWLHQHXQQŘPHURURWXODGRRHQXQDHWLTXHWD" &UHDURDFWXDOL]DUORVUHJLVWURVSDUDREMHWRV TXHWHQJDQQŘPHURVGHDFFHVLijQRFijGLJR 4. COMPROBACIÓN DE DISCREPANCIAS ,QWHQWHLGHQWLŶFDUORVREMHWRV FRQQŘPHURVWHPSRUDOHV 5RWXOHRHWLTXHWHWRGRREMHWRLGHQWLŶFDGR GHHVWDPDQHUDFRQVXQŘPHUR $FWXDOLFHRDJUHJXHLQIRUPDFLijQ EêVLFD LQFOX\HQGRODXELFDFLijQ 5. RESOLVER PROBLEMAS PENDIENTES 'HFLGDFijPRDERUGDUREMHWRVQRLGHQWLŶFDGRV 4. INVENTARIO 105 5. CATALOGACIÓN Illas conopas con representación de camélidos. Colección Macera - Carnero custodiada por el Museo Central. Banco Central de Reserva del Perú. Foto: Museo del Banco Central de Reserva del Perú - MUCEN 106 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES ¿QUÉ ES CATALOGAR OBJETOS? Catalogar significa administrar la información que le da significado a las colecciones, no como un fin en sí mismo, sino para registrar y recuperar lo que se sabe de sus ob- jetos y con ello diversificar su uso. ¿POR QUÉ LA USAMOS? Porque la catalogación complementa la información esencial con la información adi- cional (mucha o poca) que sea necesaria. Esta plasma por escrito el conocimiento que tienen los miembros del equipo del museo y les brinda un lugar para almacenar nuevos datos a medida que se descubren. Ningún museo ha terminado el proceso de catalogación, ya que siempre hay mucho por aprender. La mayoría de los museos crean algún tipo de registro de catalogación estructurado para cada objeto, o conjunto de objetos, ya sea en computadora o fichas. Estos re- gistros ofrecen un resumen rápido de los hechos clave y se pueden indexar para que se pueda encontrar la información cuando se necesite. Los registros de catalogación también deberían hacer una referencia cruzada a otra información relevante guardada en archivos (por ejemplo, en otra parte de su sistema digital o en un archivador con la documentación de historial de los objetos) o publicada en otro lugar. Los registros de catalogación contienen más información que la mínima registrada en el inventario, que indica únicamente la existencia de un objeto existe y dónde está. Si se ha cumplido con los Requisitos de inventario, el museo sabe cuántos objetos existen en su colección y dónde están. Sin embargo, los nombres podrían ser muy generales (por ejemplo, vasija, postal, gaveta con mariposas). Los registros de inven- tario no pueden indicar qué vasijas son de filiación Mochica, qué fotografías mues- tran la ciudad en la década de 1920 o qué esculturas de arte contemporáneo fueron donadas por determinado benefactor del museo. PUNTOS IMPORTANTES PARA EL LOGRO DEL PASO Es posible que, cuando se trate de objetos de alto valor, el museo tenga que seguir el estándar especificado por la empresa aseguradora. El estándar Object ID, que tam- bién requiere fotografías, se usa internacionalmente con la finalidad de poder recu- perar objetos robados. Una vez que haya cumplido con los Requisitos mínimos de inventariado, podrá pre- ocuparse menos por «abordar el trabajo pendiente» y pensar en los métodos para 5. CATALOGACIÓN 107 registrar la información y el conocimiento que desarrollará a través de exposiciones, investigaciones y otros proyectos. Vea la Planificación de la documentación para ob- tener recomendaciones sobre cómo organizar el catálogo en secciones manejables. Tenga en cuenta que no especifica ningún nivel particular de catalogación más allá del mínimo necesario para cumplir con el Estándar de inventario. Sin embargo, se le propone que piense en la información de catalogación «principal» que necesitará y en cómo la conseguirá. ¿CÓMO LA USAMOS PARA CATALOGAR OBJETOS MUSEOLÓGICOS? Debe existir una política de catalogación. Esta puede estar en un documento inde- pendiente o ser parte de una política de gestión de colecciones más amplia. En cual- quier caso, cuando opte por una política, es muy probable que deba considerar estas preguntas: • ¿Cuál es el enfoque general del museo para catalogar las diferentes partes de su colección (por ejemplo, algunas piezas se podrían catalogar como objetos indivi- duales y otras como conjuntos de objetos)? • ¿Se intenta cumplir con alguno de los estándares externos de catalogación (por ejemplo, usar plantillas, clasificaciones o terminología acordada dentro de una especialidad temática)? • Aparte, más allá del nivel mínimo de inventariado y de registro, ¿qué se debería considerar en un registro de catalogación «esencial» para diferentes piezas de su colección? • Si aún no ha cumplido con los estándares «principales», ¿cuáles son sus priori- dades para hacerlo? • ¿Cómo se asegurará que los nombres, fechas, lugares y otras palabras clave es- tén registradas de forma consistente? • ¿Qué información del catálogo estará disponible para los usuarios y cómo pla- nea hacerlo? • ¿Cómo protegerá la información confidencial, incluyendo los datos personales? • Para accesiones nuevas, ¿cuál es el plazo del museo para crear el registro de ca- talogación «principal» acordado? 108 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES • ¿Cómo se asegurará de que la información nueva que se generó de los otros pro- cedimientos se vea referenciada en los registros de catalogación? También se debe tener un procedimiento escrito que explique los pasos a seguir para la catalogación de objetos. El proceso sugerido es un punto de referencia, su implementación depende de cada museo siguiendo los siguientes requisitos mínimos: REQUISITO MÍNIMO ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE? Dispone de un sistema de catalogación que le permite registrar la información mínima Tiene un marco de trabajo básico donde necesaria para el proceso de inventario y puede, a lo largo del tiempo, agregar más que, a su vez, es compatible con su política información importante de acuerdo con su de catalogación. política de catalogación. Los registros de catalogación están Siempre puede vincular objetos a vinculados a los objetos que describen la información de sus registros de PHGLDQWHQŘPHURVGHDFFHVLijQɋ catalogación. Los registros de catalogación están Toda la información relevante sobre un referenciados de manera cruzada a otra objeto está disponible para gestionarla y información relevante en su sistema (ya usarla. sean que estén registrados en papel o No se investigará un objeto sin revisar digitalmente) o disponible en otro lugar. trabajos previos sobre este. Los usuarios pueden acceder a la Su sistema permite recuperar información información sobre las colecciones con de catalogación relevante de forma facilidad. confiable que cumpla con las necesidades No se pierde tiempo revisando resultados GHORVXVXDULRVɋ de búsqueda que no contienen lo que se buscaba. Cuenta con un manual de procedimientos El museo garantiza una consistencia que incluye directrices para estandarizar la razonable en la catalogación cuando se toma de información del objeto y ejecutar trata de registros similares o iguales, sin así una catalogación consistente. sacrificar la exactitud y la simplicidad de la información. Los registros de catalogación están De manera oportuna, obtiene información actualizados. relevante que ha sido generada por otros Puede reutilizar textos de exposiciones para procedimientos y archiva la evidencia. mejorar su base de datos de colecciones en línea. Guarda una copia de respaldo actualizada No se arriesga a perder muchos años de GHORVUHJLVWURVGHFDWDORJDFLijQɋ trabajo en caso ocurra un incendio u otro desastre. 5. CATALOGACIÓN 109 PROCEDIMIENTO SUGERIDO 1. Creación de un registro de catalogación Cree un registro para cada objeto, o conjunto de objetos, accesible mediante el nú- mero de objeto. Vea la Nota 1 para obtener orientación sobre el formato que podrían tener los regis- tros de catalogación y la Nota 2 para saber más sobre los archivos de historial de los objetos. La política de catalogación del museo debería establecer el tipo de informa- ción que debe registrar para cada tipo de colección. Sin embargo, como mínimo, el registro debería contener o estar vinculado a la información principal de inventario por objeto o conjunto de objetos: • Un número de objeto único (que debería precisar si el objeto pertenece a su co- lección accesionada, está prestado o si tiene algún otro estado, como objeto de libre manipulación) - Número del objeto (usar un formato estándar). • El nombre del objeto - Nombre del objeto (usar una fuente estándar de términos). • La ubicación actual - Ubicación actual. Este debería ser un Nombre/número de referencia de la ubicación. • Una nota de quién y cuándo se registró esta información - Registrador y Fecha de registro (use formatos estándar). • El tipo de soporte o materialidad del objeto. Si no tiene esta información para cada objeto (o conjunto de objetos) vaya a Inventario. Museo de Sitio Pachacamac 110 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES Museo de Sitio Pachacamac. Elabore un manual de procedimientos para garantizar consistencia en la catalogación de los objetos El proceso de catalogación requiere el trabajo de especialistas o investigadores de las diversas manifestaciones culturales existentes en nuestro país. Dado que se re- quiere alcanzar un grado de profundidad en las investigaciones de los objetos de la colección, se aspira a un trabajo de carácter interdisciplinario. En ese sentido, es im- portante capacitar al personal y dotarlos de directrices para obtener mejores resul- tados. Para ello, elabore un manual de procedimientos que garantice, por una parte, un estándar para añadir la información importante asociada al objeto pero también hacer un correcto uso de los campos de catalogación. Esto debe incluir pautas para establecer nomenclaturas y clasificaciones, ejemplos de cómo consignar los nom- bres de creadores, instituciones o afines, el orden a seguir para presentar la informa- ción, el uso de signos de puntuación, letras mayúsculas o abreviaturas, las unidades de medida, formatos recurrentes, entre otros. Agregue información importante adicional. En función de la política de catalogación del museo, y según el tipo de objeto y la información disponible, registre tantos de los siguientes datos según los necesite. También podría recuperar la información requerida por el SINAR (Ver Nota 3). En todo caso, debería hacer esto para los objetos recién adquiridos lo antes posible y evitar acumular trabajo pendiente. Información de identificación del objeto Otros números de referencia históricos - Otro número con Otro tipo de número (usar una fuente estándar de términos). Incluya el número de registro nacional proporcio- nado por el SINAR, Ministerio de Cultura. • Título. • Comentarios. • Características distintivas. • Responsabilidad curatorial - Departamento/sección responsable (usar una fuen- te estándar de términos). • Registro fotográfico (vistas de lado y detalles). Información de descripción de objeto • Edad/ Antigüedad • Color (usar una fuente estándar de términos). 5. CATALOGACIÓN 111 • Contenido e información del tema: - Contenido - actividad (usar una fuente estándar de términos). - Contenido - concepto (usar una fuente estándar de términos). - Contenido - fecha (usar un formato estándar). - Contenido - descripción. Descriptores temáticos que ayuden a establecer re- laciones entre los objetos y que estén asociados a narrativas curatoriales. - Contenido - nombre del evento (usar una fuente estándar de términos). - Contenido - nota. - Contenido - tipo de objeto (usar una fuente estándar de términos). - Contenido - organización (usar una forma estándar de nombre). - Contenido - otros (usar una fuente estándar de términos). - Contenido - pueblo (usar una forma estándar de nombre). - Contenido - persona (usar una forma estándar de nombre). - Contenido - lugar (usar una forma estándar de nombre). - Contenido - posición (usar una fuente estándar de términos). • Número de la copia. • Dimensiones, incluyendo: - Dimensión de la parte medida (usar una fuente estándar de términos). - Valor de la dimensión. - Fecha de valorización de la dimensión (usar un formato estándar). - Unidad de medida de la dimensión (usar una fuente estándar de términos). • Número de edición. • Formato (usar una fuente estándar de términos). • Contenido de inscripción. • Descripción de la inscripción. • Material (usar una fuente estándar de términos). • Estado del objeto (usar una fuente estándar de términos). • Fase (usar una fuente estándar de términos). • Descripción física. • Sexo (usar una fuente estándar de términos). • Estilo (usar una fuente estándar de términos). 112 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES • Atributo técnico (usar una fuente estándar de términos), incluyendo. - Medidas del atributo técnico. - Unidad de medida del atributo técnico (usar una fuente estándar de términos). • Valorización. Historial del objeto e información de asociación • Actividad asociada (usar una fuente estándar de términos). • Concepto asociado (usar una fuente estándar de términos). • Fecha asociada (usar un formato estándar). • Fecha del evento asociado (usar un formato estándar). • Fecha del evento asociado (usar una fuente estándar de términos). • Objeto asociado. • Organización asociada (usar una forma estándar de nombre). • Pueblo asociado (usar una forma estándar de nombre). • Persona asociada (usar una forma estándar de nombre). • Lugar asociado (usar una forma estándar de nombre). • Tipo asociado (usar una fuente estándar de términos). • Nota de historial del objeto. • Número de objeto relacionado. Información sobre la colección de campo • Fecha de colección de campo (usar un formato estándar). • Nombre del evento de la colección de campos (usar una fuente estándar de términos). • Método de colección de campo (usar una fuente estándar de términos). • Número de la colección de campo. 5. CATALOGACIÓN 113 • Lugar de colección de campo (usar una forma estándar de nombre) y marco geográfico (valle o sitio de excavación). • Descripción del contexto arqueológico (sector, unidad de excavación, capa, nivel). • Responsable de la colección de campo (usar una forma estándar de nombre). • Nombre del complejo geológico (usar una fuente estándar de términos). • Hábitat (usar una fuente estándar de términos). • Nombre de la unidad estratigráfica (usar una fuente estándar de términos). Información sobre la producción del objeto • Fecha de producción del objeto (usar un formato estándar). • Organización que produce el objeto (usar una forma estándar de nombre). • Pueblo que produce el objeto (usar una forma estándar de nombre). • Persona que produce el objeto (usar una forma estándar de nombre). • Lugar de producción del objeto (usar una forma estándar de nombre). • Razón de producción del objeto (usar una fuente estándar de términos). • Técnica (usar una fuente estándar de términos). Información aportada por el propietario del objeto • Experiencia personal del propietario (cualquier propietario anterior). • Respuesta personal del propietario. • Referencia del propietario. • Nota de contribución del propietario. Información de referencia • Referencia. - Autor/editor de referencia (usar una forma estándar de nombre). - Asociación de referencia (usar una fuente estándar de términos). 114 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES - Detalles de referencia. - Nota de referencia. - Número de referencia. - Fecha de publicación de referencia (usar un formato estándar). - Lugar de publicación de referencia. - Editorial de referencia. - Título de referencia. - Tipo de referencia (usar una fuente estándar de términos). • Número de catálogo. • Ubicación del documento (usar una fuente estándar de términos). Historial de modificaciones (información sobre los cambios en el catálogo). • Unidad de información añadida (usar una fuente estándar de términos). • Autorizador de historial de modificaciones (usar una forma estándar de nombre). • Unidad de sistema de información (usar una fuente estándar de términos). • Fuente de información (usar una forma estándar de nombre). • Registrador (usar una forma estándar de nombre) y Fecha de registro (usar un formato estándar). • Archivar evidencias de los cambios efectuados en el catálogo de modo que nin- gún tipo de información se descarte o elimine; por el contrario, se alimentará cons- tantemente y se podrá volver a ellos cuando se requiera. Proporcione acceso a los registros por medio de índices o catálogos. El acceso a la información de catalogación debería proporcionarse mediante índices, catálogos, o recuperación de texto libre. Debería ser adecuado para la naturaleza de la colección y podría incluir el acceso por medio de, por ejemplo: • Nombre del objeto. • Tema (por ejemplo, utilizar un sistema de clasificación estándar). • Artista, productor o fabricante. • Fuente (por ejemplo, donante o proveedor). 5. CATALOGACIÓN 115 • Fecha de producción. • Pueblo asociado. • Lugares asociados. • Materialidad y técnica. A fin de que la búsqueda o recuperación de información asociada a los objetos siem- pre genere los resultados esperados por los usuarios, es importante utilizar términos y/o vocabularios controlados. En este sentido, se destinarán esfuerzos para elaborar e implementar terminologías o tesauros que: • Brinden exactitud en los datos para evitar consignar información incorrecta. • Ofrezcan consistencia para objetos de similares características. • Sean accesibles a los potenciales usuarios, evitando así un lenguaje puramente académico que dificulte las búsquedas y, por ende, restringa el uso de nuestras colecciones • Promuevan la comprensión de los datos con facilidad, pues los catálogos no es- tán destinados para los expertos. 2. Actualización de registros de catalogación Actualización de enlaces o referencias cruzadas a la información relevante registrada durante otros procedimientos Es importante que sea posible acceder a información relevante generada durante otros procesos al examinar el registro de catalogación de un objeto. No es necesario copiar toda esa información en el catálogo, pero debería tener una referencia cruza- da para que se sepa que existe y se pueda encontrar en el futuro. Esto podría adoptar la forma de un número de referencia y, en su forma más simple, la información de gestión de colecciones en un registro de catalogación debería es- tar compuesta por un conjunto de números de referencia que lo vincule a los regis- tros contenidos en otros lugares. Mantenga el catálogo seguro, incluyendo las copias de seguridad digitales y las copias en papel. El catálogo del museo es el relato más completo de la historia de cada artículo, por ello es esencial que esta información se conserve de manera segura. 116 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES Si un catálogo está computarizado, debería realizar una copia de seguridad con la fre- cuencia, el método y la responsabilidad definidos en la política y procedimientos del museo. Tener una copia de seguridad de un sistema manual de catalogación podría ser difícil; por ello, algunos museos usan fotocopias. Si trata con objetos de proyectos arqueológicos, debe cuidar el método de etiqueta- do o rotulado. En estas circunstancias es necesario dar prioridad a la durabilidad de los materiales usados sobre la reversibilidad ya que suelen ser un mecanismo de se- guridad y respaldo a las fichas de catalogación, sobre todo si consideramos que en el campo existe un riesgo de disociación producto de la separación de bolsas que contienen, en su interior, fichas impresas. 3. Mejorando los registros de catalogación Agregue información de los proyectos de documentación. Es el resultado de la Planificación de la documentación. Si lleva a cabo un proyecto especial de documentación, asegúrese de archivar una copia como parte del historial de los objetos y preservar la asociación entre el objeto y la información. Agregue información de una revisión de colecciones. Es el resultado de la Revisión de colecciones. Añada información que surja de la investigación, interpretación u otro uso. Es el resultado del Uso de colecciones. GUÍA DE ORIENTACIÓN Nota 1: Registro de catalogación La información de catalogación se puede guardar en un conjunto de registros individuales: • En una base de datos computarizada. • En fichas de catálogo preimpresas. • En hojas sueltas que se archivan en orden correlativo. Por lo general, hay un registro por cada objeto (o conjunto de objetos). En los siste- mas digitales y manuales, la información de cada registro de catalogación se colo- ca en un conjunto de «casillas» conocidas como «campos». Cada dato importante, 5. CATALOGACIÓN 117 como la fecha de creación de un objeto o el nombre del donante, se guarda en un campo separado. La información que se coloca en estos campos se puede escribir de manera consistente para fines de indexación: las normas pueden determinar las palabras que se usarán, el orden en el que se ingresarán y todo signo de puntuación que sea necesario. Bases de datos computarizadas Hay una gran cantidad de sistemas digitales comerciales disponibles que respaldan el Proceso de catalogación (así como muchos de los otros procesos). A menudo se denominan «sistemas de gestión de colecciones» (CMS, por sus siglas en inglés). Fichas de catalogación preimpresas. Algunos museos usan fichas de catalogación de Collections Trust como la base de su registro de catalogación principal o para proyectos de inventario temporal donde se recopilan los datos que luego se transfieren a un CMS. Usar fichas o papel de buena calidad para los registros de catalogación. Si se impri- men, usar una impresora láser. Si se escriben a mano, usar tinta negra indeleble. Nota 2: Archivos de historial de objetos No todo lo que sabe sobre los objetos debe registrarse en sus registros de cataloga- ción. De hecho, en muchas ocasiones, eso sería casi imposible. La información adi- cional (por ejemplo, correspondencia, notas, recortes de prensa, reportes) se puede guardar en los archivos de historial de objetos. Cada carpeta debería rotularse con el número de objeto pertinente y archivarse en orden correlativo. Sería provechoso resaltar la información particularmente útil guardada en los archivos de historial de objetos (por ejemplo, al elaborar una nota de adquisición que señale: «Para ver el historial completo, revise la carta informativa del donante en el archivo de historial del objeto»). Nota 3. Sistema Nacional de Registro de Bienes Culturales Muebles, SINAR El Ministerio de Cultura, conforme a lo dispuesto en el inciso 2 del artículo 16° de la Ley N° 28286, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación, implemento el SINAR (Sistema Nacional de Registro de Bienes Muebles Integrantes del Patrimonio Cultural), que “…tiene por objeto la centralización del ordenamiento de datos de los bienes cul- turales de la Nación, en el marco de un sistema de protección colectiva de su patri- monio a partir de la identificación y registro del bien” (Capítulo III referido al Registro Nacional de Bienes del Patrimonio Cultural de la Nación, artículo 15). 118 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES Para dicho fin, el sistema informatizado SINAR contempla los siguientes campos, los que podrán ser considerados como información adicional en la catalogación: • Datos de identificación (según categoría, pueden ser: arqueológica, histórico-ar- tístico, etnográfico, paleontológico, industrial). • Imágenes • Datos técnicos (según categoría, pueden ser: arqueológica, histórico-artístico, et- nográfico, paleontológico, industrial). • Elementos adicionales • Datos de origen • Datos de propiedad • Datos de ubicación • Datos de registro • Códigos adicionales • Anexos • General. 1. CREACIÓN DE UN REGISTRO DE CATALOGACIÓN Cree un registro para cada objeto o conjunto de objetos Consultar 1RWD\ Elabore un manual de procedimientos para garantizar consistencia en la catalogación de los objetos Agregue información importante adicional Consultar 1RWD Proporcione acceso a los registros por medio de índices o catálogos 2. ACTUALIZACIÓN DE REGISTROS DE CATALOGACIÓN Actualización de enlaces o referencias cruzadas a la información relevante registrada durante otros procedimientos Mantenga el catálogo seguro, incluyendo las copias de seguridad digitales y las copias en papel 3. MEJORANDO LOS REGISTROS DE CATALOGACIÓN Agregue información de los proyectos Procedimiento: de documentación 3ODQLŴFDFLijQGHODGRFXPHQWDFLijQ Agregue información de una revisión de colecciones Procedimiento: 5HYLVLijQGHFROHFFLRQHV Agregue información de los proyectos Procedimiento: de documentación 8VRGHFROHFFLRQHV 5. CATALOGACIÓN 119 6. SALIDA DE OBJETOS Botella de asa estribo con representación de gue- rrero vigía. Mochica (300- 500). Modelado y pintado. 17x12.3x19 cm. Museo de Arte de Lima. Donación Colección Petrus y Verónica Fernandini. 120 FotoE: SDTaAniNelD GAiaRnEnSo nNi A- MCIuOseNoA LES PARA LA GESTION DE COLECCIONES de Arte de Lima ¿QUÉ ES EL REGISTRO DE SALIDA DE OBJETOS? Es el proceso mediante el cual se genera un documento en el momento en el que los objetos salen de las instalaciones de las que el museo es responsable y dejan de estar bajo el cuidado directo del museo. En este contexto, el término «museo» incluye cualquier almacén externo que esté bajo el control del museo. Esto puede ser un proceso tan sencillo como el de alguien que recoge un objeto que dejó en consulta para identificación, en cuyo caso, el museo necesitará obtener una firma adicional en el formulario de entrada de objetos respecti- vo para confirmar que la entrega se realizó de forma segura. En situaciones más com- plejas, usará la Salida de objetos como parte de otros procesos. De hecho, lo usará cada vez que los objetos salgan del museo, incluso cuando los objetos se descarten. ¿CÓMO USAMOS EL PROCEDIMIENTO DE SALIDA DE OBJETOS? El museo debe generar una política para la salida de los objetos de sus instalaciones. Esta puede estar en un documento independiente o ser parte de una política de ges- tión de colecciones más amplia. En cualquier caso, cuando opte por una política, es muy probable que deba considerar estas preguntas: • ¿En qué circunstancias podrían salir los objetos del museo? • ¿Quién puede autorizar la salida de los objetos del museo en cada una de esas circunstancias? • ¿Qué niveles de verificación de estado se necesitarán para cada caso? • ¿Qué firmas requerirá para probar que los objetos dejaron de estar bajo el cuida- do del museo y que alguien más se hizo responsable de los objetos? • ¿Cómo se asegurará que los registros respectivos de ubicación y movimiento sean actualizados? También se debe tener un procedimiento escrito que explique los pasos a seguir cuando un objeto sale del museo. El proceso sugerido es un punto de referencia, su implementación depende de cada museo siguiendo los siguientes requisitos mínimos: 6. SALIDA DE OBJETOS 121 REQUISITO MÍNIMO ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE? Cuenta con un registro de todos los objetos que han dejado su institución por cualquier El inventario de objetos bajo su cuidado motivo. está actualizado y es preciso. Todos los objetos salen con la autorización Los objetos no salen del museo sin la adecuada y se cuenta con evidencia conformidad de las personas responsables escrita. de cuidarlos. Tiene las firmas necesarias para demostrar Tiene pruebas para comprobar que los que el cuidado de los objetos ha sido objetos recibidos en préstamo fueron transferido a otra persona o entidad. devueltos a sus propietarios. Guarda registros actualizados de ubicación Puede responder por todos los objetos de y movimiento de objetos que le pertenecen, la institución en todo momento. incluso cuando estos han salido de la Los objetos no se «pierden» cuando salen institución. de sus instalaciones. PROCEDIMIENTO SUGERIDO La autorización de la salida de objetos se realiza de acuerdo con la política y el proceso vinculado. Existen varios procedimientos vinculados que podrían conllevar a la Salida de obje- tos. En todos los casos, debe haber una autorización por escrito indicando que los objetos han dejado de estar bajo su cuidado (por ejemplo, usando un formulario de salida o recibo). Además de revisar la política general del museo, debe verificar los registros relevantes para asegurarse de que no haya razones específicas por las cua- les ciertos objetos no deberían dejar de estar bajo su cuidado. Si los objetos se transportarán, ir a Ubicación y control del movimiento. Si el propietario va directamente al museo a recoger los objetos, pasar al siguiente paso a continuación. De lo contrario, ir a Ubicación y control del movimiento. Programar el recojo de los objetos. Coordine el recojo de los objetos apropiadamente. Planifique que los objetos se coloquen en el punto de recojo acordado, a la hora acordada Consiga una firma para confirmar que los objetos se entregaron de forma segura. 122 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES Podría conseguirla por medio de un formulario de salida de objeto o como una firma adicional en el formulario de entrada de objetos respectivo. Ver la Nota 1 para ob- tener orientación adicional. Actualice los registros de ubicación. Registre la siguiente información en el registro de ubicación de un objeto lo antes posible: Información sobre el movimiento • Nueva ubicación - Ubicación actual. Esto debería ser un Nombre/número de re- ferencia de la ubicación (usar lista predeterminada). • Fecha del movimiento - Fecha de traslado (usar un formato preestablecido). Foto: Museo del Banco Central de Reserva del Perú - MUCEN 6. SALIDA DE OBJETOS 123 • Persona encargada de mover el objeto - Contacto del movimiento (usar formato preestablecido para registrar el nombre). • Firma de la persona que acepta tener el objeto bajo custodia. • Razón del movimiento - Razón del movimiento (usar lista predeterminada). • Información adicional sobre el movimiento según se necesite - Nota de movimiento. Si desea saber la ubicación que tuvo un objeto en el pasado, registre la siguiente in- formación por cada ubicación anterior: • Ubicación anterior. Esto debería ser un Nombre/número de referencia de la ubi- cación (usar lista predeterminada). - Fecha inicial de la ubicación anterior (usar un formato preestablecido). - Fecha final de la ubicación anterior (usar un formato preestablecido). Registre la información sobre la salida Esto se podría hacer en un formulario impreso con múltiples copias o en un sistema digital. Si un objeto está registrado en un formulario de entrada y solo se va a devol- ver al propietario, no se requerirá un formulario de salida si es que el formulario de entrada tiene espacio para que el propietario confirme que recibió el objeto de ma- nera segura. Ver Nota 1. La información de salida que debería registrar incluye: Información de identificación del objeto • Número del objeto (para objetos que le pertenecen al museo). • Descripción breve (usar lista predeterminada). Información de entrada de objetos • Número de entrada (para objetos que le pertenecen a otros). Información de salida de objetos • Número de referencia de salida. • Persona que autoriza la salida en su organización - Persona que autoriza la sali- da (usar formato preestablecido para registrar el nombre). - Fecha de autorización de la salida (usar un formato preestablecido). 124 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES • Firma del receptor de los objetos que salen (o una referencia a su firma; si usa un registro digital, ver la Nota de salida a continuación). • Nombre e información del destino de la salida: - Destino de salida (usar formato preestablecido para registrar el nombre). - Dirección. • Razón de la salida - Razón de salida (usar lista predeterminada). • Cómo se realizó la salida - Método de salida (usar lista predeterminada). • Fecha de salida (usar un formato preestablecido). • Cuándo y cómo devolverán los objetos a sus instalaciones (si procede)- - Fecha de devolución prevista (usar un formato preestablecido). - Método de devolución previsto (usar lista predeterminada). • Nota de salida, que indique: - Una referencia al archivo adecuado que contenga detalles adicionales (por ejemplo, un archivo de «recepción (de objetos) en préstamo» si se ha devuel- to un objeto en calidad de préstamo). - Referencia a una firma de autorización. - Cualquier otra información sobre la salida no registrada en otro lugar. Coronas Chimu. Códigos: ML100827 y ML100828. Museo Larco. Lima – Perú. Foto: Juan Pablo Murrugarra. Museo Larco 6. SALIDA DE OBJETOS 125 Información de valorización del objeto • Valorización del objeto, si es preciso para fines de indemnización o seguro. Información sobre el estado y la evaluación técnica del objeto • Estado. Actualice los registros de seguro e indemnización según proceda. Ir a Seguro e indemnización (pág. 172) si necesita actualizar la cobertura del seguro o indemnización del museo, sobre todo si objetos de alto valor han salido del museo y ya no se es responsable por ellos. De ser el caso, ir a Entrega de objetos en préstamo. Volver al procedimiento vinculado que generó la salida del objeto. GUÍA DE ORIENTACIÓN Nota 1: Registros de salida de objetos Use papel de buena calidad y tinta indeleble para hacer copias de seguridad dura- deras que garanticen la conservación de los registros de salida de objetos. Un juego (de preferencia los originales) debe guardarse de forma segura, lejos del juego de copias en uso. Formularios de salida de objetos Los formularios de salida de objetos siempre se usan cuando los objetos salen de la colección del museo; por ejemplo, como préstamos o para descartar. Los formularios de salida de objetos varían dependiendo del museo. Formularios de entrada de objetos Estos se pueden usar para devolver un objeto al propietario cuando aquel nunca for- mó parte de la colección del museo. El objeto puede haber llegado al museo para identificarlo o como una posible donación. Puede usar el formulario original de en- trada de objetos —que contiene la información de entrada del objeto— durante el proceso de devolución como medio para dejar constancia que el objeto se devolvió. Esto constituye una prueba de la salida del objeto de sus instalaciones y, por lo tanto, no necesitaría llenar un formulario de salida de objeto. 126 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES 1. SALIDA DE OBJETOS La autorización de la salida de objetos se realiza de acuerdo con la política y el proceso vinculado ¿Los objetos se transportarán? Sí Procedimiento: Ubicación y control del movimiento No Programar el recojo de los objetos 3ODQLŶTXHTXHORVREMHWRVVHFRORTXHQHQHO punto de recojo acordado, a la hora acordada Consultar Nota 1 Formulario: Actualice los registros de ubicación Entrada de objetos Registre la información sobre la salida Consultar Nota 1 Formulario: Salida de objetos Actualice los registros de seguro Procedimiento: e indemnización según proceda Seguro e Indemnización Entrada de objetos en préstamo Volver al procedimiento vinculado TXHJHQHUijODVDOLGDGHOREMHWR 6. SALIDA DE OBJETOS 127 7. RECEPCIÓN DE OBJETOS EN PRÉSTAMO Manipulación de figura de cerámica Mujer estelar Nasca. (ACE - 3063). Museo Central. Banco Central de Reserva del Perú. Foto: Museo del Banco Central de Reserva del Perú - MUCEN 128 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES ¿QUÉ ES POLÍTICA DE RECEPCIÓN DE OBJETOS EN PRÉSTAMO? Se llama así a la manera en que el museo gestiona los objetos prestados por terceros por un plazo fijo y para un fin específico. Por lo general, esto podría incluir objetos prestados para exposiciones u otras activi- dades de larga duración, como proyectos de investigación. Estos préstamos siempre deben tener un plazo. Cumplido el plazo, se puede renovar el préstamo por un plazo fijo adicional o devolver el objeto a su propietario. El museo no debería tener «prés- tamos permanentes». Si tuviera préstamos de años anteriores, se debería considerar renovarlos por un plazo fijo, tratar de adquirir los objetos o devolverlos. ¿POR QUÉ LA USAMOS? La utilizamos porque se debe tener clara la capacidad que tiene la institución para recibir y albergar objetos en préstamo, la responsabilidad que implica y las condicio- nes para recibirlos. ¿CÓMO GESTIONAMOS TÉCNICAMENTE EL PRÉSTAMO DE OBJETOS EN UN MUSEO? Un museo debe generar una política que abarque el préstamo de objetos. Esta pue- de estar en un documento independiente o ser parte de una política de gestión de colecciones más amplia. En cualquier caso, cuando opte por una política, es muy pro- bable que deba considerar estas preguntas: • ¿Por qué pediría objetos prestados? • ¿Qué cuestiones legales y éticas considerará antes de pedir objetos en préstamo? • ¿Cuál es la duración mínima y máxima de un plazo de préstamo? • ¿Quién puede autorizar contratos de préstamo para que el museo pueda recibir objetos en préstamo? • ¿Qué pasos seguirá para verificar la procedencia de préstamos potenciales? • Si no se puede contactar al prestatario original, ¿cómo tratará los objetos prestados? Punto importante para el logro del paso: 7. RECEPCIÓN DE OBJETOS EN PRÉSTAMO 129 Resulta importante contar con un procedimiento escrito que explique los pasos que debe seguir cuando reciba objetos en préstamo. El proceso sugerido es un punto de referencia, su implementación depende de cada museo siguiendo los siguientes requisitos mínimos: REQUISITO MÍNIMO ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE? Tiene un acuerdo escrito firmado por el museo y el prestatario antes de comenzar En caso que surjan problemas durante la cualquier préstamo. Este tiene una referencia vigencia del préstamo, tiene un registro clara de los estándares y otros términos y formal de los acuerdos establecidos. condiciones que debe cumplir el museo. La razón para cada préstamo se indica La razón para cada préstamo se indica claramente. claramente. Puede revisar los préstamos a largo plazo Todos los préstamos se realizan por plazos cada cierto tiempo. fijos. No acumula trabajo pendiente para objetos cuyo estatus de propiedad no es claro. T iene una cobertura de seguro o Puede pedir objetos de alto valor prestados indemnización adecuada para los objetos sin que esto implique riesgos inadmisibles. prestados mientras que estén bajo la responsabilidad del museo (incluyendo el No deja objetos sin cobertura mientras los transporte). transportan. Puede darles a los prestamistas información Tiene información actualizada sobre la sobre las condiciones ambientales en las ubicación y la integridad física de los que se exhiben los objetos prestados. objetos prestados durante el plazo de Los objetos prestados que están bajo su préstamo. cuidado no se extravían y, por lo tanto, no pone su reputación en riesgo. Se puede consultar el archivo de préstamo Se guarda un registro escrito de todos los pertinente en caso de que un problema préstamos. relacionado a un objeto surja tras dejarse bajo el cuidado del museo. PROCEDIMIENTO SUGERIDO Investigación sobre préstamos Defienda el préstamo de objetos y obtenga una autorización. Las políticas de préstamos recibidos deben establecer el momento en el que el mu- seo podría prestarse objetos y el método para autorizar cualquier préstamo propues- to internamente antes de contactar a los prestamistas potenciales. 130 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES Debido a que la Recepción de objetos en préstamo supone la consolidación del uso de las colecciones y permite, sobre todo, exhibir variados objetos a nuestras audien- cias, una de las principales razones que la justifican es el desarrollo de proyectos de exposición a cargo de un curador. Enviar una solicitud de préstamo al prestatario. Las solicitudes de préstamo deben constar por escrito y deben presentarse con la mayor antelación posible considerando que, con frecuencia, los prestamistas esta- blecen plazos mínimos para tramitar los préstamos. Dependiendo del prestatario, el trámite podría tomar meses o incluso años. Por este motivo, debería considerar ese tiempo en la planificación de un proyecto. Las solicitudes de préstamo deben incluir: • Fechas del préstamo propuesto (si procede, señalar las fechas de exposición). • Sedes para el préstamo propuesto. • El contexto y la finalidad del préstamo propuesto (incluyendo información tal como los temas de una exposición propuesta). • Nombre y dirección del prestador. • Nombre e información de la persona de contacto. • Números de identificación de los objetos solicitados (si procede, incluir el núme- ro de registro nacional). • Descripción breve de los objetos solicitados e imagen de referencia. • Una declaración del seguro o indemnización prevista. Toda la correspondencia e información adicional sobre el préstamo debería guardar- se en un archivo relacionado al que se pueda acceder como mínimo con el nombre del prestatario y el número de préstamo. Registre la Ubicación del documento de este archivo, para que pueda encontrarse en el futuro. Registrar los detalles de la solicitud. Registre los siguientes datos de su solicitud de préstamo: Información del préstamo recibido. • Un número de referencia para el préstamo recibido - Número de referencia del préstamo recibido. 7. RECEPCIÓN DE OBJETOS EN PRÉSTAMO 131 • Nombre e información de la persona de contacto del prestatario: - Prestamista (usar formato preestablecido para registrar el nombre). - Información de contacto de prestatario (usar formato preestablecido para re- gistrar el nombre). - Dirección. • La persona responsable de gestionar el préstamo en su nombre - Persona de contacto para el préstamo recibido (usar formato preestablecido para registrar el nombre). • La razón del préstamo - Razón de préstamo recibido (usar lista predeterminada). • Las fechas propuestas del préstamo: - Fecha inicial del préstamo recibido (usar un formato preestablecido). - Fecha final del préstamo recibido (usar un formato preestablecido). • El estatus del préstamo - Estatus del préstamo recibido (usar lista predeterminada). - La fecha del estatus - Fecha de estatus del préstamo recibido (usar un forma- to preestablecido). Información de identificación del objeto • Los números de objeto del prestatario para los artículos a ser recibidos en préstamo: - Otro número. - Otro tipo de número (registrado como «prestatario»). Por ejemplo, si ha pedido objetos prestados de un particular y no tiene numeración propia del museo para los objetos de prestamistas, el museo debería asignarle núme- ros temporales a cada objeto. Esto podría registrarse en dos partes separadas por un guion: primero, colocar el Número de referencia del préstamo recibido; luego, un subnúmero para cada objeto prestado por el mismo prestatario. • Descripción e imagen de referencia Mantenga un registro actualizado del estatus del préstamo durante el proceso. 2. Intercambio de información adicional Complete y envíe un reporte de las instalaciones al prestatario. Si el prestatario llega a considerar el préstamo, bríndele información adicional sobre las instalaciones según lo requiera. Es probable que el prestatario le solicite al museo 132 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES un reporte sobre las instalaciones y podría mandarle un formulario en blanco para que lo llene con esa información. Podría tomar como punto de partida el formato elabo- rado por el UK Registrars Group o aquel desarrollado por el AAM, sin embargo, inde- pendientemente de cómo lo implementen, deberán incluir los siguientes ejes mínimos: • Características de la infraestructura • Ubicación y construcción del edificio • Características de los depósitos, de las salas de exposición o galerías, de los es- pacios destinados al ingreso de objetos (incluyendo el equipamiento con el que se cuenta), zonas de cuarentena y de aquellos espacios reservados para la con- servación, restauración y preparación de obras, incluyendo los procedimientos asociados a la manipulación y al embalaje. • Condiciones ambientales • Condiciones de seguridad • Medidas de seguridad implementadas en el edificio y en las salas de exposición (alarmas, circuito cerrado y planos con su distribución, recursos humanos, entre otros). • Gestión de riesgos • Protección frente a incendios, señalética y luces de emergencia • Seguros • Planos de planta y elevación del edificio Obtenga información adicional para cada objeto del prestatario y actualice el archivo de préstamos. En teoría, cuando el prestatario haya aceptado el préstamo, y a medida que se com- plete la lista de objetos prestados, solicite información adicional sobre los objetos y regístrese en el archivo relacionado. La información para cada objeto debe incluir: • Número de objeto del prestatario (si corresponde). • Número de registro nacional proporcionado por el Ministerio de Cultura (si corresponde). • Descripción del objeto. 7. RECEPCIÓN DE OBJETOS EN PRÉSTAMO 133 • El nombre y la dirección del propietario. • Su valorización. • Su estado. • Su ubicación actual. • Requisitos de exposición. • Requisitos ambientales. • Requisitos de manipulación. • Cualquier riesgo potencial. • Sus dimensiones. • Fotografías del objeto, para fines de investigación. Animal Lunar Mochica. Código: ML012803. Museo Larco. Lima - Perú. Foto: Museo Larco • Información sobre cualquier derecho de propiedad intelectual relevante y requi- sitos de licencia asociado. • Cualquier información descriptiva e histórica adicional según proceda. • Número de exposición (si corresponde). • Información particular del objeto (si corresponde, en caso de obras de arte con- temporáneo) y archivar la documentación generada para que pueda ser consul- tado con facilidad (Ver Nota 3). Tal vez tenga que repetir estos pasos dependiendo de condiciones tales como la dis- ponibilidad de los objetos, la seguridad y las condiciones ambientales. Guarde el archivo relacionado que contenga correspondencia, información del objeto y cualquier otro documento para que pueda encontrarlos y consultarlos con facilidad. 3. Acuerdo de préstamo Cree y firme el contrato de préstamo. Llegue a un acuerdo sobre las condiciones del préstamo. Si el museo se está pres- tando objetos de otro museo, es muy probable que este último -en calidad de 134 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES prestatario- genere un contrato de préstamo. Si no es el caso (por ejemplo, el museo toma un objeto prestado de un particular), genere un contrato de préstamo incluyen- do las condiciones acordadas (ver Nota 1). Tras confirmar el préstamo, el prestatario y el prestador deberán firmar los contra- tos pertinentes. Estos contratos deberían incluir todas las condiciones del préstamo. Agregue el ejemplar firmado del contrato que corresponde al museo al archivo de préstamo junto con cualquier otra correspondencia. Registre la información del préstamo. Registre y agregue la siguiente información al préstamo recibido: Información del préstamo recibido • El nombre de la persona que autoriza el préstamo en nombre del prestatario - Persona autorizada por el prestatario (usar formato preestablecido para regis- trar el nombre). • La fecha de autorización - Fecha de autorización del prestatario (usar un forma- to preestablecido). • Condiciones aplicables a los objetos que son materia del contrato de préstamo - Condiciones del préstamo recibido. • Información general sobre el préstamo - Nota del préstamo recibido. 4. Prepararse para recibir el préstamo Programe y prepárese para la llegada de objetos prestados. Esto incluye reservar espacios de almacenamiento e informar a los otros sobre las condiciones del contrato de préstamo. Necesitará enviar al prestatario evidencia de que el museo cuenta con cobertura del seguro e indemnización, planificar el trans- porte y conseguir cualquier otra licencia necesaria para el uso propuesto de los ob- jetos. Ir a Entrada de objetos y de ahí a Ubicación y control del movimiento para planificar el transporte. Cuando el objeto llegue, envíe un recibo y una actualización del estado del objeto al prestatario. Envíele un recibo al prestatario para confirmar la llegada de los objetos. El museo debe verificar el estado de los objetos como parte del Proceso de entrada de objetos y 7. RECEPCIÓN DE OBJETOS EN PRÉSTAMO 135 con el nivel de detalle precisado en el contrato de préstamo, o por aseguradoras o indemnizadores. Si se trata de grandes lotes, puede hacer uso de un registro fotográ- fico detallado de cada elemento como mínimo. Posteriormente, realice los reportes de condición de forma individual. Si surge algún problema, hágaselo saber al presta- tario inmediatamente. Agregue copias de esta correspondencia al archivo de préstamo. Si se necesita realizar algún trabajo de conservación, llegue a un acuerdo sobre esto con el prestatario. Si los objetos sufren alguna clase de daño o si ya habían planificado que los conser- vadores le den un leve mantenimiento a los objetos (por ejemplo, limpiarlos antes de una exhibición), ir a Cuidado y conservación de colecciones. Este pedido debe constar por escrito e incluir la propuesta de tratamiento, los mate- riales a utilizar y la persona responsable de ejecutar la labor. La respuesta del pres- tatario también debe darse por escrito y toda la correspondencia debería archivarse para que pueda encontrarse en el futuro. 5. Monitorear el préstamo Monitoree e informe sobre el estado de los objetos durante el préstamo. Brinde reportes de condición del objeto al prestatario según lo dispuesto en el contra- to de préstamo. Si se ha dañado un objeto, el prestatario debe ser informado inmedia- tamente y provisto de un reporte completo. Ir a Verificación de estado y evaluación técnica. Si así lo estipula el contrato de préstamo, envíe datos del monitoreo ambiental (por ejemplo, lecturas de temperatura y humedad relativa) y otra información sobre la ubi- cación de los objetos. Informe sobre cualquier cambio de circunstancias, incluso si los objetos prestados no se ven directamente afectados (por ejemplo, una violación de seguridad en una ubicación que contiene los objetos prestados), e ir a Ubicación y control del movimiento. 6. Extensión del préstamo ¿Desea extender el préstamo? Si desea extender el plazo fijo de un préstamo más allá de lo estipulado en el contra- to de préstamo correspondiente, revise nuevamente los pasos para suscribir un con- trato de préstamo. La solicitud de extensión de plazo y la respuesta del prestatario deben constar por escrito, aunque no siempre sea necesario elaborar un contrato de préstamo desde cero. En todo caso, debe comprobar que la información incluida en 136 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES cualquier contrato siga vigente. Esto podría conllevar una nueva valorización y una actualización de la cobertura de seguro o indemnización. Las extensiones siempre deberían establecerse por un plazo fijo nuevo. De ser necesario, ir a Seguro e indemnización y potencialmente a Valorización. 7. Devolución y cierre Contactarse con el prestatario para planificar la devolución de los objetos. Planifique la devolución de los objetos hacia el final del préstamo. Confirme los pre- parativos de embalaje, transporte y recepción según lo acordado con el prestatario. Si hubo cambios en las fechas del préstamo, consulte con el prestatario lo antes po- sible para evitar que el objeto prestado sea devuelto antes de lo pensado. Realizar un reporte sobre el estado final de los objetos. Llene un reporte sobre el estado final de los objetos y, de ser posible, tome fotogra- fías. Luego, ir a Verificación del estado y evaluación técnica. Devolver los objetos al prestatario. Ir a Salida de objetos y de ahí a Ubicación y control del movimiento para planificar el transporte. Confirmar que todas las condiciones se hayan cumplido y cierre el archivo de préstamo. Obtenga una confirmación escrita del prestatario que indique que se cumplieron to- das las condiciones de préstamo y tome las acciones pertinentes de no ser el caso (por ejemplo, realizar cualquier pago pendiente). Actualice la información de prés- tamo y guarde el archivo de préstamo como un registro permanente y de auditoría respecto al préstamo. GUÍA DE ORIENTACIÓN Nota 1: Contratos de préstamos Los contratos suelen incluir lo siguiente: • Información relacionada a los objetos, incluyendo: estándares de cuidado, ex- hibición y manipulación original (por ejemplo, objeto operativo en exhibición, 7. RECEPCIÓN DE OBJETOS EN PRÉSTAMO 137 maquinaria); disposiciones ambientales y de seguridad; reporte del estado y mo- nitoreo; acuerdos relacionados a la naturaleza y al grado de cualquier proceso de conservación investigativo, intrusivo o de restauración que deba ejecutarse; y el derecho de intervención del prestador (por ejemplo, en el caso de que se descu- bra que un objeto prestado está infestado). • Protocolos ante la emergencia sanitaria ocasionada por el COVID-19, como el almacenamiento en espacios de cuarentena previo al desembalaje propiamente dicho y las medidas de recepción de obras de artes visuales y tradicionales (en concordancia con la RM-242-2020-DM-MC y la RM-179-2020-DM-MC, ambas dic- taminadas por el Ministerio de Cultura). • Requisitos de seguro e indemnización. Incluir, de ser posible, la póliza de segu- ro con las condiciones que la rigen. • Gastos y obligaciones, incluyendo: conservación, transporte, horas laborales del personal y gastos imprevistos. • Términos de reproducción y derechos de propiedad intelectual. • Embalaje, transporte, correos y otros requisitos de envío. • Planificación de préstamos para investigaciones científicas, incluyendo prés- tamos con propósitos de análisis destructivo o de preparación técnica. Estos de- ben incluir un informe de estado sobre el grado de destrucción o preparación y una declaración de propiedad para los productos de esta investigación. Ver tam- bién la Nota 2. • Términos y condiciones adicionales acordados con el prestatario, incluyendo: el método de reconocimiento de las etiquetas; los derechos de propiedad de los ob- jetos durante el periodo de préstamo; y el deslinde de responsabilidad de la orga- nización prestataria si las circunstancias cambiasen durante el plazo del préstamo. • Fecha de solicitud de renovación, si el préstamo se renovará. • Información de contacto, haciendo hincapié en la responsabilidad del prestata- rio de informar al prestador si hubiera algún cambio. • Compromisos adicionales que asumidos por el prestador, tales como: contra- prestaciones económicas y de otro tipo, entrega de ejemplares de catálogos o cualquier publicación desarrollada en el marco del proyecto, material gráfico, re- cursos pedagógicos, etc. Al prestarse objetos de otra organización, es muy probable que surjan situaciones donde el prestatario tenga un formato estándar para otorgar préstamos mientras que 138 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES el prestador tiene uno para recibir préstamos. No se recomienda usar ambos forma- tos y es responsabilidad del prestador aceptar el contrato del prestatario, ya que este último es el propietario del objeto. De ser necesario, redacte un contrato único que incluya todos los puntos pertinentes que satisfagan a ambas partes. Nota 2: Préstamos para investigaciones científicas Por lo general, los préstamos se reconocen como algo frecuente y no tan formal den- tro del ámbito de las colecciones científicas. Generalmente, los préstamos se desa- rrollan dentro de una tradición internacional que, a menudo, es específica para una disciplina. Por ejemplo, es posible que el museo ya tenga contratos de préstamo es- tablecidos con otros órganos o que el mismo préstamo puede prever que la devolu- ción se realice según lo estipulado en el recibo. Es probable que como parte de las investigaciones científicas se considere realizar análisis de muestras arqueológicas. Para ello, solicite la autorización expresa y escrita del prestatario y siga las regulaciones del Ministerio de Cultura en caso requiera un proceso de exportación para la realización de dichos análisis. Posteriormente informe al prestatario sobre el resultado y proceda dentro del plazo acordado. Nota 3: Objetos de arte contemporáneo Debido a la particularidad de las obras de arte contemporáneo, la gestión de préstamo exige un intercambio de información mayor, como el manual de montaje e instalación de cada objeto que lo requiera, así como las pautas para su adecuada conservación y almacenamiento. Esta documentación debe anexarse al acuerdo de préstamo como evidencia del com- promiso asumido por el prestador. En esta misma línea encontramos al Time Based Media Art que cuenta con requerimientos específicos tales como la construcción de ambientes de instalación solicitados por el artista a fin de no alterar el significado de su creación, la construcción de espacios cerrados (cubos), el uso de equipos especiales como pantallas, reproductores, audios, entre otros que inciden en la presentación de la obra de los artistas. Dicha información deberá acompañar las comunicaciones y que- dar plasmados entre las responsabilidades que serán asumidas en torno al préstamo. Por otra parte, las obras que representan al arte efímero que, por su propia naturaleza y el uso de materiales perecibles, no permitirían efectuar una devolución del objeto tal cual fue entregado originalmente, requiere se estipule de antemano el tratamiento posterior que se le dará a dicho objeto. 7. RECEPCIÓN DE OBJETOS EN PRÉSTAMO 139 1. INVESTIGACIÓN SOBRE PRÉSTAMOS 'HŶHQGDHOSUĈVWDPRGHREMHWRV \REWHQJDXQDDXWRUL]DFLijQ (QYLDUXQDVROLFLWXGGHSUĈVWDPRDOSUHVWDWDULR Formulario: Solicitud de préstamo Procedimiento: Ubicación del documento 5HJLVWUDUORVGHWDOOHVGHODVROLFLWXG Formulario: Información de préstamo recibido 0DQWHQJDXQUHJLVWURDFWXDOL]DGRGHOHVWDWXV GHOSUĈVWDPRGXUDQWHHOSURFHVR 2. INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN ADICIONAL &RPSOHWH\HQYğHXQUHSRUWHGHODVLQVWDODFLRQHV DOSUHVWDPLVWD 2EWHQJDLQIRUPDFLijQDGLFLRQDOSDUDFDGDREMHWR GHOSUHVWDPLVWD\DFWXDOLFHHODUFKLYRGHSUĈVWDPRV 3. ACUERDO DE PRÉSTAMO &UHH\ŶUPHHOFRQWUDWRGHSUĈVWDPR Consultar Nota 1 5HJLVWUHODLQIRUPDFLijQGHOSUĈVWDPR 4. PREPARARSE PARA RECIBIR EL PRÉSTAMO 3URJUDPH\SUHSêUHVHSDUDODOOHJDGD Procedimientos: GHREMHWRVSUHVWDGRV Entrada de objetos Ubicación y control del movimiento &XDQGRHOREMHWROOHJXHHQYğHXQUHFLER\XQD DFWXDOL]DFLijQGHOHVWDGRGHOREMHWRDOSUHVWDPLVWD 6LVHQHFHVLWDUHDOL]DUDOJŘQWUDEDMRGHFRQVHUYDFLijQ Procedimiento: OOHJXHDXQDFXHUGRVREUHHVWRFRQHOSUHVWDPLVWD Cuidado y conservación de colecciones 140 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES 5. MONITOREAR EL PRÉSTAMO Procedimientos: 0RQLWRUHHHLQIRUPHVREUHHOHVWDGRGHORVREMHWRV 9HULŴFDFLijQGHHVWDGR\HYDOXDFLijQ GXUDQWHHOSUĈVWDPR técnica Ubicación y control del movimiento 6. EXTENSIÓN DEL PRÉSTAMO ȼ'HVHDH[WHQGHUHOSUĈVWDPR" Procedimiento: 6ğ Seguro e indemnización Valorización 7. DEVOLUCIÓN Y CIERRE &RQWDFWDUVHFRQHOSUHVWDPLVWDSDUDSODQLŶFDU ODGHYROXFLijQGHORVREMHWRV Procedimientos: 5HDOL]DUXQUHSRUWHVREUHHOHVWDGRŶQDOGHORVREMHWRV 9HULŴFDFLijQGHHVWDGR\ evaluación técnica Procedimientos: 'HYROYHUORVREMHWRVDOSUHVWDPLVWD Salida de objetos Ubicación y control de movimiento &RQŶUPDUTXHWRGDVODVFRQGLFLRQHVVHKD\DQ FXPSOLGR\FLHUUHHODUFKLYRGHSUĈVWDPR 7. RECEPCIÓN DE OBJETOS EN PRÉSTAMO 141 8. ENTREGA DE OBJETOS EN PRÉSTAMO Foto: Museo Histórico Regional de Cusco 142 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES ¿QUÉ ES UNA POLÍTICA DE GESTIÓN DE PRÉSTAMOS? Es el procedimiento o conjunto de procedimientos que se deben utilizar para evaluar las solicitudes de préstamo de objetos del museo y gestionar el proceso de présta- mo hasta que se efectúe la devolución del objeto prestado. ¿POR QUÉ PRESTAR OBJETOS? Porque prestar objetos puede ser una buena manera de hacer que las colecciones del museo sean más accesibles, elevar el perfil del museo, de desarrollar redes de con- tacto y de alcanzar audiencias nuevas y diferentes que de otra forma no sería posible. ¿CÓMO GENERAR UNA POLÍTICA PARA GESTIONAR EL PRÉSTAMO DE OBJETOS? Creando una política para gestionar préstamo de objetos que pueda ser independiente o ser parte de una política de gestión de colecciones más amplia. En cualquier caso, cuando opte por una, debería considerar estas preguntas: • ¿Por qué el museo prestaría sus objetos? • ¿Quién podría pedirle objetos prestados al museo? • ¿Por qué el museo podría rechazar las solicitudes de préstamo? • ¿Hay objetos que el museo en principio no prestaría? • ¿Cuál es el plazo de préstamo mínimo y máximo? • ¿Con cuánta anticipación se debería recibir una solicitud de préstamo para que el museo pueda considerarla? • ¿Qué funcionario del museo puede autorizar el préstamo de los objetos del museo? • ¿Cuáles son los términos y condiciones para que proceda el préstamo? También se debe tener un procedimiento escrito que explique los pasos a seguir cuando los objetos se consideren para un préstamo y cuando estén en estado de préstamo. El proceso sugerido es un punto de referencia, su implementación depen- de de cada museo siguiendo los siguientes requisitos mínimos: 8. ENTREGA DE OBJETOS EN PRÉSTAMO 143 REQUISITO MÍNIMO ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE? Todas las solicitudes de préstamo se El museo revisa todas las solicitudes de evalúan siguiendo la política del museo. préstamo de manera justa y transparente. Se indica claramente la razón de cada Los prestadores no usan los objetos que préstamo. prestó el museo con un propósito distinto a lo acordado. Los prestadores entienden perfectamente que los préstamos no son «permanentes». Todos los préstamos se realizan por plazos fijos. El proceso de préstamo no se usa como una excusa poco ética para descartar objetos. Tiene un contrato escrito firmado por el museo y el prestador antes de comenzar cualquier préstamo. Este tiene una En caso que surjan problemas durante la referencia clara de los estándares y otros vigencia del préstamo, tiene un registro términos y condiciones que se deben formal de los acuerdos establecidos. cumplir. El museo tiene cobertura para los gastos Los prestadores tienen un seguro o por daño o pérdida durante el periodo de indemnización adecuado para los objetos préstamo otorgado. del museo mientras están en su cuidado (incluyendo el transporte). Los objetos tienen cobertura al ser transportados. El museo puede consultar el archivo de préstamo pertinente en caso de que surjan problemas después de la devolución del El museo lleva un registro escrito de todos objeto. los préstamos. El uso que los prestadores le dan a las colecciones del museo forma parte del historial de los objetos. PROCEDIMIENTO SUGERIDO Evaluación de la solicitud Crear un archivo para el préstamo. Cuando reciba una solicitud de préstamo de objetos del museo, cree un archivo para el préstamo potencial y asigne un término clave asociado al prestador. Decida utilizar el nombre de la institución o el título del proyecto. Las solicitudes de préstamo de- ben hacerse por escrito. Registrar los detalles de la solicitud. 144 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES Verifique que el posible prestador le haya brindado la siguiente información y proce- da a registrarla: Información de identificación del objeto Detalles de cada objeto solicitado, incluyendo: • Número del objeto. • Descripción breve. Información sobre el préstamo otorgado • Un número de referencia del préstamo - Número de referencia del préstamo otorgado. • Nombre e información de contacto del prestador: - Prestador (usar formato preestablecido para registrar el nombre). - Información de contacto del prestador (usar formato preestablecido para re- gistrar el nombre). - Dirección. • El estatus del prestador - Estatus del prestador (usar lista predeterminada). • La razón del préstamo - Razón del préstamo otorgado (usar lista predeterminada). • Si el objeto se usará para una exposición, el alcance de la exposición y los detalles de todas las instalaciones - Nota de la entrega del préstamo otorgado. • Si procede, detallar las sedes que integran la exposición itinerante. • Las fechas propuestas del préstamo: - Fecha inicial de la entrega del préstamo otorgado (usar un formato preestablecido). - Fecha final del préstamo otorgado (usar un formato preestablecido). • Una breve indicación de las disposiciones de indemnización y seguro necesarias - Condiciones especiales del préstamo. • La etapa actual (comenzando por «solicitado») a la que ha llegado el proceso de préstamo del objeto - Estatus del objeto prestado (usar lista predeterminada). • La fecha en la que llegó a esa etapa - Fecha de estatus del objeto prestado (usar un formato preestablecido). 8. ENTREGA DE OBJETOS EN PRÉSTAMO 145 Considerar la solicitud. La política de préstamos otorgados del museo debe establecer los criterios que tie- ne el museo para evaluar las solicitudes de préstamo de objetos, e indicar quién es la persona autorizada para tomar esas decisiones, previa evaluación del estado de conservación y recomendación técnica de los profesionales en conservación. Puede darse el caso de que una solicitud de préstamo específica no corresponda con los criterios del museo. También podría darse el caso de que, en principio, el museo de- cida que los objetos pertinentes podrían darse en préstamo si se suscribe un contra- to de préstamo satisfactorio en función de la información adicional. Admisión de la solicitud. El museo admite la solicitud, indica si los objetos están disponibles para préstamo y si está dispuesto a darlos en préstamo. Si no es el caso, explicar los motivos. Guarde una copia en el archivo de préstamo y haga una nota con la Ubicación del documen- to para que pueda encontrarse en el futuro. Reserve los objetos para el préstamo. Si los objetos están disponibles para el préstamo, haga una nota para reservarlos en caso de que alguien más quiera usarlos durante el mismo tiempo que el préstamo solicitado. Ir a Uso de colecciones y volver a esta sección. 2. Solicitar información adicional Solicite información adicional al prestador. Si considera dar un préstamo, envíele las condiciones generales que rigen la gestión al prestador junto con una solicitud para obtener información adicional sobre el prés- tamo. Esto podría incluir una solicitud para que los prestadors llenen un reporte de instalaciones (por ejemplo, el formulario de reporte de instalaciones que elabora el UK Registrars Group o el sugerido por el AAM), que brinden mayor detalle de las se- des que recibirán el proyecto, en caso se trate de una exposición itinerante. Considerar la solicitud. El museo evalúa si quiere proceder con el préstamo de los objetos propuestos en función de la información adicional. Algunos factores son: La idoneidad del prestador propuesto, teniendo en cuenta: • Referencias sobre préstamos anteriores entregados a un mismo prestador o lugar. • Información recabada durante una visita al lugar propuesto. 146 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES • Consultar a la agencia regional pertinente o al asesor en temas de seguridad. • Garantía de que el objeto tendrá la cobertura adecuada en caso de daño o pérdida. • Cronograma necesario para cumplir con el préstamo. • Agente de transporte. • Gastos (por ejemplo, trabajos de conservación). • Requisitos específicos relacionados a los objetos solicitados (por ejemplo, si se requieren correos). • Consideraciones de seguridad. • Consideraciones ambientales. • El uso que se le dará a las colecciones (por ejemplo, objetos que estarán operativos). Si por algún motivo no puede confirmar el préstamo de un objeto determinado, deje a discreción del prestador una nueva revisión de sus colecciones. También puede sugerir algún reemplazo para que sea evaluado sin afectar las narrativas de sus pro- pias exposiciones. Finalmente, si decide no prestar los objetos, escriba y explique los motivos. Guarde una copia en el archivo de préstamo y haga una nota con la Ubicación del documen- to para que pueda encontrarse en el futuro. 3. Acuerdo de préstamo El museo brinda información de cada objeto al prestador. Si decide proceder con un préstamo, bríndele al prestador potencial la siguiente in- formación para cada objeto: • Número de objeto. • Número alternativo (Número de registro nacional otorgado por el SINAR). • Descripción del objeto. • Su valorización. • Su estado de conservación. 8. ENTREGA DE OBJETOS EN PRÉSTAMO 147 • Requisitos de exposición. • Requisitos ambientales. • Requisitos de manipulación y embalaje según las características del objeto cedi- do en préstamo. • Cualquier riesgo potencial. • Sus dimensiones. • Fotografías para fines de investigación o publicidad (si los derechos lo permiten). • Información sobre cualquier derecho de propiedad intelectual relevante y requi- sitos de licencia asociados. • Si procede, envíe el manual de montaje e instalación asociado a una creación con- temporánea, detalle los materiales para recrearla o los equipos necesarios para garantizar así su buen funcionamiento. • Cualquier información descriptiva e histórica adicional según proceda. • La estimación de gastos que el prestador debería cubrir (por ejemplo, trabajo de conservación, marcos o soportes hechos a la medida). • Adicionalmente, si considera prudente, puede acompañar esta información con los nuevos protocolos de bioseguridad. Registre las condiciones finales del préstamo y elabore el contrato de préstamo. Llegue a un acuerdo sobre las condiciones del préstamo y elabore un contrato de préstamo basado en estas (ver Nota 1). Guarde el archivo relacionado que contenga correspondencia, información del objeto y cualquier otro documento para que pue- da encontrarlos y consultarlos con facilidad. Registre la autorización del préstamo: Información sobre el préstamo otorgado • El nombre de la persona que autoriza el préstamo - Persona que autoriza el prés- tamo otorgado (usar formato preestablecido para registrar el nombre). • La fecha en que se dio la autorización - Fecha de autorización del préstamo otor- gado (usar un formato preestablecido). 148 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES En este punto se requiere también el documento de identificación de la persona que representa al prestador, sea natural o jurídica. En este último caso, se debe añadir co- pia de los poderes vigentes que lo acreditan como tal y los estatutos de la entidad. Ambas partes firman el contrato de préstamo. Tras confirmar el préstamo, el prestatario y el prestador deberán firmar los contra- tos pertinentes. Estos contratos deberían incluir todas las condiciones del préstamo. Adjunte la copia firmada del contrato que corresponde al museo al archivo de prés- tamo. Haga una nota con la Ubicación del documento para que pueda encontrarse en el futuro. Si se trata de entregar objetos en préstamo que forman parte del patrimonio cultural de la nación, asegúrese de brindar toda la documentación necesaria al prestatario a fin de que pueda cumplir con la regulación del Estado en los plazos establecidos (ver Nota 4). 4. Preparación para el préstamo Verifique y registre, con imágenes, el estado de los objetos para el préstamo. Cada prestatario deberá elaborar la ficha de conservación por cada objeto cedido en préstamo, incluyendo sus componentes de ser el caso, y acompañarlo de un re- gistro fotográfico actualizado. Foto: Museo de Arte de Lima 8. ENTREGA DE OBJETOS EN PRÉSTAMO 149 Ir a Verificación de estado y evaluación técnica. Lleve a cabo cualquier trabajo de conservación necesario, incluyendo los marcos y soportes hechos a la medida. Planifique y ejecute la preparación de las obras que serán cedidas en préstamo, in- cluyendo la colocación de marcos y/o soportes, para evitar cualquier manipulación posterior. Ir a Cuidado y conservación de colecciones. Confirme que se haya cumplido con todas las condiciones de seguridad. De ser el caso, confirme la recepción de un reporte satisfactorio de su asesor en te- mas de seguridad u otra autoridad calificada, y que se hayan cumplido todas las con- diciones de seguridad. De lo contrario, considere si debería darle una oportunidad al prestador para cumplir con todos los estándares de seguridad requeridos para el préstamo antes de tomar una decisión final. Obtenga evidencia del acuerdo de seguros o indemnización y actualice los registros. Obtenga evidencia de los acuerdos de seguro o indemnización antes de despachar los objetos. Al respecto, puede solicitar la póliza de seguro completa, con detalle de las cláusulas que rigen, acompañado del certificado de seguro que otorga cobertura al objeto. Actualizar registros e ir a Seguro e indemnización. 5. Envío de los objetos Coordine el envío de los objetos y verifique que lleguen a salvo. Ir a Salida de objetos y luego ir a Ubicación y control del movimiento. Si procede, coordine con el correo de su institución a fin de que supervise todo el proceso (ver Nota 5). 6. Monitorear el préstamo El museo monitorea el estado y la ubicación de los objetos durante el proceso de préstamo. Monitoree los préstamos actualizando la siguiente información conforme al contrato de préstamo: 150 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES • Estado del objeto (mínimo una vez al año). • Condiciones ambientales y de exposición (mínimo una vez al año). • Pólizas de seguros e indemnización (antes de las fechas de renovación). Recalcar además que las instituciones que ceden sus objetos en préstamo, cualquie- ra sea su condición, es decir, integrantes del patrimonio cultural o creaciones con- temporáneas, deben mantener una constante comunicación durante todo el proceso con el prestador y con el correo nombrado para dicho fin. En particular, los correos oficiales que actúan en representación del Estado deben mantener canales abiertos para informar apropiadamente, a cada prestatario, sobre rubros sensibles tales como el estado de conservación de los objetos, el cumplimiento de las diversas exigencias ambientales, de exhibición, de manipulación, entre otros. 7. Extensión del préstamo ¿El prestador quiere extender el plazo de préstamo? Si el prestador desea extender el plazo de préstamo más allá de lo estipulado en el contrato de préstamo pertinente, revise nuevamente los pasos para realizar un contra- to de préstamo. Tanto la solicitud de extensión de plazo como la respuesta del museo deben constar por escrito, aunque el museo no siempre tenga que redactar un nuevo contrato de préstamo. En todo caso, debería comprobar el estado de conservación actual del objeto y establecer con precisión si serían susceptibles a la renovación del préstamo. También verifique que la información incluida en cualquier contrato siga vigente. Esto podría implicar una nueva Valorización (si se trata de préstamos a largo plazo) y actualizar el Seguro e indemnización. 8. Coordinar la devolución Una vez que se haya dado la confirmación, coordine la devolución de los objetos al museo. Ir a Ubicación y control del movimiento. 9. Cerrar el préstamo Facturar al prestador por los gastos pendientes. Emita facturas por los gastos pendientes conforme a los términos del contrato de préstamo. Confirmar que los objetos llegaron bien y verificar que se 8. ENTREGA DE OBJETOS EN PRÉSTAMO 151 hayan cumplido todas las condiciones del préstamo. El museo confirmó que recibió los objetos devolviendo el recibo al prestador y con- firmando que se han cumplido todas las condiciones establecidas (por ejemplo, pago de gastos, recepción de catálogos). Agregar información relevante sobre el préstamo a los registros de catálogo de los objetos Esto incluye referencias a exposiciones, aparición en catálogos, presencia en los ma- teriales gráficos asociado al objeto y a otros usos que forman parte del historial de los objetos del museo. Ir a Uso de colecciones. Cierre el archivo de préstamo. El museo actualiza la información del préstamo. A su vez, registre cualquier informa- ción que sea relevante, como reportes de incidentes o correos, en caso de futuras solicitudes por parte del prestador. Actualice el archivo de préstamo y considérelo un registro permanente y pista de auditoría del préstamo. GUÍA DE ORIENTACIÓN Nota 1: Contratos de préstamo. • Información relacionada a los objetos, incluyendo: estándares de cuidado, exhi- bición y manipulación original (por ejemplo, objeto operativo en exhibición, maqui- naria); planificaciones ambientales y de seguridad; reporte del estado y monitoreo; acuerdos relacionados a la naturaleza y al grado de cualquier proceso de conser- vación investigativo, intrusivo o de restauración que deba ejecutarse; y el derecho de intervención del prestador (por ejemplo, en el caso de que se descubra que un objeto prestado está infestado). • Protocolos ante la emergencia sanitaria ocasionada por el COVID-19, como el almacenamiento en espacios de cuarentena previo al desembalaje propiamente dicho y las medidas de recepción de obras de artes visuales y tradicionales (en concordancia con la RM-242-2020-DM-MC y la RM-179-2020-DM-MC, ambas dic- taminadas por el Ministerio de Cultura). • Requisitos de seguro e indemnización. Incluir, de ser posible, la póliza de segu- ro con las condiciones que la rigen. • Gastos y obligaciones, incluyendo: conservación, transporte, horas laborales del personal y gastos imprevistos. 152 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES • Términos de reproducción y derechos de propiedad intelectual. • Embalaje, transporte, correos y otros requisitos de envío. • Planificación de préstamos para investigaciones científicas, incluyendo prés- tamos con propósitos de análisis destructivo o de preparación técnica. Estos de- ben incluir un informe de estado sobre el grado de destrucción o preparación y una declaración de propiedad para los productos de esta investigación. Ver tam- bién la Nota 2. • Términos y condiciones adicionales acordados con el prestatario, incluyen- do: el método de reconocimiento de las etiquetas; los derechos de propiedad de los objetos durante el periodo de préstamo; y el deslinde de responsabili- dad de la organización prestataria si las circunstancias cambian durante el pla- zo del préstamo. • Fecha de solicitud de renovación, si el préstamo se renovará. • Información de contacto, haciendo hincapié en la responsabilidad del prestata- rio de informar al prestador si hubiera algún cambio. Exposición permanente realizada en el Museo de Arte de Lima. 2015. Foto: Daniel Giannoni - Archivo institucional. del Museo de Arte de Lima 8. ENTREGA DE OBJETOS EN PRÉSTAMO 153 • Compromisos adicionales que serán asumidos por el prestador tales como: con- traprestaciones económicas y de otro tipo, entrega de ejemplares de catálogos o cualquier publicación desarrollada en el marco del proyecto, material gráfico, recursos pedagógicos, etc. Al prestarse objetos de otra organización, es muy probable que surjan situaciones donde el prestatario tenga un formato estándar para otorgar préstamos mientras que el prestador tiene uno para recibir préstamos. No se recomienda usar ambos forma- tos y es responsabilidad del prestador aceptar el contrato del prestatario, ya que este último es el propietario del objeto. De ser necesario, redacte un contrato único que incluya todos los puntos pertinentes que satisfagan a ambas partes. Nota 2: Préstamos para investigaciones científicas Por lo general, los préstamos se reconocen como algo frecuente y no tan formal den- tro del ámbito de las colecciones científicas. Generalmente, los préstamos se desa- rrollan dentro de una tradición internacional que, a menudo, es específica para una disciplina. Por ejemplo, es posible que el museo ya tenga contratos de préstamo es- tablecidos con otros órganos o que el mismo préstamo puede prever que la devolu- ción se realice según lo estipulado en el recibo. Es probable que como parte de las investigaciones científicas se considere realizar análisis de muestras arqueológicas. Para ello, solicite la autorización expresa y escrita del prestatario y siga las regulaciones del Ministerio de Cultura en caso requiera un proceso de exportación para la realización de dichos análisis. Posteriormente informe al prestatario sobre el resultado y proceda dentro del plazo acordado. Nota 3: Objetos de arte contemporáneo Debido a la particularidad de las obras de arte contemporáneo, la gestión de préstamo exige un intercambio de información mayor, como el manual de montaje e instalación de cada objeto que lo requiera, así como las pautas para su adecuada conservación y almacenamiento. Esta documentación debe anexarse al acuerdo de préstamo como evidencia del compromiso asumido por el prestador. En esta misma línea encontramos al Time Based Media Art que cuenta con requerimientos específicos tales como la cons- trucción de ambientes de instalación solicitados por el artista a fin de no alterar el significado de su creación, la construcción de espacios cerrados (cubos), el uso de equipos especiales como pantallas, reproductores, audios, entre otros que inciden en la presentación de la obra de los artistas. Dicha información deberá acompañar las comunicaciones y quedar plasmados entre las responsabilidades que serán asu- midas en torno al préstamo. 154 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES Por otra parte, las obras que representan al arte efímero que, por su propia naturaleza y el uso de materiales perecibles, no permitirían efectuar una devolución del objeto tal cual fue entregado originalmente, requiere que se estipule de antemano el trata- miento posterior que se le dará a dicho objeto. Nota 4: Regulación del Ministerio de Cultura para préstamos nacionales e internacionales El Ministerio de Cultura, conforme a lo dispuesto en el artículo 34° de la Ley N° 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación, menciona que en caso excepcional se puede autorizar la salida de los bienes muebles integrantes del patrimonio cultural de la nación por motivos de exhibición con fines científicos, artísticos y culturales, por estudios especializados que no puedan ser realizados en el país y por restauración que no pueda realizarse en el país. En ese sentido, la entrega de objetos en préstamo, con carácter patrimonial y en el marco de exposiciones en el extranjero, debe contemplar el cumplimiento de los requisitos estipulados en el TUPA, en el Reglamento de la Ley N° 28296 con su respectiva modificatoria (DS N° 011 2006-ED y DS N° 007-2020-MC). Nota 5: Correo Debido a la emergencia sanitaria originada por el COVID-19, las organizaciones cultu- rales han visto afectados sus protocolos incluyendo la figura del correo. En este sen- tido, se vieron obligados a implementar respuestas de carácter temporal y se dejó espacio para el desarrollo de un correo virtual. Este tipo de correo se caracteriza prin- cipalmente por el uso de las tecnologías de la información y los sistemas de ubica- ción y seguimiento como apoyo para monitorear diversos aspectos del proceso de préstamo y controlar los traslados a distancia. Esta figura es una respuesta transitoria y no debe reemplazar al correo tal como fue concebido anteriormente ya que es un actor clave que garantiza los estándares y las buenas prácticas. 8. ENTREGA DE OBJETOS EN PRÉSTAMO 155 1. EVALUACIÓN DE LA SOLICITUD Crear un archivo para el préstamo Registrar los detalles de la solicitud Formulario: Evaluación de solicitud Considerar la solicitud Admisión de la solicitud ¿La solicitud es admitida? No Procedimiento: Ubicación de documento Sí Reserve los objetos para el préstamo Procedimiento: Uso de Colecciones 2. SOLICITAR INFORMACIÓN ADICIONAL Solicite información adicional al prestador Considerar la solicitud ¿La solicitud es admitida? Procedimiento: No Ubicación de documento Sí Reserve los objetos para el préstamo 3. ACUERDO DEL PRÉSTAMO Formulario: El museo brinda información de objeto al prestador Acuerdo de préstamo 5HJLVWUHODVFRQGLFLRQHVŶQDOHVGHOSUĈVWDPR\ Consultar Nota 1 elabore el contrato de préstamo Procedimiento: $PEDVSDUWHVŶUPDQHOFRQWUDWRGHSUĈVWDPR Ubicación de documento ¿El objeto forma parte del Patrimonio Cultural de la Sí Consultar Nota 4 Nación? 4. PREPARACIÓN DEL PRÉSTAMO 9HULŶTXH\UHJLVWUHFRQLPêJHQHVHO Procedimiento: estado de los objetos para el préstamo 9HULŴFDFLijQGHHVWDGR y evaluación técnica /OHYHDFDERFXDOTXLHUWUDEDMRGHFRQVHUYDFLijQQHFHVDULR Procedimiento: LQFOX\HQGRORVPDUFRV\VRSRUWHVKHFKRVDPHGLGD Cuidado y conservación de colecciones &RQŶUPHTXHVHKD\DFXPSOLGRFRQ todas las condiciones de seguridad Obtenga evidencia del acuerdo de seguros Procedimiento: RLQGHPQL]DFLijQ\DFWXDOLFHORVUHJLVWURV Seguro e Indemnización 156 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES 5. ENVÍO DE OBJETOS &RRUGLQHHOHQYğRGHORVREMHWRV\ Procedimientos: YHULŶTXHTXHOOHJXHQDVDOYR Salida de objetos Ubicación y control del movimiento Consultar Nota 5 6. PREPARACIÓN DEL PRÉSTAMO (OPXVHRPRQLWRUHDHOHVWDGR\ODXELFDFLijQGH los objetos durante el proceso de préstamo 7. EXTENSIÓN DEL PRÉSTAMO ȼ(OSUHVWDGRUTXLHUHH[WHQGHUHOSOD]RGHSUĈVWDPR" Sí Procedimientos: Revise el proceso de contrato de préstamo Valorización Seguro e Indemnización 8. COORDINAR LA DEVOLUCIÓN 8QDYH]TXHVHKD\DGDGRODFRQŶUPDFLijQ Procedimiento: coordine la devolución de los objetos al museo Ubicación y control del movimiento 9. CERRAR EL PRÉSTAMO Facturar al prestador por los gastos pendientes &RQŶUPDUTXHORVREMHWRVOOHJDURQELHQ\YHULŶFDUTXH VHKD\DQFXPSOLGRWRGDVODVFRQGLFLRQHVGHOSUĈVWDPR Agregar información relevante sobre el préstamo Procedimiento: DORVUHJLVWURVGHFDWêORJRGHORVREMHWRV Uso de colecciones Cierre el archivo de préstamo 8. ENTREGA DE OBJETOS EN PRÉSTAMO 157 9. PLANIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Archivo del Museo de Arte de Lima - MALI Foto: 1NSIGHT LAB 158 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES ¿QUÉ ES PLANIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN? Es un paso que cuando forma parte de una adecuada política de planificación docu- mentaria, permite optimizar los sistemas de documentación del museo y mejorar la información que contienen mediante un proceso de mejora continua. A comparación de otros procesos, este es mucho más genérico. ¿POR QUÉ USAR UNA POLÍTICA DE PLANIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN? Porque se enfoca en la planificación y la gestión de cualquier tipo de proyecto de documentación: definiendo objetivos, redactando planes, monitoreando avances y respondiendo a cualquier problema que pueda surgir. Si el museo aún no cumple con el estándar mínimo para el Proceso de inventario, este debe ser la prioridad número uno del plan del museo. No todos los proyectos de documentación son «retrospectivos» en el sentido de que se registra información que debió registrarse cuando los objetos se adquirieron recientemente. La catalogación, en particular, es un proceso continuo y abierto que no es tan abrumador si se trabaja como proyectos de investigación individuales y no como un solo «trabajo pendiente». PUNTOS IMPORTANTES PARA EL LOGRO DEL PASO La planificación de mejoras en la documentación del museo debe hacerse como parte de un proceso más amplio de planificación a futuro de la organización. Se toma como punto de partida el presente que se quiere cambiar y se dirige hacia un futuro que se desea alcanzar. Esta debe ser la idea primordial que dirija todas las iniciativas en términos de documentación. Por ejemplo, si una meta consiste en subir las imágenes de las colecciones a internet, esto generaría un proyecto para reforzar la información sobre derechos de autor necesaria para hacerlo. También podría darse el caso de que una exposición planificada conlleve a realizar investi- gaciones que podrían mejorar los registros de los objetos. Al igual que con la pla- nificación a futuro, cuando se culmine con un plan de documentación, el museo debería revisar lo que necesita nuevamente, lo que podría conllevar a la genera- ción de un nuevo plan. 9. PLANIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN 159 ¿CÓMO GENERAR UNA POLÍTICA DE PLANIFICACIÓN DE DOCUMENTOS? Esta política (a veces denominada política de información de colecciones).debería idealmente formar parte de un marco integrado de gestión de colecciones: un con- junto coherente de políticas, planes y procesos que, a su vez, incluyan el desarrollo, acceso y cuidado de las colecciones. En cualquier caso, cuando opte por una políti- ca, es muy probable que deba considerar estas preguntas: • ¿Cuáles son las partes que componen el sistema de información de colecciones del museo (por ejemplo, registros de colecciones a la colección, formularios, ar- chivos, sistemas digitales)? • ¿Qué obligaciones éticas y otros estándares planea cumplir el museo? ¿Cómo lo logrará (por ejemplo, con la misión del museo, el Código de Ética del Asociación de Museos, una Acreditación, mediante qué mecanismos? • ¿Qué exigencias legales de información de colecciones debe cumplir el museo? ¿Cómo las cumplirá (por ejemplo, protección de datos, libertad de información)? • ¿Cómo hará que el sistema del museo esté actualizado, seguro, con una copia de seguridad y cubriendo las necesidades del museo y de sus usuarios? • ¿Cuáles son las prioridades que tiene el museo para mejorar la información de colecciones? ¿Cómo las logrará? También se debe tener un procedimiento escrito que explique los pasos a seguir para llevar a cabo la planificación y gestión de documentación de los proyectos. El proceso sugerido es un punto de referencia, su implementación depende de cada museo siguiendo los siguientes requisitos mínimos: REQUISITO MÍNIMO ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE? Al revisar la información que ya posee de El museo no dedica tiempo o recursos sus colecciones e identificar las áreas de para trabajar en asuntos de interés que mejora, toma en cuenta las prioridades de no contribuyen con las prioridades más la gestión de colecciones. importantes de la organización. T ienes un plan de documentación Distribuye el «trabajo pendiente» en escrito, que ha sido socializado entre los proyectos manejables que cumplirán con profesionales que están en contacto con la los objetivos principales del museo. colección. Este plan establece los objetivos específicos que deberían lograrse dentro Los profesionales conocen los objetivos de un plazo realista considerando los trazados y el papel que cumplirán para recursos disponibles. alcanzarlos. 160 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES El museo puede celebrar «soluciones Revisa periódicamente que se estén rápidas». cumpliendo los objetivos trazados en su El museo puede abordar cualquier plan. problema que podría provocar que un plan falle. PROCEDIMIENTO SUGERIDO 1. Revisión de la información de las colecciones existentes Revise si la información de las colecciones existentes cumple con las necesidades del museo. La planificación puede partir de un problema que afecta a los museos, entre ellos, el tema de inventario, contenidos digitales, entre otros. En ese sentido resulta indis- pensable efectuar previamente un diagnóstico general de la institución que permita identificar las áreas o situaciones de mejora, para luego establecer prioridades y me- tas asociadas. Ir a Diagnóstico y volver a esta sección. Así, si no cumple con los requisitos para el Inventario, haga que este sea la prioridad máxima de su plan de documentación, sobre la base de los pasos específicos sugeri- dos en este procedimiento. Ver también la Nota 1 para obtener orientación adicional. Otros procedimientos también pueden generar que se necesite planificar la documen- tación. Por ejemplo, la Revisión de las colecciones o una Auditoría podrían revelar vacíos en la información de las colecciones del museo. O un plan para hacer que las imágenes digitalizadas estén disponibles en internet podría requerir de un Proyecto de gestión de derechos para resolver la variedad de problemas relacionados al uso de licencias. Verifique las políticas y los planes del museo para el desarrollo, acceso y cuidado de las colecciones. ¿La información de colecciones actual del museo es lo suficiente- mente completa, y puede consultarse, para respaldar el conjunto de prioridades pre- vistas en esos documentos? De no ser el caso, ¿qué mejoras deberían hacerse? ¿Qué prioridad le daría a cada una? ¿Hay alguna «solución rápida» que le daría al museo resultados de manera relativamente fácil? 2. Redactar el plan de documentación del museo Desarrollar el plan de documentación del museo. Sobre la base de la revisión, desarrolle un plan de documentación escrito que aborde las prioridades de mejora del museo en un cronograma predeterminado. Debería detallar: 9. PLANIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN 161 • Los objetivos que el museo desea lograr. Es decir, cualquier estándar relevante que sea importante para garantizar la calidad (por ejemplo, programas de cata- logación para temas específicos, fuentes de terminología, especificaciones para imágenes). • Las acciones que la organización debe realizar para cumplir con esos objetivos (por ejemplo, fotografías de objetos, usar terminología estándar para la descrip- ción de objetos, realizar investigaciones sobre los derechos relacionados a la colección). • Los recursos que se usarán (por ejemplo, personas y tiempo). • La metodología de trabajo, incluyendo las herramientas y las técnicas que guiarán el proceso (los protocolos y las directrices deben ser establecidas de antemano, por cada acción, a fin de no dilatar el trabajo durante su ejecución). • Los resultados medibles conseguidos sobre la base de los objetivos establecidos. • Las metas que se pueden usar para revisar el avance en fechas específicas. Ante todo, se deberían poder lograr los objetivos del plan dentro de un plazo conside- rando los recursos disponibles. Si esto no es una posibilidad realista, deberá priorizar y replantear el alcance del plan. Se debe recordar que, una vez que el museo haya cumplido con los requisitos mínimos del Procedimiento de inventario, las priorida- des dependerán del museo. El plan de documentación del museo es un medio para lograr los fines identificados y no un fin específico en sí mismo. Registre la Ubicación del documento de este plan para que pueda encontrarse y consultarse con facilidad. 3. Poner en práctica el plan de documentación Conseguir que el plan se apruebe. El museo debe asegurarse de que su órgano rector y la alta dirección apoyen el plan y asignen los recursos necesarios para alcanzar sus objetivos. Ejecute un proceso de socialización del plan aprobado. Se debe llevar a cabo una etapa de socialización del plan a fin de que todos los pro- fesionales conozcan y compartan los objetivos trazados a nivel institucional y puedan aportar, desde sus funciones específicas, en la construcción de un nuevo escenario. Poner el plan en acción. 162 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES Si su plan de documentación consiste en abordar el trabajo pendiente del inventario, volver a Inventario. Si el plan implica otros procedimientos, ir al que corresponda, se- gún sea necesario. Revisar el avance con frecuencia teniendo en cuenta los logros del plan. Efectúe una revisión de las metas o hitos cada cierto tiempo a fin de visibilizar el tra- bajo realizado por los profesionales de la institución. De ser necesario, ajuste el plan en función de los resultados de la revisión y apruebe las revisiones. Completar el trabajo y evaluar el plan. Al finalizar el plazo establecido en el plan, o en la versión revisada del plan, deténgase y evalúe la efectividad de este, indicando las lecciones aprendidas. 4. Mejora continua Repita el procedimiento. La finalidad de este proceso es la mejora continua de la información de colecciones del museo como parte de un ciclo más amplio de planificación a futuro. Por lo tanto, una vez que haya evaluado un plan, comience a pensar en el siguiente. Foto: Museo Pachacamac 9. PLANIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN 163 GUÍA DE ORIENTACIÓN Nota 1: Inventario Determine el alcance del inventario y la información mínima a recuperar. Asimismo, revise las cuestiones logísticas como espacios, herramientas y equipos disponibles. Considere establecer un cronograma con intervalos de tiempo que deban ser cono- cidos por todos los miembros del equipo a cargo de esta actividad. Los lapsos de tiempo pueden variar en función de los espacios disponibles para ejecutar la labor del inventario, de cuan dispersos se encuentren las colecciones, si hay pérdida de in- formación del objeto o disociación. Así, el cronograma debe garantizar evaluaciones permanentes para determinar los avances o las dificultades que se han tenido que enfrentar durante la ejecución. Ir a Inventario. Nota 2: Documentación de conservación Recopile la información relacionada a la evaluación técnica y los procesos de con- servación en general, incluyendo pero sin limitarse a las fichas, informes en sus tres niveles (verificación del estado, reporte del estado y reporte del estado completo), propuestas de intervención, protocolos referentes a las condiciones ambientales, manipulación, embalaje, entre otros. Ir a Verificación del estado y evaluación técnica. Estos registros deberán vincularse de forma cruzada con los números de identifica- ción de los objetos. Además, se establecerá la ubicación actual a fin de que la infor- mación se pueda encontrar fácilmente en el futuro. Nota 3: Creaciones contemporáneas El carácter particular de las obras de arte contemporáneo, en especial, el arte efímero, el performance, el Time Based Media Art, desafían a la forma tradicional de documen- tar -entendida como la descripción detallada de los objetos o elementos y requieren un ajuste en la metodología, no viceversa. Este enfoque alternativo debe priorizar la condición inmaterial de dichas creaciones y ampliar el espectro de información que incluya material audiovisual, registros de acción, catalogación e informes periodísti- cos que contextualicen determinada intervención artística, entre otros. 164 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES 1. Revisión de información de las colecciones existentes Revise si la información de las colecciones existentes cumple con las necesidades del museo Consultar Nota 1 2. Redactar el plan de documentación del museo Desarrollar el plan de documentación del museo Formulario: Plan de documentación del museo Procedimiento: Ubicación de documento 3. Poner en práctica en plan de documentación Conseguir que el plan se apruebe Ejecute un proceso de socialización del plan aprobado Poner el plan en acción Revisar el avance con frecuencia teniendo en cuenta los logros del plan Completar el trabajo y evaluar el plan 4. Mejora continua Repita el procedimiento 9. PLANIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN 165 10. REPRODUCCIÓN Foto: Museo Histórico Regional de Cusco. 166 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES ¿QUÉ ES UNA POLÍTICA DE REPRODUCCIÓN DE OBJETOS? Política de reproducción de objetos es el conjunto de directivas y documentos que sirven para gestionar y registrar la creación de imágenes y otros tipos de reproduc- ción de objetos, incluyendo copias digitales. Este proceso ayuda al museo a gestionar los resultados, ya que vincula la información sobre las reproducciones y los objetos originales que representan. Es muy probable que las nuevas reproducciones sean en formato digital, como fotografías, escaneos (incluyendo aquellos en 3D) y transferencias de cintas audiovisuales. El museo tam- bién puede usar este proceso para impresiones fotográficas, negativos y transparen- cias, así como impresiones y modelos en 3D. ¿POR QUÉ USAMOS LA GESTIÓN DE REPRODUCCIÓN? Existen diversas razones por las que el museo podría usar la reproducción de los objetos. Este proceso incluye: hacer copias de objetos vulnerables al daño físico para fines de conservación; tomar fotografías para registrar el estado en que se encuen- tran los objetos o para fines de identificación en caso de daño o pérdida; para ayudar a los investigadores; o para una amplia gama de actividades abiertas al público. Los usos previstos van a determinar la calidad de reproducción que sea más adecuada. En general, el museo querrá tener varias versiones derivadas del original: por ejem- plo, imágenes maestras de gran tamaño y de alta resolución, y copias de trabajo edi- tadas para usarlas en línea. Este proceso no se ha diseñado para abarcar el uso de las reproducciones, como la publicación de imágenes. Para ello, ver los procesos de Uso de colecciones y Gestión de derechos. Este proceso tampoco se ha diseñado para objetos que originalmente se han de- sarrollado en formato digital como obras originales o entrevistas orales de historia. Estos se deberían gestionar de la misma forma que cualquier otro objeto (físico) en la colección del museo. ¿CÓMO GENERAR UNA POLÍTICA DE REPRODUCCIÓN DE OBJETOS? Una política para reproducir objetos bajo el cuidado del museo puede establecer- se en un documento independiente o ser parte de una política de gestión de colec- ciones más amplia. En cualquier caso, cuando opte por una política, es muy probable que deba considerar estas preguntas: 10. REPRODUCCIÓN 167 • ¿Qué reproducciones debería hacer el museo regularmente durante otros procesos? • ¿Qué estándares debería seguir para los distintos tipos de usos previstos (por ejemplo, tipo de archivo y resolución)? • ¿Qué formato utiliza el museo para nombrar y numerar las reproducciones, inclu- yendo archivos digitales y versiones de trabajo de las copias maestras? • ¿Dónde se almacenarán las reproducciones del museo, incluyendo archivos digitales? • ¿Cómo se hacen las copias de respaldo periódicas de las reproducciones digitales? • ¿Cómo se asegurará de que todos los que realicen reproducciones de los objetos del museo conozcan y cumplan las políticas de gestión de derechos del museo? También se debe tener un procedimiento escrito que explique los pasos a seguir cuando haga reproducciones de los objetos. El proceso sugerido es un punto de re- ferencia, su implementación depende de cada museo siguiendo los siguientes requi- sitos mínimos: REQUISITO MÍNIMO ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE? Todas las reproducciones nuevas se hacen de acuerdo con las políticas de gestión de El museo no se expone a riesgos que vayan derechos de tu institución. más allá del nivel aceptado en su política. El museo puede identi f icar cada reproducción inequívocamente y vincularla Toda reproducción tiene un Número de a la información relevante. reproducción único, incluyendo versiones de trabajo de las copias maestras. El museo no sobreescribe la copia maestra con una versión editada de forma accidental. Toda reproducción tiene algún tipo de El museo puede encontrar cualquier registro de catalogación que incluye, como reproducción rápidamente y cuando la mínimo, el Número de la reproducción y necesite. su ubicación de almacenamiento en la El museo no acumula archivos con institución. imágenes sin documentar. El registro de un objeto muestra fácilmente las reproducciones que existen de ese Los registros de las reproducciones y de los objeto. objetos originales se vinculan a través del Número de la reproducción y el Números El museo puede obtener información de objeto respectivamente. fácilmente (por ejemplo, para subtítulos) sobre los objetos que aparecen en una reproducción. 168 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES REQUISITO MÍNIMO ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE? Los fotógrafos independientes entienden En los registros de reproducción, se hace perfectamente los términos acordados con una referencia clara a cualquier derecho el museo. de propiedad intelectual asociado con las reproducciones (a diferencia de los que No se otorgan licencias por error sobre corresponden a los objetos originales). alguna imagen que no sea propiedad intelectual del museo. El museo destina esfuerzos para disponer de una copia de seguridad de las El museo no perderá el historial de reproducciones de los objetos que integran imágenes o reproducciones en casos de la colección. suceder algún tipo de desastre. PROCEDIMIENTO SUGERIDO 1. Solicitar la reproducción Aclarar el propósito principal de la solicitud. En general, el museo necesitará hacer reproducciones dentro del marco de otros pro- cesos. Aclare el propósito principal de la solicitud, ya que su política de reproducción podría determinar el tipo y las especificaciones técnicas de la reproducción. Verificar que las solicitudes estén de acuerdo con las políticas de gestión de derechos del museo. Siga los procesos de gestión de derechos del museo para verificar que la reproduc- ción de objetos se realice dentro del marco de su política de gestión de derechos, e ir a Gestión de derechos. Enviar la información necesaria al responsable de realizar la reproducción. Bríndele la siguiente información por cada objeto a la persona u organización que realizará la reproducción: Número de objeto. Descripción breve del objeto. Dimensiones de cada objeto tal como está y, si procede, como aparecerá en la repro- ducción (por ejemplo, un libro abierto). 10. REPRODUCCIÓN 169 Tipo, tamaño y cantidad de reproducciones requeridas (por ejemplo, archivos digita- les, impresiones en blanco y negro, escala del modelo). Vista requerida del objeto (por ejemplo, parte de un objeto o acercamientos). Requisitos de manipulación del objeto, si procede. Requisitos de almacenamiento del objeto, si procede. Ubicación del objeto. Nombre de la persona en la organización. Fecha en la que se completará el trabajo. ¿Será necesario mover los objetos? Si es necesario trasladar el objeto fuera de su ubicación habitual para reproducirlo, ir a Ubicación y control del movimiento. Hacer la reproducción. Se efectúa el registro fotográfico, el escaneo, el modelo 3D, la transferencia de for- matos o la reproducción propiamente dicha. 2. Documentar la reproducción resultante Registrar la información sobre la reproducción. Ingrese la siguiente información en el registro de catalogación (debe recibir el mismo tratamiento que cualquier otro objeto en la colección del museo): Información de identificación del objeto • Número del objeto (u objetos) descrito(s) en la reproducción. Información sobre la reproducción • Número de la reproducción u otro identificador único (como el nombre de un archivo digital que sigue un sistema establecido en el procedimiento de repro- ducción del museo). • Fecha de la reproducción - Fecha de reproducción (usar un formato preestablecido). 170 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES • El nombre y la información de contacto de quien haya solicitado la reproducción: - Solicitante de la reproducción (usar formato preestablecido para registrar el nombre). - Dirección. • El nombre y la información de contacto de quien haya realizado la reproducción: - Creador de la reproducción (usar formato preestablecido para registrar el nombre). - Dirección. • Razón de la reproducción - Razón de la reproducción (usar lista predeterminada). • Tipo de reproducción (por ejemplo, imagen digital o fotografía análoga) - Tipo de reproducción (usar lista predeterminada). • Formato de la reproducción (tipo de formato análogo o archivo digital, por ejem- plo, 35 mm o JPEG) - Formato de reproducción (usar lista predeterminada). • Tipo de reproducción entre las diversas copias (por ejemplo, copia maestra, copia de respaldo, copia de trabajo) - Tipo de reproducción (usar lista predeterminada). • Descripción de la reproducción (¿Qué parte del objeto se reprodujo? ¿qué más aparece en la reproducción?) - Descripción de la reproducción. • Ubicación de la reproducción (física o en un archivo digital) - Ubicación actual de la reproducción (usar lista predeterminada). Información sobre los derechos Registre la información de los derechos de autor o de publicación. Estos son los de- rechos asociados con la reproducción en sí misma y no con el tema. • Un número de referencia del derecho que se describe - Número de referencia del derecho. • Tipo de derecho - Tipo de derecho (usar lista predeterminada). • Nombre e información de contacto de los titulares del derecho (puede haber más de uno): - Titular del derecho o el Contacto del titular del derecho (usar formato prees- tablecido para registrar el nombre). - Dirección. • Fecha inicial del derecho - Fecha inicial del derecho (usar un formato preestablecido). 10. REPRODUCCIÓN 171 • Fecha final del derecho - Fecha final del derecho (usar un formato preestablecido). • Referencia a cualquier documentación asociada al derecho, incluyendo licencias o exenciones otorgadas al museo - Nota del derecho. • La ubicación de cualquier documentación archivada, para que pueda encontrar- se en el futuro - Ubicación del documento. Otro tipo de información asociada Registre cualquier otra información relevante sobre la reproducción, incluyendo: • Restricciones en cuanto al uso de la reproducción (por ejemplo: solo para uso in- terno, denegado para comunicación pública, entre otros). • Si procede, historial de la reproducción (por ejemplo: procedencia previa de la fotografía, autor de la reproducción, usos que le dio el propietario anterior, etc.). Considere también generar metadatos a fin de incrementar el acceso a la informa- ción de cada reproducción. Gracias al metadato se puede cubrir los aspectos legales referentes al derecho de autor, se puede llevar un control de versiones, incorporar información técnica como el equipo fotográfico y los formatos utilizados, entre otros. 3. Seguridad y conservación de las reproducciones Las reproducciones de las obras que integran la colección deberán contar con una copia de seguridad, sobre todo cuando se trata de información únicamente digital. La institución debe destinar esfuerzos para protegerlas mediante respaldos que se actualicen de forma periódica, considerando que la tecnología cae en desuso rápi- damente y los formatos de almacenaje suelen modificarse. Adicionalmente, es importante digitalizar las reproducciones de formato analógico a fin de reducir la manipulación y garantizar así una buena conservación. 172 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES 1. REVISIÓN DE INFORMACIÓN DE LAS COLECCIONES EXISTENTES Revise si la información de las colecciones existentes cumple con las necesidades del museo Consultar Nota 1 2. REDACTAR EL PLAN DE DOCUMENTACIÓN DEL MUSEO Desarrollar el plan de documentación del museo Formulario: Plan de documentación del museo Procedimiento: Ubicación de documento 3. PONER EN PRÁCTICA EN PLAN DE DOCUMENTACIÓN Conseguir que el plan se apruebe Ejecute un proceso de socialización del plan aprobado Poner el plan en acción Revisar el avance con frecuencia teniendo en cuenta los logros del plan Completar el trabajo y evaluar el plan 4. MEJORA CONTINUA Repita el procedimiento 10. REPRODUCCIÓN 173 SEGURO E INDEMNIZACIÓN Si bien el Estándar Seguro e indemnización no se ha trabajado como parte de los 10 Estándares de este documento, cada Estándar lo considera transversalmente, debido a que se trata de una parte importante de las prácticas de gestión de colecciones. A continuación, lo que comparte Collections Trust al respecto: Ɇ'HEHH[LVWLUXQDɋSROğWLFDɋVREUHFijPRHOPXVHRGHEHUğDDVHJXUDURLQGHPQL]DUORV objetos que están a su cuidado. Esta puede estar en un documento independiente o ser parte de una política de gestión de colecciones más amplia. En cualquier caso, cuando opte por una política, es muy probable que deba considerar estas preguntas: ¿El museo puede asegurar sus colecciones (ya que muchos museos nacionales no pueden)? • ¿Qué objetos debe asegurar y contra qué riesgos? • ¿Qué objetos sería prudente asegurar y contra qué riesgos? • ¿Bajo qué circunstancias se deberá proceder con la revisión de la cobertura de un objeto? • ¿Cómo asegurará o indemnizará los objetos que el museo pidió prestado? • ¿Cómo se asegurará de que los objetos tengan una cobertura adecuada mientras estén en préstamo o fuera de las instalaciones del museo? • ¿Quién es responsable de contratar y renovar el seguro? • ¿Cómo se actualizará la cobertura de seguro? 7DPELĈQVHGHEHWHQHUXQɋSURFHGLPLHQWRHVFULWRɋTXHH[SOLTXHORVSDVRVDVHJXLUSDUD la gestión y documentación del seguro.1” Para mayor detalle sobre el Estándar Spectrum 5.0 sobre Seguro e Indemnización, visite: https://collectionstrust.org.uk/resource/ insurance-and-indemnity-the-spectrum-standard/?tr=es Para información sobre el procedimiento Spectrum 5.0 sobre el tema, visite: https://collectionstrust.org.uk/spectrum/procedures/ insurance-and-indemnity-spectrum-5-0/?tr=es 1 Collections Trust. https://collectionstrust.org.uk/resource/insurance-and-indemnity-the-spectrum-standard/?- tr=es FORMULARIOS FORMULARIO DE ENTRADA DE OBJETOS Número de referencia de préstamos recibidos: (o Número de entrada) INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN DEL OBJETO Despcripción breve del objeto: Número del Registro Nacional (SINAR): DESCRIPCIÓN E IMAGEN DE REFERENCIA Imagen frontal 176 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES FORMULARIO DE ENTRADA DE OBJETOS INFORMACIÓN DE DESCRIPCIÓN DEL OBJETO Nota del Estado de Conservación: Nota del Estado de Integridad: INFORMACIÓN DE ENTRADA DE OBJETOS Número de entrada: Propietario actual: Apellidos y Nombres: Dirección: Correo electrónico: Teléfono o Celular: Depositante: Apellidos y Nombres: Dirección: Correo electrónico: Teléfono o Celular: FORMULARIOS 177 FORMULARIO DE ENTRADA DE OBJETOS Fecha de entrada: / / Fecha de entrega acordada: / / Razón de entrada: Método de entrada: Requisitos del depositante: Nota de Embalaje: Nombres y apellidos Nombres y apellidos Propietario o depositante Gestor de entradas INFORMACIÓN ADICIONAL Nota de Entrada: 178 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES FORMULARIO DE ADQUISICIÓN DE OBJETOS INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN DEL OBJETO Número de objeto: Cantidad de objetos: Nombre del objeto: Título de propiedad: Descripción breve del objeto: Otro número o código: DESCRIPCIÓN E IMAGEN DE REFERENCIA Imagen frontal INFORMACIÓN DE LA ADQUISICIÓN Método de adquisición: Fuente de adquisición: Fuente de adquisición: Dirección: FORMULARIOS 179 FORMULARIO DE ADQUISICIÓN DE OBJETOS Fecha de adquisición: Número de entrada: Número de transferencia del título de propiedad: Condiciones de adquisición: &RQGLFLRQHVGHODIXHQWHGHŶQDQFLDPLHQWRGHODDGTXLVLFLijQ Razón de la adquisición: Nota de adquisición: Valorización de la adquisición: 180 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES FORMULARIO DE ADQUISICIÓN DE OBJETOS HISTORIAL DEL OBJETO E INFORMACIÓN DE ASOCIACIONES Nota de historial del objeto: INFORMACIÓN SOBRE USO DEL OBJETO Créditos: Restricciones de uso: Fecha de restricción de uso: Nota de restricción de uso: INFORMACIÓN SOBRE LA CONTRIBUICIÓN DEL PROPIETARIO DEL OBJETO Experiencia personal del propietario: FORMULARIOS 181 FORMULARIO DE UBICACIÓN DESCRIPCIÓN E IMAGEN DE REFERENCIA Imagen frontal INFORMACIÓN DE UBICACIÓN Nombre / Número de referencia de la ubicación: INFORMACIÓN DE UBICACIÓN Tipo de ubicación: Dirección de ubicación: Condiciones ambientales: Nota de estado de ubicación: Fecha de la Nota: 182 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES FORMULARIO DE UBICACIÓN Nota de seguridad de la ubicación: Nota de acceso a la ubicación: CONTROL AMBIENTAL Tipo de control ambiental: Valor de control ambiental: Unidad de valor de control ambiental: &DOLŶFDGRUGHYDORUGHFRQWURODPELHQWDO Fecha de control ambiental: FORMULARIOS 183 FORMULARIO DE REGISTRO DE UBICACIONES DE OBJETO DESCRIPCIÓN E IMAGEN DE REFERENCIA Imagen frontal INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN DEL CONTENEDOR Número de Contenedor: INFORMACIÓN DE UBICACIÓN DEL CONTENEDOR Unicación Actual: Fecha de Ubicación: 184 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES FORMULARIO DE MOVIMIENTO DE OBJETOS DESCRIPCIÓN E IMAGEN DE REFERENCIA Imagen frontal INFORMACIÓN SOBRE EL MOVIMIENTO 1ŘPHURGHUHIHUHQFLDGHOPRYLPLHQWR 1RPEUHGHODXWRUL]DGRUGHOPRYLPLHQWR )HFKDGHDXWRUL]DFLijQGHOPRYLPLHQWR RECOMENDACIONES Recomendaciones para exhibiciones: Recomendaciones ambientales: Recomendaciones de manipulación: FORMULARIOS 185 FORMULARIO DE MOVIMIENTO DE OBJETOS Recomendaciones de embalaje: Recomendaciones de seguridad: Requisitos especiales: Recomendaciones de almacenamiento: INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN DEL CONTENEDOR Número del contenedor: INFORMACIÓN SOBRE EL MOVIMIENTO 1ŘPHURGHUHIHUHQFLDGHOPRYLPLHQWR Fecha del traslado: &RQWDFWRGHOPRYLPLHQWR 5D]ijQGHOPRYLPLHQWR 186 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES FORMULARIO DE MOVIMIENTO DE OBJETOS 1RWDGHOPRYLPLHQWR )HFKDGHWUDVODGRSODQLŶFDGD INFORMACIÓN SOBRE EL TRANSPORTE Correo de la organización: 3HUVRQDTXHOOHYDDFDERHOWUDQVSRUWH Transportista: Dirección: Correo electrónico: Teléfono o Celular: 1RWDGHHQYğR FORMULARIOS 187 FORMULARIO DE INFORMACIÓN DE OBJETO INFORMACIÓN GENERAL SOBRE EL OBJETO Número de objeto: Nombre del objeto: Ubicación actual: Registrador: Fecha de registro: Soporte o material del objeto: DATOS ADICIONALES Estado de conservación del objeto: Cantidad de objetos: Breve descripción del objeto: Propietario actual: Accesorios o material asociado: Necesidades de almacenamiento 188 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES FORMULARIO DE INFORMACIÓN DE OBJETO Imagen del objeto: Imagen frontal Imagen lateral Imagen detalle FORMULARIOS 189 FORMULARIO DE CREACIÓN DE INVENTARIO DESCRIPCIÓN E IMAGEN DE REFERENCIA Imagen frontal Número de objeto: Nombre del objeto: Ubicación actual: Registrador: Fecha de registro: Nota de Inventario: 190 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES FORMULARIO DE SALIDA DE OBJETOS INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN DEL OBJETO Número del objeto: Despcripción breve del objeto: DESCRIPCIÓN E IMAGEN DE REFERENCIA Imagen frontal INFORMACIÓN DE ENTRADA DE OBJETOS Número de entrada: INFORMACIÓN DE SALIDA DE OBJETOS Número de referencia de salida: Persona que autoriza la salida: Fecha de autorización de salida: Destino: Destino de salida: Dirección: FORMULARIOS 191 FORMULARIO DE SALIDA DE OBJETOS Razón de la salida: Método de salida: Fecha de salida: Devolución: Fecha de devolución prevista: Método de devolución previsto: Nota de salida: INFORMACIÓN DE VALORIZACIÓN DE OBJETO Valorización del objeto: 192 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES FORMULARIO DE SALIDA DE OBJETOS INFORMACIÓN SOBRE EL ESTADO DEL OBJETO Estado del objeto: Nombres y apellidos Receptor del objeto FORMULARIOS 193 FORMULARIO DE SOLICITUD DE PRÉSTAMO INFORMACIÓN DEL PRÉSTAMO SOLICITADO Número de referencia del préstamo: Información del prestatario: Prestatario: Correo electrónico: Teléfono: Dirección: Persona de contacto para el préstamo: Razón del préstamo solicitado: Fechas: Fecha inicial del préstamo solicitado: Fecha de estatus del préstamo solicitado: INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN DEL OBJETO Otro número: Otro tipo de número: DESCRIPCIÓN E IMAGEN DE REFERENCIA Imagen frontal 194 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES FORMULARIO DE SOLICITUD DE PRÉSTAMO DESCRIPCIÓN E IMAGEN DE REFERENCIA Imagen frontal Persona autorizada por el prestatario: Fecha de autorización del prestatario: Condiciones del préstamo recibido: Nota del préstamo recibido: FORMULARIOS 195 FORMULARIO DE EVALUACIÓN DE SOLICITUD DE PRÉSTAMO INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN DEL OBJETO Número de objeto: Descripción breve del objeto: DESCRIPCIÓN E IMAGEN DE REFERENCIA Imagen frontal INFORMACIÓN SOBRE PRÉSTAMO OTORGADO Número de referencia del prestador: Información del prestador: Prestador: Correo electrónico: Teléfono o celular: Dirección: Estatus del prestador: Razón del préstamo otorgado: Nota de la entrega del préstamo otorgado: 196 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES FORMULARIO DE EVALUACIÓN DE SOLICITUD DE PRÉSTAMO Estatus del prestador: Razón del préstamo otorgado: Nota de la entrega del préstamo otorgado: Fechas: Fecha inicial de entrega del préstamo: )HFKDŶQDOGHOSUĈVWDPR Condiciones especiales del préstamo: Estatus del objeto prestado: Fecha del estatus del objeto prestado: FORMULARIOS 197 FORMULARIO DE ACUERDO DE PRÉSTAMO Número de objeto: Número alternativo (SINAR): Descripción del objeto: DESCRIPCIÓN E IMAGEN DE REFERENCIA Imagen frontal Valorización del objeto: Estado de conservación del objeto: 198 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES FORMULARIO DE ACUERDO DE PRÉSTAMO Requisitos de exposición: Requisitos ambientales: Otros requisitos: Requisitos de manipulación y embalaje: Riesgos potenciales: FORMULARIOS 199 FORMULARIO DE ACUERDO DE PRÉSTAMO Dimensiones: Alto: Ancho: Profundidad: Otros: Información sobre derecho de propiedad intelectual: Información descriptiva e histórica adicional: Estimación de gastos a cubrir: Documentos adjuntos: Fotografías: Manual de montaje e instalación: 200 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES PLAN DE DOCUMENTACIÓN DEL MUSEO UBICACIÓN Ubicación del documento: PLA DE DOCUMENTACIÓN Objetivos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Acciones: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Recursos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. FORMULARIOS 201 PLAN DE DOCUMENTACIÓN DEL MUSEO Metodología del trabajo: Resultados medibles: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Metas: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 202 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES FORMULARIO DE SOLICITUD DE REPRODUCCIÓN Número de objeto: Descripción breve del objeto: Imagen frontal Dimensiones: Alto: Ancho: Profundidad: Otros: Sobre la reproducción: Tipo: Tamaño: Cantidad requerida: FORMULARIOS 203 FORMULARIO DE SOLICITUD DE REPRODUCCIÓN Vista requerida del objeto: Requisitos de manipulación del objeto: Requisitos de almacenamiento del objeto: Ubicación del objeto: Nombre de la persona en la organización: )HFKDGHŶQDOL]DFLijQGHOWUDEDMR 204 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES FORMULARIO DE SOLICITUD DE REPRODUCCIÓN INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN DEL OBJETO Número de objeto: INFORMACIÓN SOBRE LA REPRODUCCIÓN Número de la reproducción: Fecha de la reproducción: Imagen frontal Solicitante de la reproducción: Solicitante: Dirección: Encargado de la realización de la reproducción: Creador de la reproducción: Dirección: Razón de la reproducción: Tipo de reproducción: Formato de reproducción: FORMULARIOS 205 FORMULARIO DE SOLICITUD DE REPRODUCCIÓN Descripción de la reproducción: Ubicación actual de la reproducción: INFORMACIÓN SOBRE LOS DERECHOS Número de referencia del derecho: Tipo de derecho: Titular del derecho: Titular: Dirección: Fecha inicial del derecho: )HFKDŶQDOGHOGHUHFKR Nota de derecho: Ubicación del documento: 206 ESTANDARES NACIONALES PARA LA GESTION DE COLECCIONES FORMULARIOS 207 EN COLABORACIÓN CON: CON EL APOYO DE: Museo de Sitio Pachacamac Lugar de la Memoria, la Tolerancia y la Inclusión Social (LUM) Complejo Arqueológico El Brujo Museo Tumbas Reales de Sipán